Processen for budget 2005

Økonomiudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 2. december 2003

J.nr. ØU 396/2003

1. Processen for budget 2005

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget

at Økonomiudvalget tiltræder nedenstående principbeskrivelse af processen for budget 2005

RESUME

Økonomiforvaltningen har i forlængelse af vedtagelsen af budget 2004 og til planlægningen af budgetprocessen for 2005 udarbejdet nærværende indstilling til Økonomiudvalget.

Indstillingen indeholder en kortfattet gennemgang af elementerne i budgetprocessen for 2005.

Økonomiforvaltningen foreslår, at budgetprocessen for 2005 planlægges med udgangspunkt i processen for 2004, dog med en række ændringer i forlængelse af Borgerrepræsentationens vedtagelser af hensigtserklæringerne H1-H7 i forbindelse med vedtagelsen af budgettet for 2004.

I budgetprocessen for 2005 vil således være følgende fokusområder:

1. Fordeling af omstillingsbidrag på minimum 200 mil. kr.

2. Økonomiske konsekvenser af demografiændringer

3. Nye krav til udvalgenes præsentation af budgetbidraget (formkrav), hvori indgår sammenligning med 6 byerne, målbare kvalitets- og resultatkrav samt enhedsomkostninger og aktivitetsforudsætninger

4. Budgetanalyser for at nedbringe udgiftsniveauet

5. Afdækning af eventuelle uhensigtsmæssige opgavesnit og arbejdsprocesser mellem forvaltningerne

6. Udarbejdelse af et oplæg om kommunens økonomi, herunder afdækning af råderummet og sammenligning med andre urbane områder til forelæggelse på budgetseminar for BR d. 4. marts 2004.

7. Der udarbejdes oplæg fra fagudvalgene med særligt fokus på udviklingen af nærdemokrati i kommunen, med henblik på bedre ressourceudnyttelse og tidssvarende udvikling i kommunens serviceudbud.

8. Fremlæggelse af strategi for yderligere digitalisering, for at understøtte yderligere demokratisering og effektivisering af kommunen.

9. Der iværksættes projekter i forvaltningerne med henblik på at fastholde, videreuddanne og rekruttere personale, særligt frontpersonale.

De tidsmæssige elementer i budgetprocessen for 2005 bliver således

· Drøftelse i Økonomiudvalget af kravene til aktivitets- og nøgletal i udvalgenes budgetfremstilling (december 2003 – januar 2004)

· Økonomiudvalget udmelder rammerne for budgetforslag 2005 (januar 2004)

· Fagudvalgene konkretiserer budgetforslaget indenfor de rammer, som Økonomiudvalget har meldt ud (januar 2004 – 1. maj 2004)

· Budgetseminar for Borgerrepræsentationen (4. marts 2004)

· Økonomiudvalget udarbejder det endelige budgetforslag (maj- august 2004)

· Borgerrepræsentationen vedtager budgettet (7. oktober 2004)

Indholdet i de enkelte dele af processen er beskrevet nærmere i sagsbeskrivelsen.

Den præcise tidsplan for budgetprocessen (inkl. mødedatoer mm.) vil blive forelagt Økonomiudvalget i december 2003, når møderækken i Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget er planlagt.

I forlængelse af denne indstilling flyttes Borgerrepræsentationens budgetseminar d. 18. november 2003 (jf. BR 123/03) til 4. marts 2004.

SAGSBESKRIVELSE

I nærværende indstilling er redegjort for Økonomiforvaltningen oplæg til budgetprocessen for 2005.

Indstillingen falder i tre dele:

Del 1: Fokusområder i budgetprocessen for 2005

Del 2: Tidsmæssig beskrivelse af budgetprocessen for 2005

Del 3: Afsluttende bemærkninger

DEL 1: FOKUSOMRÅDER I BUDGETPROCESSEN FOR 2005

Budgetprocessen for 2005 foreslås afviklet med udgangspunkt i budgetprocessen for 2004 – dog med nedenstående tilføjelser.

