Forenkling af planer, politikker og strategier på Økonomiforvaltningens område

Se alle bilag

Med budgetaftalen for 2014 blev det besluttet, at der skal ske en forenkling af kommunens mange planer, politikker, strategier, mål og administrative beslutningsfora. Hvert udvalg skal beslutte forenklinger på deres område ved at afmelde en række planer, politikker og strategier (PPS). Formålet er at styrke det politiske overblik og øge de decentrale lederes handlerum.

Indstilling og beslutning

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at følgende PPS afmeldes uden konsekvens, som beskrevet i bilag 1:
a) Kommunens Arbejdsmiljøstrategi (forvaltes decentralt og understøttes af Arbejdsmiljø København).

2. at følgende afrapporteringer og måltal fjernes med de konsekvenser, som er beskrevet i bilag 2:
a) Afrapporteringer i forbindelse med ligestillingsbarometer (uden konsekvenser).
b) Måltal for sagsbehandling for kommuneplantillæg (uden konsekvenser).
c) HR- måltal/HR redegørelsen (uden konsekvenser – redegørelsen udgives ikke længere).

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget tager til efterretning,

3. at følgende PPSer, som er administrativt besluttet, afmeldes jf. bilag 3:
a) Strategi for ny løn (overgår til administrativt grundlag/retningslinjer for forvaltningerne).
b) Designmanual for webdesign (overgår til administrativ grundlag - indarbejdes i Designupdate).
c) Designupdate 2012 (opdateres og overgår til administrativt grundlag/retningslinjer for forvaltningerne).
d) Handlingsplan 2013 (samtlige handleplaner indarbejdes og udarbejdes i et samlet dokument).
1) Carlsberg,
2) Nordhavn,
3) Nørre Campus,
4) Sydhavn,
5) Valby Syd og
6) Ørestad.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

4. at følgende PPSer afmeldes med de konsekvenser, som er beskrevet i bilag 4:
a) Motivation og tryghed (ingen konsekvenser – forvaltes decentralt).
b) Samarbejdsforhold (ingen konsekvenser – forvaltes decentralt).
c) Information og kommunikation (ingen konsekvenser – forvaltes decentralt).
d) Introduktion af nye medarbejdere (ingen konsekvenser – forvaltes decentralt).
e) Personaleplanlægning og rekruttering (ingen konsekvenser – forvaltes decentralt).
f) Efter- og videreuddannelse (ingen konsekvenser – forvaltes decentralt).
g) Lederuddannelse (ingen konsekvenser – forvaltes decentralt).
h) Jobbytte (ingen konsekvenser – forvaltes decentralt).
i) Medarbejderudviklingssamtaler - MUS (ingen konsekvenser – forvaltes decentralt).
j) Alkohol (ingen konsekvenser – forvaltes decentralt).
k) Arbejdsmiljø (ingen konsekvenser – forvaltes decentralt).
l) Afskedigelsesprincipper (ingen konsekvenser – forvaltes decentralt).
m) Arbejdstiden (ingen konsekvenser – forvaltes decentralt).
n) Seniorpolitik (ingen konsekvenser – forvaltes decentralt).
o) Sygefraværspolitik inkl. vejledning (ingen konsekvenser – forvaltes decentralt).
p) De 10 fokusområder for ledelse (ingen konsekvenser – erstattet af elementer i tillidsdagsorden og Københavnerfortællingen).
q) Kommunikationspolitik (ingen konsekvenser – forvaltes decentralt).
r) Ligestillingspolitik (overgår til administrativt grundlag/retningslinjer for forvaltningerne).
s) Værdigrundlaget for ledelse (overgår til administrativt grundlag/retningslinjer for forvaltningerne).
t) Københavns Kommunes overordnede lønpolitik (overgår til administrativt grundlag/retningslinjer for forvaltningerne).
u) Etnisk ligestillingspolitik (overgår til administrativt grundlag/retningslinjer for forvaltningerne).
v) Alkohol- og rusmiddelpolitik for medarbejdere i KK (overgår til administrativt grundlag/retningslinjer for forvaltningerne).
w) Beredskabspolitik (overgår til administrativ grundlag/retningslinjer for forvaltningerne).

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

5. at overblik over de samlede forenklinger på tværs af udvalg tages til efterretning, jf. bilag 6.

Problemstilling

Forvaltningernes administrerende direktører har i fællesskab arbejdet med forenklinger, og der er besluttet forenklinger af de administrative beslutningsfora, som giver mere målrettet og effektivt samarbejde på tværs af forvaltninger. Forenkling af PPSer og måltal er en politisk beslutning, og der fremlægges derfor i denne sag forslag til forenkling af disse.

Løsning

Forenklingen består i forslag til, at en række PPSer afmeldes som politiske styringsdokumenter, fordi de i deres nuværende form ikke fungerer ud fra det tiltænkte formål. De er enten udløbet, er uaktuelle på det politiske niveau eller fungerer udelukkende som et administrationsgrundlag for forvaltningerne.

Økonomiforvaltningen (ØKF) har gennemgået alle forvaltningens planer, politikker og strategier og vurderet, hvorvidt de skal bibeholdes eller afmeldes ud fra nedenstående kategorier:
1) PPS kan fjernes/annulleres, hvis den ikke længere er aktuel, er udløbet, forældet eller erstattet af en ny PPS.

2) PPSen indarbejdes i eller sammentænkes med andre eksisterende PPS. Det sker af hensyn til forenkling og sammenhæng, ved at PPSen indarbejdes i en anden PPS, eller hvis flere PPSer kan lægges sammen til en samlet PPS. Det skal skabe overblik og koordinering samt reducere antallet af afrapporteringer, opfølgninger, evalueringerm, m.v.

