Brugervenlig indkøbsportal til institutioner og enheder

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at godkende formål, principper og procesplan for det videre arbejde med udvikling og implementering af en brugervenlig indkøbsportal,
2. at både centrale og decentrale aftaler på varer- og tjenesteydelsesområdet lægges i indkøbsportalen og der udarbejdes plan for kobling af indkøbsportal og digitale indkøb i øvrige systemer, f.eks. fagsystemer.

Problemstilling

Københavns Kommune købte i 2013 ind for i alt 11,4 mia. kr.

En væsentlig del af indkøbet vedrører anlægsindkøb og køb og salg mellem kommuner, som ikke skal indgå i en indkøbsportal for kommunens institutioner. Økonomiforvaltningen vurderer, at indkøb af varer og tjenesteydelser for op imod 4-5 mia. kr. årligt potentielt skal foretages og understøttes digitalt i en indkøbsportal. 

Københavns Kommune skal digitalisere bogføringsprocessen med henblik på at lette processen og for at undgå fejl og svig. Dette mål indgår som del af Københavns Kommunes opfølgning på indkøbsrevisionen. På baggrund af lov om offentlig betaling, som indeholder bestemmelser omkring elektronisk fakturering, så er fakturadelen i dag digital, men Københavns Kommune har fremdeles et mål om at digitalisere ordregivning. 

Kommunens nuværende indkøbsportal indeholder vareområder for 200 mio. kr., som er dækket af indkøbsaftaler. I 2014 blev der købt ind for 11,5 mio. kr. igennem portalen. Anvendelsesgraden er på 6 % i forhold til de indkøbsaftaler, som findes på portalen og 0,1 % i forhold til det samlede indkøbsvolumen.

Når indkøb foretages digitalt gennem indkøbsportal, handler kommunen hos den rigtige leverandør til de korrekte lave priser, som er aftalt. Når indkøb foregår uden for indkøbsportalen, er der stor risiko for, at der købes ind uden for aftalerne og til højere priser end aftalt.

Den nuværende indkøbsportal anvendes i ringe grad grundet:

• manglende brugervenlighed,
• løsningen er ikke på nettet – kræver administrativ pc,
• for få aftaler i systemet.

Det vurderes, at der vil være en stigende udvikling hen mod digitalisering af udbud og indkøb indenfor det  offentlige i Danmark. Herunder skal det blandt andet bemærkes, at udbudsdirektivet indebærer, at offentlige udbudsprocesser fra 2018 skal gennemføres elektronisk.

I indstilling om oprettelse af Innovationshuset i Københavns Kommune (Økonomiudvalget den 13. januar og 24. februar 2015) har Økonomiudvalget besluttet, at Innovationshuset skal arbejde med at forbedre brugergrænsefladen i indkøbsportalen, så flere bruger portalen og indkøbsaftalerne. Dette skal sikre fokus på brugervenligheden for medarbejdere.

Erfaringer fra andre kommuner viser dog, at fokus på en brugervenlig digitalløsning ikke er nok. Organiseringen omkring indkøbsportalen og et stærkt ledelsesmæssigt krav om brug af indkøbsportalen er nødvendigt.

I det nye økonomistyringssystem vil kommunen implementere en helt ny indkøbsløsning, men denne forventes først i drift fra 1. januar 2018.

Løsning

Formål
Når indkøbet sker ved rekvisition og digitalt gennem en indkøbsportal sikres:

• overholdelse af fælles indkøbsaftaler og realisering af indkøbseffektiviseringer – årligt effektiviseres for 25 mio. kr. ved indgåelse af storkundeaftaler,
• dokumenteret overholdelse af regnskabsprincipper og indkøbspolitikker, herunder overholdelse af krav til miljø, arbejdsmiljø, menneskerettigheder samt løn og arbejdsvilkår,
• effektiv datafangst på indkøbsområdet i kommunen og valide data til brug for indkøbsanalyser, bedre muligheder for kontraktstyring,
• bogføring i dispositionsregnskabet ved godkendelse af rekvisition,
• reducerede procesomkostninger ved standardisering og digitalisering.

For at kommunen på sigt kan standardisere og digitalisere indkøbsprocesserne, er der på kort sigt primært behov for:

• en mere brugervenlig brugergrænseflade i kommunens indkøbsportal der dels kan håndtere såvel elektronisk bestilling af mere simple og komplekse varer, samt bestilling af tjenesteydelser,
• flere af de decentrale indkøbsaftaler oprettes i kommunens indkøbsportal og der bør oprettes flere indkøbsaftaler med elektroniske kataloger.