Borgerrepræsentationen besluttede i forbindelse med vedtagelsen af budget 2004 (BR 367/03) at tiltræde en række hensigtserklæringer om det fremtidige budgetarbejde. Hensigtserklæringerne er vedlagt i fuld ordlyd som bilag 1., men kan opsummeres til følgende:

· Fortsat tilvejebringelse af et omstillingsbidrag på minimum 200 mill kr. årligt (H1)

· Der udarbejdes et grundigt prioriteringsoplæg, som bl.a. tager udgangspunkt i sammenligninger mellem København og andre urbane områder i Europa (H2)

· Budgetoplægget for 2005 skal sikre vækst og konsolidering, tilvejebringe yderligere gennemsigtighed i budgettet gennem målbare kvalitets- og resultatkrav samt enhedsomkostninger og aktivitetsforudsætninger. Fagudvalgenes prioritering opretholdes. (H3)

· Nøgletallene fra 6-by samarbejdet indarbejdes konsekvent og kontinuerligt i fagudvalgenes budgetter. Der udarbejdes budgetanalyser for at nedbringe udgiftsniveauet. Effektivisering og demokratisering skal understøttes gennem digitalisering. (H4)

· Budgetarbejdet skal ske med udgangspunkt i, at kommunen skal være en attraktiv arbejdsplads der er præget af effektivitet, samarbejde og stadig udvikling, hvorfor der i de kommende år rettes et særligt fokus på uddannelse, efter - og videreuddannelse af kommunens personale med særlig hensyntagen til frontpersonale, og områder med rekrutterings- og fastholdelsesproblemer. (H5)

· Der initieres varige ressource- og omkostningsbesparende foranstaltninger i kommunens forvaltninger, herunder at der ses kritisk på eventuelle uhensigtsmæssige opgavesnit og arbejdsprocesser mellem forvaltningerne. Der skal sættes fokus på at sikre en øget konsolidering, vækst og udvikling af Københavns Kommune ved at arbejde målrettet med effektivisering og kvalitetsudvikling. (H6)

· Der udarbejdes oplæg fra fagudvalgene med særligt fokus på udviklingen af nærdemokrati i kommunen, med henblik på bedre ressourceudnyttelse og tidssvarende udvikling i kommunens serviceudbud. (H7)

Økonomiforvaltningen har på baggrund af de vedtagne hensigtserklæringer vurderet, at følgende aktiviteter skal indgå i tilrettelæggelsen af budgetprocessen for 2005 med henblik på at sikre øget konsolidering, vækst og udvikling i Københavns Kommune:

1. Fordeling af omstillingsbidrag på minimum 200 mil. kr.

2. Økonomiske konsekvenser af demografiændringer

4. Budgetanalyser for at nedbringe udgiftsniveauet

5. Afdækning af eventuelle uhensigtsmæssige opgavesnit og arbejdsprocesser mellem forvaltningerne

6. Udarbejdelse af et oplæg om kommunens økonomi, herunder afdækning af prioriteringsrummet og sammenligning med andre urbane områder til forelæggelse på budgetseminar for BR i februar/marts 2004.

7. Der udarbejdes oplæg fra fagudvalgene med særligt fokus på udviklingen af nærdemokrati i kommunen, med henblik på bedre ressourceudnyttelse og tidssvarende udvikling i kommunens serviceudbud.

8. Strategi for yderligere digitalisering, for at understøtte yderligere demokratisering og effektivisering af kommunen.

9. Der iværksættes projekter i forvaltningerne med henblik på at fastholde, videreuddanne og rekruttere personale, særligt frontpersonale.

Økonomiforvaltningens bemærkninger til realisering af de enkelte elementer:

Ad. 1. Fordeling af omstillingsbidrag på minimum 200 mil. kr. demografitilskud

Økonomiforvaltningen vil i forbindelse med forelæggelsen af Indkaldelsescirkulæret for budgetbidrag 2005 forelægge et forslag til fordeling af omstillingsbidraget for Økonomiudvalget. Det er forventningen at Økonomiudvalget vil få forelagt et udkast til principper for fordeling på Økonomiudvalgsmødet d. 9. december 2003.

