Halvårsrapport 2014 om sygefravær

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at tage "Halvårsrapporten 2014 om sygefravær" til efterretning (bilag 1),
2. at indskærpe overfor Socialforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen at gøre en ekstra indsats for at nedbringe sygefraværet blandt de ansatte, da disse to forvaltninger p.t. ligger relativt langt fra årets måltal, og
3. at pålægge forvaltningerne at sikre, at lederne oplyses om og tilbydes undervisning i de nye Rubin sygefraværsrapporter.

Nedenstående tabel opsummerer udviklingen i sygefraværet opgjort i 12 måneders perioder: 2012, 2013 og pr. juni 2014. Der vises en prognose for året, måltal 2014 samt forventet afvigelse i forhold til måltallet beregnet ud fra prognosen.

Igen faldende sygefravær – og prognose om fortsat fald i resten af 2014
Opgørelsen over sygefraværet pr. juni 2014 viser, at sygefraværet for de ansatte i Københavns Kommune igen er faldende efter, at det for 2013 var uændret ift. 2012. Som det fremgår af halvårsrapporten (bilag 1) lå sygefraværet på 6,1 dag i gennemsnit pr. medarbejder for årets første 6 måneder, hvilket er 0,5 dag lavere end samme periode i 2013. Sygefraværet faldt dog ikke yderligere i 1. halvår 2014 i forhold til 2. halvår 2013.

Opgørelsen pr. juni 2014 over sygefraværet for de seneste 12 måneder viser et sygefravær på 12,2 dag i gennemsnit pr. medarbejdet, hvilket ligeledes er et fald på 0,5 dag i forhold til 2013. Prognosen estimerer et yderligere fald i 2. halvår, men for at nå årets måltal skal sygefraværet imidlertid reduceres med yderligere 0,5 dag i 2. halvår 2014, hvilket er lidt mere end prognosen estimerer.

Socialforvaltningen adskiller sig fra de øvrige forvaltninger, idet sygefraværet i forvaltningen udviser en stigende tendens. Sygefravær opgjort i 12 måneders periode var pr. juni 2014 en anelse højere (0,1 dag) end i 2013, hvormed fortsattes en svagt stigende tendens. Socialforvaltningen skal reducere sygefraværet med hele 1,1 dag i 2. halvår for at nå måltallet for 2014. Prognosen estimerer et fald på 0,3 dag. Halvårsrapporten afdækker ikke hele organisationens sygefravær, men af de udvalgte institutions- og serviceområder er det handicapområdet og de psykiatriske bosteder, der har haft stigende sygefravær.

Børne- og Ungdomsforvaltningen vil også skulle reducere sygefraværet mere end beregnet af prognosen. Pr. juni er forvaltningen 0,8 dag fra årets måltal. Men sygefraværet i forvaltningen er i positiv udvikling, idet det pr. juni ligger 0,6 dag lavere end i 2013, hvor det iøvrigt også faldt en anelse. Prognosen estimerer, at forvaltningen ender 0,4 dag fra måltallet med den nuværende udvikling. Især kan dagpasningsområdet fremhæves som et område, hvor sygefraværet er faldende.

Teknik- og Miljøforvaltningen, der fortsat har et relativt lavt sygefravær, ligger i 12 måneders opgørelsen pr. juni 2014 igen på samme niveau som i 2012 efter en stigning i 2013. Forvaltningen skal imidlertid reducere med yderligere 0,4 dag i resten af 2014 for at nå årets måltal, hvilket er lidt mere end prognosen estimerer.

Prognosen for Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen estimerer en stigning i sygefraværet i 2. halvår, men det er værd at bemærke, at forvaltningens sygefravær allerede på nuværende tidspunkt pr. juni kun ligger 0,1 dag fra måltallet.

Faldende sygefravær blandt næsten alle faggrupper
Stort set alle af kommunens 14 største faggrupper har faldende sygefravær. 9 faggrupper har haft faldende sygefravær hele to halvår i træk, 4 faggrupper havde i 1. halvår 2014 lavere sygefravær end 1. halvår 2013, og en faggruppe havde uændret, lavt sygefravær.