Det skal undersøges, hvorledes kommunens nuværende indkøbsportal kan forbedres, eller om den skal udskiftes med en ny indkøbsportal og i denne forbindelse belyses relationen til ERP-systemet (Enterprise Resource Planning - system, der samler over 40 eksisterende systemer i én fælles løsning). Det skal endvidere undersøges, om ERP’s indkøbsmodul kan stå alene eller om der er behov for at koble/udvikle tillægssystemer. Det skal vurderes, om der i en overgangsfase er brug for forbedringer af den eksisterende Netbutik.

Det er målet, at alle kommunens aftaledækkede indkøb af varer og tjenesteydelser på sigt bliver fuld digitaliseret. Målet er ikke at centralisere aftaler, men derimod at digitalisere og øge brugervenlighed.

Afhængig af hvilket indkøbsområde det drejer sig om skal indkøb foretages under hensyn til muligheden for, at også mindre virksomheder kan byde ind på kommunens opgaver og indgå i leverandørbilledet. Det er f.eks. relevant i forhold til rengøring, håndværkerydelser og på fødevareområdet, men mindre relevant i forhold til indkøb af pc'ere og lignende. Indkøb, der foretages med indkøbskort kan ligeledes understøtte muligheden for at købe ind hos små lokale leverandører.

Der skal ligeledes tages hensyn til det uhensigtsmæssige i at have både digitale og elektroniske processer og til at leverandører, der bruger kræfter på at etablere en digital løsning, ikke skal opleve, at kommunen ikke kan overholde sin forpligtigelse.

Ved fuld digitalisering menes, at indkøb på indkøbsaftalerne

• 100 % foretages via indkøbsportalen,
• er fuldt digitaliseret fra disponering til anvisning og kontrol,
• har 100 % compliance på de pågældende indkøbsområder.

Principper for arbejdet
Med implementeringen af den nye indkøbsløsning i det nye økonomisystem ønsker kommunen, at standardisere og digitalisere alle indkøbsprocesserne i kommunen. For at disse ambitioner og målsætninger bedst muligt kan indfries i forbindelse med implementeringen af det nye økonomisystem i 2018, er det nødvendigt fortsat at arbejde med at øge antallet af elektroniske bestillinger i kommunens indkøbsportal for gradvist at forberede og vænne kommunens indkøbere til at handle digitalt gennem kommunens indkøbsportal.

Udover en brugervenlig indkøbsportal og på sigt fuld standardisering og digitalisering af indkøbsprocesser er der brug for stor ledelsesmæssig opbakning til at sikre, at indkøbsportalen anvendes.

Det foreslås, at Borgerrepræsentationen parallelt med stillingtagen til investeringer i ny brugervenlig indkøbsportal ligeledes beslutter, at det skal være obligatorisk for Københavns Kommunes ansatte med indkøbsansvar, at anvende kommunens indkøbsportal. Betydningen for organisering mv. i forvaltningerne bør endvidere fremgå af det endelige beslutningsgrundlag.

Endvidere undersøges muligheder for at gøre det lettere for leverandører at anvende kommunens digitale løsninger, herunder også for mindre virksomheder.

Endelig skal der i den kommende aftale tages hensyn til de systemkrav en ny indkøbsportal kræver – eksempelvis krav om at leverandøren lægger varer i databasen.

Økonomi

Med denne indstilling igangsættes arbejdet med videreudvikling af en brugervenlig indkøbsportal. Når Innovationshuset har inddraget brugere og leverandører og nået frem til forslag til forbedringer eller truffet beslutning om en ny indkøbsportal, vil Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen i forbindelse med budgetforhandlingerne for 2015 blive præsenteret for forslag til ændringer og økonomiske konsekvenser af disse forslag.

Videre proces

Af oversigten nedenfor fremgår forslag til videre proces for arbejdet.

Tid	Aktivitet
April - juli 2015	Innovationshuset udarbejder forslag til brugervenlig indkøbsportal
August 2015	På baggrund af Innovationshusets forslag udarbejdes budgetnotat
September 2015	Budgetforhandlinger
2016-2017	Implementering – modning af indkøbsprocesser med henblik på nyt økonomisystem i 2018