Ad. 2. Økonomiske konsekvenser af demografiændringer

Økonomiudvalget vil den 9. december 2003 få forelagt en principindstilling om de økonomiske konsekvenser af ændringer i demografi, inkl. principper for hvilke områder, der bør indgå i demografimodellen.

Ad. 3. Nye krav til udvalgenes fremstilling af budgetforslag.

Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at de vedtagne ændringer i kravene til udvalgenes fremstilling af budgetbidragene bør præciseres yderligere inden forvaltningerne kan omsætte disse i indstillinger til fagudvalgene.

Økonomiforvaltningen foreslår derfor, at Økonomiudvalget over en række møder i januar 2004, diskuterer de krav vedr. gennemsigtighed i budgettet som skal indarbejdes i udvalgenes præsentation af budgetbidragene for 2005 (Formkravene for 2005).

Økonomiudvalget vil således særligt skulle drøfte, hvilke nøgletal og aktivitetsforudsætninger som skal indarbejdes i udvalgenes budgetbidrag, f.eks. opstilling af sammenligninger (6-byer mv.), aktivitetsforudsætninger samt målbare resultat- og kvalitetskrav. Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at kravene også skal omfatte omfanget af udvalgenes budgetbidrag samt præciseringer af udvalgenes økonomiske prioriteringer, f.eks. hvor besparelser er hentet, i forbindelse med tilrettelæggelse af budgettet.

Ad. 4. Budgetanalyser

Økonomiforvaltningen tager løbende initiativ til at iværksætte nye budgetanalyser o.lign. – i samarbejde med fagforvaltningerne. I 2003 er gennemført bl.a. budgetanalyser af rengøringsområdet, vagt- og sikringsområdet, de borgerrettede butikker og mulighederne i digitalisering. I øjeblikket pågår følgende analyser:

· ; Analyse af udgifterne på dagpasnings-, ældre- og skoleområdet.

· Analyse af udgifterne til administration i Købehavns Kommune sammenlignet med andre kommuner/amter

· Udgifterne til Københavns Brandvæsen og dets beredskab sammenlignet med andre kommuner

· Fælles telefonomstilling

· Analyse af kommunens kursusvirksomhed

Alle analyserne forventes færdiggjort i 2004. Økonomiforvaltningen vil løbende tage initiativ til at iværksætte nye budgetanalyser. Økonomiforvaltningen vil indhente Økonomiudvalgets evt. forslag til nye analyser.

Ad. 5. Forbedring af opgavesnit og arbejdsprocesser mellem forvaltningerne

Økonomiforvaltningen vil igangsætte et projekt, hvori forvaltningernes erfaringer med det nuværende opgavesnit og tilrettelæggelse af arbejdsprocesser mellem forvaltningerne afdækkes. Projektet vil dermed søge at afdække de administrative erfaringer med den nuværende ressortfordeling.

Afrapporteringen vil foreligge ultimo oktober 2004.

Ad. 6. Budgetseminar for BR.

Økonomiforvaltningen vil på budgetseminaret for Borgerrepræsentationen d 4. marts fremlægge en analyse af kommunens økonomiske situation i de kommende år, herunder de hovedudfordringer, fx udligningsreform, stigende arbejdsløshed, osv. som kommunen står overfor.

Oplægget vil danne udgangspunkt for en beskrivelse af kommunens økonomiske råderum i de kommende år.

I oplægget vil indgå sammenligninger med 6-byerne og andre urbane områder i Europa, f.eks. de øvrige nordiske lande og andre større byer i Europa.

I modsætning til budgetseminaret forud for budget 2004 vil dette budgetseminar således ikke blive afviklet som et seminar med konkret prioritering af udvalgenes udgiftsområder.