Sygefraværet for folkeskolelærerne opgjort i 12 måneders periode pr. juni 2014 lå på 11,8 dag, hvilket er et lille fald på 0,2 dag i forhold til 2013, men det er fortsat højere end i 2012, hvor det lå på 10,7.

Faggrupper i sammenligningskommuner har fortsat lavere sygefravær – SOSU-erne overrasker dog positivt
Sygefraværet for Københavns Kommune lå i 2013 0,6 dag over landsgennemsnittet. De øvrige 6-by kommuner havde alle lavere sygefravær, og 6 af kommunens 7 nabokommuner havde lavere sygefravær.

Folkeskolelærerne og pædagogmedhjælperne er de to faggrupper, der har markant højere sygefravær end tilsvarende grupper i sammenligningskommunerne (det bemærkes, at kommunens måltal er opstillet ud fra dette sammenligningsgrundlag). Folkeskolelærerne i Københavns Kommune havde i 2013 et sygefravær på 3,5 dag højere end gennemsnittet for de øvrige 6-by kommuner og 2,7 dag højere end i nabokommunerne. Tilsvarende lå pædagogmedhjælperne 2,3 dag og 1,6 dag over.

Kontor/IT personalet i Københavns Kommune har også fortsat noget højere sygefravær end sammenligningskommunerne, nemlig 1,7 dag over øvrige 6-by kommuner og 0,5 dag over nabokommunerne.

Derimod er der sket en positiv udvikling for SOSU-personalets sygefravær, hvor forskellen til øvrige 6-by kommuner nu kun er 0,5 dag, og det ligger lavere i Københavns Kommune end i nabokommunerne. Det bemærkes, at erhvervsfaglige elever ikke er medregnet.

Flest institutionsområder er i positiv udvikling – enkelte undtagelser
I nærværende sygefraværsrapport er der medtaget i alt 7 institutions-/serviceområder. 4 områder fortsætter en positiv udvikling med faldende sygefravær, nemlig hjemmeplejen i både Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Socialforvaltningen, dagpasningsområdet og plejehjemmene. To  områder er i stigning, nemlig handicapområdet og psykiatriske bosteder. Skolerne har haft stigende sygefravær de sidste 3 halvår.  

Mere af det, der virker - og lær af de bedste
Flere års arbejde med sygefraværsindsatsen i Københavns Kommune har gentagne gange vist, at et vedvarende ledelsesmæssigt fokus i hele ledelsesstrengen, og en løbende revitalisering af indsatsen har en effekt på nedbringelse af sygefraværet. Økonomiudvalget besluttede på møde den 18. marts 2014, punkt 2 på dagsordenen, at forvaltningerne skal fortsætte med de indsatser, man ved, virker. Ligeledes skal man både på tværs i kommunen og indenfor egen forvaltning lære af de ledere, arbejdspladser mv., der har et lavt sygefravær eller har gennemført tiltag, der har nedbragt sygefraværet. Budskabet er altså fortsat: Udbred de tiltag, der virker, og afprøv løbende nye tiltag for at holde gang i indsatsen og revitalisere den.  

Task Forcen nedbringer sygefraværet med næsten 23 % 
Forvaltningerne har siden 2013 kunne bestille en såkaldt task force enhed i Arbejdsmiljø København til at rykke ud til enheder med meget højt sygefravær. Task forcen støtter den lokale ledelse i indsatsen for nedbringelse af sygefraværet. Task Forcen, der har kapacitet til at yde hjælp til ca. 50 enheder årligt, har p.t. afsluttet 44 forløb. Som det fremgår af halvårsrapporten er resultaterne gode. Det samlede sygefravær for de involverede enheder lå 23 % lavere i 2013 end året forinden, og prognosen estimerer et yderligere fald i 2014.

Næsten halvdelen af tiltagene var på dagpasningsområdet, og især på dette område var resultaterne positive, nemlig et fald på 7,6 dag, svarende til 32 %.