3) PPS overgår til at være et administrationsgrundlag for forvaltningen. Dette er i overensstemmelse med tillidsdagsordenen, og/eller fordi den reelt fungerer som et administrativt grundlag for forvaltningerne.

ØKF indstiller, at der afmeldes 33 af de i alt 61 PPS, som henhører under Økonomiudvalgets (ØU) ressort. Derudover indstilles i en særskilt fællesindstilling med Teknik- og Miljøforvaltningen, at Metropolzonen afmeldes på ØU møde den 2. september 2014.

Det overordnede mål med ØKFs forenklingsarbejde er at sikre, at kommunens ansattes tid i videst muligt omfang bliver rettet mod kerneydelserne i stedet for unødvendigt bureaukrati. Det er i dette tillidsbaserede perspektiv, at ØKF foreslår de afmeldinger, som fremgår af bilag 1, 2, 3 og 4, hvor begrundelserne herfor er angivet.

Kendetegnet for de afmeldte PPSer er, at størstedelen vedrører personalepolitiske emner, dvs. at 23 ud af samtlige 33 afmeldinger vedrører ledere og medarbejdere. De øvrige vedrører enkelte emner, der spreder sig inden for primært byudvikling, IT og kommunikation.

Personalepolitiske PPSer
Karakteristisk for de personalepolitiske PPSer er, at mange er utidssvarende eller uaktuelle på det politiske niveau og som politiske styringsredskaber. I dag forvaltes størstedelen decentralt, som f.eks. lederuddannelse, arbejdsmiljø, lønpolitik og arbejdstid. Derudover er mange af PPSerne fragmentarisk placeret og i deres nuværende form løsrevet fra ledernes kernedrift. Dette svækker effekten af de politiske målsætninger og signaler.

ØKF foreslår derfor, at de personalepolitiske PPSer, der ikke er bundet af forligsaftaler, KL, faglige organisationer og lignende overgår til at fungere som et administrativt grundlag for ledere og medarbejdere. I tråd med tillidsdagsordenen vil forvaltningen fortsat arbejde videre med de områder der overgår til at fungere som et administrativt grundlag, men der skal ikke fra politisk side foretages løbende opfølgning.

Ligestillingspolitikken er en af de personalepolitiske PPSer, der på baggrund af ovenstående foreslås afmeldt. Måltallene for ligestilling bevares, da ØU den 18. juni 2013 og Borgerrepræsentationen (BR) den 22. august 2013 har godkendt en indstilling om nye måltal for kønsbalanceret ledelse og fædres brug af barsel. Det er således alene de dele af ligestillingspolitikken, der ikke blev behandlet af ØU i foråret 2013, der foreslås afmeldt.

Såfremt afmeldingerne godkendes, vil ØKF foreslå, at de afmeldinger, der overgår til et administrationsgrundlag, samles i en digital personalehåndbog. Personalehåndbogen skal i sin form og karakter være retningsgivende og vejledende for ledernes handlerum og sætte rammerne for at være ansat i Københavns Kommune med afsæt i de politiske beslutninger og signaler.

Formålet med en digital personalehåndbog er jævnfør tillidsdagsordenen, at skabe overblik og sammenhæng for lederne for bedst muligt at sikre, at de politiske beslutninger og målsætninger formidles videre og omsættes til en fælles styringspraksis til en god og enkel implementering på tværs af forvaltningerne samt til det decentrale niveau. Dette kan gøres via Min Lederside, Min Side, Opgaveportalen og en digital personalehåndbog. Det fordrer dog et rådende princip i beslutningerne om, hvilke politiske målsætninger, der skal gælde i kommunen. Det vil sige, at hvis de politiske beslutninger skal have effekt, skal disse indarbejdes, opdateres eller revideres i personalehåndbogen i form af konkrete handlingsanvisninger sådan at lederne agerer og forankrer vigtige planer og strategier i organisationen.

I forhold til de PPSer, der knytter sig til forskellige ufravigelige krav til forskellige kerneydelser, som udspringer af lovgivning, overholdelse af økonomiske rammer, krav om centrale data, f.eks. begrundet i myndighedshensyn samt andre styringskrav, vil ØKF løbende vurdere disse med henblik på revidering, opdatering, eventuelt forslag om afskaffelse og/eller forenkling. Ved markante afvigelser vil ØKF inddrage det politiske niveau ud fra princippet om i størst mulig grad at anvende afvigelsesrapporter, som målstyringskoncept jævnfør arbejdet med tillidsdagsordenen.

Tilbageværende PPSer
Af bilag 5 fremgår det hvilke tilbageværende PPSer, som er styrende for ØUs ressortområde efter den foreslåede forenkling. Flere af de tilbageværende PPS’er er enten bundet op af forligsaftaler med faglige organisationer, KL, mv. Enkelte bortfalder i forbindelse med en udløbsdato, er netop politisk vedtaget, fornyede, som f.eks. Sikker-By-programmet, eller er under udarbejdelse til at blive fornyet, f.eks. kommuneplanen 2014.

Økonomi

Indstillingen har ingen direkte økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Såfremt ØU og BR godkender de af ØKF forslåede afmeldinger, vil ØKF inddrage Københavns Kommunes centrale samarbejdsorgan (CSO) i det videre forenklingsarbejde for de PPSer, der overgår til et administrativt grundlag for lederne. ØKF vil forelægge ØU resultatet af denne del af forenklingsarbejdet til endelig godkendelse og efterfølgende tiltrædelse af BR.

Samlet overblik over udvalgenes forenklinger
Alle udvalg har behandlet sager om forenkling af planer, politikker og strategier. I bilag 6 gives et samlet overblik over forenklingerne på tværs af udvalg.

Efter ØUs behandling af indstillingen behandles sagen i BR den 18. september 2014.