Ad. 7. Oplæg om udviklingen af nærdemokrati, bedre ressourceudnyttelse og tidssvarende serviceudbud.

Økonomiforvaltningen vil indarbejde i indkaldelsescirkulæret, at udvalgene skal udarbejde en redegørelse for, hvordan arbejdet med at realisere udviklingen af nærdemokrati, bedre ressourceudnyttelse og tidssvarende serviceudbud vil forløbe i det pågældende fagudvalg i det kommende budgetår. Inden Økonomiudvalget forelægges fagudvalgenes bidrag, vil Udvalget vedrørende Demokrati- og Serviceudvikling blive hørt.

De samlede beskrivelser vil indgå budgetmaterialet til Borgerrepræsentationens budgetbehandling for 2005.

Ad. 8. Strategi for yderligere digitalisering af kommunen

Økonomiforvaltningen vil i april 2004 – efter dialog med forvaltningerne - forelægge Økonomiudvalget en strategi for udvikling af digital forvaltning 2004-2007. Det overordnede sigte er at understøtte yderligere demokratisering og effektivisering af kommunen.

Ad. 9. Fastholdelse, videreuddannelse og rekruttering.

Økonomiforvaltningen vil indarbejde i indkaldelsescirkulæret, at udvalgene skal udarbejde en redegørelse for, hvordan arbejdet med at realisere fastholdelse, videreuddannelse og rekruttering vil forløbe i det pågældende fagudvalg.

De samlede beskrivelser vil indgå i budgetmaterialet til Borgerrepræsentationens budgetbehandling for 2005, dvs. at de forelægger ultimo august.

DEL 2: TIDSMÆSSIG BESKRIVELSE AF BUDGETPROCESSEN FOR 2005

I det følgende er vist, hvordan de ovenfor nævnte elementer vil indgå i den tidsmæssige rækkefølge i budgetprocessen.

Arbejdsdelingen mellem Borgerrepræsentationen, Økonomiudvalget og fagudvalgene i budgetprocessen 2005 kan illustreres på følgende måde:

BR
Økonomiudvalget
Fagudvalg

Tidslinie
	.	2. december -	ultimo januar	3. maj	Primo august	Primo oktober

Den præcise tidsplan for budgetprocessen (inkl. mødedatoer mm.) vil blive forelagt Økonomiudvalget i december 2003, når møderækken i Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget er planlagt.

På denne baggrund vil budgetprocessen bestå af følgende elementer:

· Drøftelse i Økonomiudvalget af kravene til aktivitets- og nøgletal i udvalgenes budgetfremstilling (december 2003 – januar 2004)

· Økonomiudvalget udmelder rammerne for budgetforslag 2005 (januar 2004)

· Fagudvalgene konkretiserer budgetforslaget indenfor de rammer, som Økonomiudvalget har meldt ud (januar 2004 – 1. maj 2004)

· Budgetseminar for Borgerrepræsentationen (4. marts 2004)

· Økonomiudvalget udarbejder det endelige budgetforslag (maj- august 2004)

· Borgerrepræsentationen vedtager budgettet (7. oktober 2004)

Drøftelse i Økonomiudvalget af kravene til aktivitets- og nøgletal i udvalgenes budgetfremstilling (december 2003 – januar 2004) og udmelding af rammerne for budgetforslag 2005 (januar 2004)

Økonomiudvalget har ansvaret for at der bliver udarbejdet et samlet budgetforslag til Borgerrepræsentationen. I december 2003 vedtager Økonomiudvalget tidsplanen samt principperne for budgetprocessen 2005, herunder principper for demografikorrektioner og omstillingsbidrag. Ultimo januar 2004 udmelder Økonomiudvalget udvalgenes rammer for budgetforslag 2005 sammen med formkravene for udvalgenes budgetforslag.