Økonomiforvaltningen har netop igangsat en høringsproces, hvor forvaltningerne er blevet opfordret til at overveje en forlængelse af task forcen i 2015 og 2016.  

Nye rapport-redskaber til lederne
Der er i foråret udviklet en række nye sygefraværsrapport-redskaber i Rubin til kommunens ledere. Rapporter bruges dels i den daglige overvågning og opfølgning på sygefraværet blandt medarbejderne og dels til lejlighedsvise analyser og drøftelser af sygefraværet og indsatsen, f.eks. med medarbejdergruppen, områdechefen eller forvaltningen.

Lederen har bl.a. fået et såkaldt Trafiklys, der oplister medarbejderne efter sygefraværsniveau, så man hurtigt kan se, hvor der skal ske en indsats for fastholdelse og øvrig opfølgning. Lederen kan let trække en opdateret individrapport, der viser samtlige fraværsoplysninger om en medarbejder - inklusiv fuld historik i op til fire år. Denne rapport kan bruges i lederens dialog med medarbejderen, eksempelvis i forbindelse med fraværssamtaler. Ved hjælp af Måltalsrapporten kan lederen til enhver tid se, hvordan sygefraværet ligger i forhold til måltallet. I bilag 2 beskrives indholdet i alle rapporterne ganske kort.

Til sammen giver rapporterne, der ligger på Min Lederside, et fuldt dækkende billede af såvel enhedens sygefravær samt den enkelte medarbejders sygefravær i op til 4 år.

Det er forvaltningernes ansvar at sikre, at alle ledere er bekendte med redskaberne og er i stand til at bruge dem. Koncernservice tilbyder at understøtte med undervisningsseancer.

90-dages listen
Som opfølgning på Økonomiudvalgets møde den 18. marts 2014, punkt 2 på dagsordenen, er der nu udviklet en rapport kaldet 90-dages listen. Inspirationen hertil kommer fra Esbjerg Kommune, der har det laveste sygefravær blandt 6-by kommunerne (6-by kommunerne består af Aarhus, Odense, Aalborg, Esbjerg, Randers og København). Oversigten oplister medarbejdere med aktuel sygefraværsperiode på 90 dage og derover. Ledere og chefer i Københavns Kommune kan i Rubin nu se denne liste for det område, de er autoriseret til i forhold til at kunne se personfølsomme data.

Som det fremgår af halvårsrapporten side 18, viser oversigten, at der lige nu er 305 sygefraværende, der har været syge i 90 dage og derover.

Forvaltningerne opfordres til at drøfte 90-dages listen for egen forvaltning.

Sygefravær i opsigelsesperioden for opsagte medarbejdere
I forbindelse med Økonomiudvalgets sidste drøftelse af sygefravær på mødet den 18. marts 2014, punkt 2 på dagsordenen, blev det besluttet, at Økonomiforvaltningen skulle udarbejde en oversigt over omfanget af sygefravær blandt opsagte medarbejdere i opsigelsesperioden. Status er, at Center for Økonomi sammen med Koncernservice har designet datatræk og analyse set up, og er i gang med analysen. Resultaterne vil blive forelagt i forbindelse med årsrapport 2014.

90-dages listen kan give en indikation af sygefraværdet for opsagte medarbejdere. Jævnfør side 18 i halvårsrapporten havde 49 af de 305 ansatte med aktuelt sygefraværsperiode på over 90 dage en fratrædelsesdato indenfor de næste 3 måneder og yderligere 10 ansatte havde en fratrædelsesdato indenfor årets sidste måneder. Men listen siger ikke noget om, hvorvidt det er sygefraværet, der har ført til afsked eller, om det er en uansøgt afsked pga. andre forhold, der har ført til sygemelding. Dette vil fratrædelsesanalysen kunne belyse.

Dagsordenspunkt 5: Halvårsrapport 2014 om sygefravær (2014-0063338)

Økonomiudvalgets beslutning den 2. september 2014

1. at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning. 2. og 3. at-punkt blev godkendt uden afstemning.