Staten og Kommunernes Indkøbsservices kommende aftale om fødevarer

Økonomiudvalget skal tage stilling til, hvorvidt Københavns Kommune skal tilslutte sig Staten og Kommunernes Indkøbsservices (SKI) kommende aftale vedrørende fødevarer.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at det godkendes, at Københavns Kommune ikke tilslutter sig den kommende SKI-aftale vedrørende fødevarer.

Problemstilling

Af Københavns Kommunes indkøbspolitik fremgår det, at kommunen som udgangspunkt tilslutter sig de forpligtende indkøbsaftaler hos den tværoffentlige indkøbsorganisation SKI. Det fremgår samtidig, at SKI-aftalerne skal kunne dække Københavns Kommunes indkøbsbehov, og at kommunen tager stilling til spørgsmålet om tilslutning fra aftale til aftale.

I forhold til den kommende aftale om fødevarer, ønsker SKI alene at lave fødevareaftale, der dækker indkøb over 1500 kr. To aftaler om fødevarer med SKI – én for kommunens store enheder, og én for de små enheder, som ofte køber ind for under 1500 kr. – vurderes af Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) uhensigtsmæssig for Københavns Kommune. Det skyldes, at to parallelle aftaler forventeligt vil medføre højere priser og gøre det mindre overskueligt for kommunens indkøbsmedarbejdere at gøre brug af aftalerne gennem indkøbsløsningen, Kvantum Indkøb. Ved at foretage indkøbet gennem Kvantum Indkøb sikres det, at der indkøbes de rette varer og at kommunens politiske beslutninger omkring indkøb bliver efterlevet.

BUF vurderer desuden, at to parallelle SKI-aftaler kan medføre mere transport fra flere leverandører, hvilket strider imod det politiske ønske om at mindske trængsel, trafik og CO₂-udledning i København. Endelig er det ikke afklaret, hvornår SKI forventer at kunne udbyde en aftale for indkøb under 1500 kr., og dermed have aftaledækket hele Københavns Kommunes indkøb af fødevarer.

En beslutning om ikke at tilslutte Københavns Kommune til en SKI-aftale skal træffes i det relevante fagudvalg og efterfølgende i Økonomiudvalget. BUF er ansvarlig for udbuddet af fødevarer i Københavns Kommune, og er også den af kommunens forvaltninger, der indkøber flest fødevarer, hvorfor beslutningen om ikke at tiltræde SKI-aftalen er blevet behandlet i Børne- og Ungdomsudvalget inden forelæggelse for Økonomiudvalget. På Børne- og Ungdomsudvalgets møde den 26. september 2018 forelægges udvalget indstillingen om, at Københavns Kommune ikke skal tilslutte sig den kommende SKI-aftale vedrørende fødevarer jf. bilag 1.

Løsning

BUF vurderer, at det vil være mest fordelagtig for Københavns Kommune selv at gennemføre et udbud for fødevarer og lave en samlet aftale til alle Københavns Kommunes enheder (på nær de to centralkøkkener). En samlet aftale vil gøre indkøb lettere for indkøbsmedarbejderne i kommunens mange enheder, sikre et bedre overblik over vareindkøb og købsmønstre samt øge e-handel gennem brugen af Kvantum Indkøb, hvilket bl.a. er med til at sikre, at kommunens politiske beslutninger omkring indkøb bliver efterlevet.

Ved at lave en samlet aftale til kommunens enheder vil Københavns Kommune forventeligt opnå bedre priser, særligt på økologiske fødevarer. I København vægtes økologiske fødevarer højt, mens efterspørgslen på konventionelle varer er langt større i resten af landet. Derfor udgør økologiske varer en mindre del af SKI's udbudsliste, og Københavns Kommune vil forventeligt skulle betale mere for de økologiske varer, end hvis kommunen selv gennemførte et fødevareudbud.

Samtidig giver en samlet aftale mulighed for at arbejde med en mere effektiv og grøn levering af fødevarer og på den måde leve op til de politiske ønsker om at reducere trafik og trængsel. En samlet aftale vil forventeligt også medføre besparelser på transport, fordi leverancer i samme område vil kunne koordineres og sammenlægges.

Endelig vil kommunen kunne integrere aftalen bedre i Kvantum Indkøb, fordi der her vil være en leverandør uafhængigt af, om beløbet er over eller under 1500 kr., og få et bedre overblik over vareindkøb, indkøbsmønstre og udgifter ved selv at gennemføre et samlet udbud for alle enheder.

Økonomi

Københavns Kommune kan forventeligt opnå bedre priser på fødevareindkøb ved ikke at tilslutte sig SKI’s aftale. Det skyldes kommunens store indkøb af økologi, den fulde aftaledækning for alle kommunens enheder, og at leverancer vil kunne koordineres og sammenlægges, i det kommunens enheder ligger tæt på hinanden.

Københavns Kommune vil, hvis det besluttes ikke at tilslutte sig SKI-aftalen, skulle påregne en udgift i forbindelse med at udfærdige og gennemføre udbuddet, ligesom der efter endt udbudsperiode må forventes udgifter til at drifte de aftaler, som indgås med leverandører. Alternativt vil udgifter til at drifte aftalerne skulle afholdes af SKI, og vil indgå i de priser, som Københavns Kommune skal betale til leverandørerne.

Der indkøbes årligt fødevarer for omkring 280 mio. kr. i Københavns Kommune.

Videre proces

Såfremt Økonomiudvalget godkender ikke at tilslutte Københavns Kommune til den kommende SKI-aftale vedrørende fødevarer, vil dette blive meddelt SKI, hvorefter Københavns Kommune vil gennemføre eget udbud.

Københavns Kommune forventer at have gennemført eget udbud, som dækker både små og store enheders indkøb af fødevarer, relativt hurtigt, hvorfor der tidsmæssigt ikke vil være den store forskel på, om Københavns Kommune vælger at gennemføre eget udbud eller tilslutte sig SKI-aftalen. BUF anbefaler dog, at udbuddet først igangsættes efter SKI's udbud.

SKI har indledt en tilslutningsperiode til fødevareaftalen den 14. september 2018, som udløber den 12. oktober 2018. Herefter sender SKI aftalen i udbud. Såfremt Københavns Kommune ønsker at gøre brug af aftalen, skal kommunen derfor tilslutte sig senest den 12. oktober. SKI's aftale forventes at træde i kraft marts/april 2019.

Peter Stensgaard Mørch                          Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 3: Staten og Kommunernes Indkøbsservices kommende aftale om fødevarer (2018-0241460)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 2. oktober 2018

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.

Venstre afgav følgende protokolbemærkning:

”Venstre ser frem til at få præsenteret resultatet af henholdsvis SKI’s og kommunens eget udbud - og dermed få trykprøvet indstillingens hypotese om, at kommunen kan opnå bedre priser på fødevareindkøb ved ikke at tilslutte sig SKI aftalen.”