Fagudvalgene konkretiserer budgetforslaget indenfor de rammer, som Økonomiudvalget har meldt ud (januar 2004 – 3. maj 2004)

Det er fagudvalgenes opgave at konkretisere de udmeldte rammer samt prioritere indenfor egen rammer. Udvalgenes budgetbidrag skal endvidere overholde de udmeldte rammer og formkrav samt at der er opstillet mål for udvalgets arbejde i budgetåret. Derudover skal budgetforslaget være realiserbart. Det betyder, at udvalgets opgaver skal kunne løses indenfor budgetforslagets ramme.

Arbejdet med at konkretisere budgetforslagene foregår i fagudvalgene frem til 3. maj 2004, hvor udvalgene har frist for at fremsende budgetbidrag til Økonomiudvalget.

I forlængelse af udvalgenes budgetbidrag fremsender udvalgene ultimo juni 2004 redegørelser for arbejdet med at udnytte ressourcerne bedre, tilvejebringe tidssvarende servicetilbud og udvalgenes bud på udvikling af nærdemokratiet.

Herudover forelægger udvalgene ultimo august 2004 redegørelser for arbejdet med at fastholde, videreuddanne og rekruttere, særligt frontpersonale.

Budgetseminar for Borgerrepræsentationen (februar/marts 2004)

D. 4. marts 2003 afholdes et budgetseminar for Borgerrepræsentationen. På seminaret fremlægger Økonomiforvaltningen en beskrivelse af kommunens økonomiske situation i de kommende år, herunder det økonomiske prioriteringsrum. Desuden indgår sammenligninger med 6-byerne og andre urbane områder.

Økonomiudvalget udarbejder det endelige budgetforslag (maj-august 2004)

Efter modtagelsen af fagudvalgenes budgetforslag den 1. maj 2004 er det Økonomiudvalgets opgave at færdiggøre budgetforslaget. Regeringsforhandlingerne afsluttes medio juni og indtægtssiden kan herefter fastsættes. Derudover indarbejdes tekniske korrektioner til udvalgenes rammer i budgetforslaget og forelægges Økonomiudvalget sammen med indtægtssiden.

Ved Økonomiudvalgets 1. behandling af budgetforslaget i starten af august vil Økonomiforvaltningen fremlægge resultaterne af de gennemførte budgetanalyser.

Borgerrepræsentationen vedtager budgettet (7. oktober 2004)

Det er Borgerrepræsentationen, som vedtager det endelige budget. Budgetforslaget skal danne udgangspunkt for den tværgående prioritering, og BR-medlemmerne har mulighed for at stille spørgsmål til budgetforslaget samt komme med ændringsforslag. Finansiering af ændringsforslag kan ske ved omplaceringer, nye indtægter eller forbrug af den uudmøntede pulje, som bl.a. er fremkommet vha. omstillingsbidraget.

Ved 2. behandlingen af budgetforslaget er samtlige ændringsforslag opstillet i et afstemningsprogram. Hvis budgettet efter afstemningen ikke balancerer reguleres ændringen via skatten. Mindre afvigelser reguleres over kommunens kasse eller puljen til uforudsete udgifter.

DEL 3: AFSLUTTENDE BEMÆRKNINGER

Udover de i indstillingen nævnte tiltag er det Økonomiforvaltningens indstilling til Økonomiudvalget, at budgetprocessen tilrettelægges som i 2003.

Af Borgerrepræsentationens beslutning d. 20. marts 2003 (BR 123/03) fremgår, at der skal afholdes budgetseminar for Borgerrepræsentationen d. 18. november 2003.

I forlængelse af denne indstilling aflyses Borgerrepræsentationens budgetseminar d. 18. november 2003. (jf. BR 123/03, d. 20. marts 2003). I stedet afvikles seminaret d. 4. marts 2004.

ØKONOMI

Indstillingen vurderes ikke at have miljømæssige konsekvenser.

MILJØVURDERING

ANDRE KONSEKVENSER

HØRING

BILAG

Kopi af beslutningsprotokol fra Borgerrepræsentationens vedtagelse af budget 2004 vedr. hensigtserklæring H1-H7

Erik Jacobsen

/ Bjarne Winge

Til top