Regnskabsmæssige afstemninger (Bygge- og Teknikudvalget)

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 2. marts 2004

 

 

J.nr. ØU 50/2004

 

14. Regnskabsmæssige afstemninger (Bygge- og Teknikudvalget)

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget tager til efterretning

at Vej & Park samt Plan & Arkitektur i regnskab 2003 afskriver poster som beskrevet i denne indstilling og godkendt af Revisionsdirektoratet. Posterne udgør i alt:

-     Drift                7,0 mio. kr.

-     Anlæg            -3,9 mio. kr.

-     Balancen 1.097,4 mio. kr.

at saldi på netto 445 mio. kr. under Plan & Arkitekturs område videreføres til 2004, hvor de afdækkes. Beløbene er uden påvirkning af drifts- eller anlægskonti. Bygge- og Teknikudvalget orienteres når udredning er tilendebragt.

at sag om Remisevænget præsenteres for Bygge- og Teknikudvalget, når der foreligger en aftale med Økonomiforvaltningen om håndteringen af sagen

at Plan & Arkitektur aftaler en ny regnskabspraksis med byfornyelsesselskaberne med henblik på en præcis opgørelse af kommunens langfristede gæld

 

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler

at der gives en tillægsbevilling til Bygge- og Teknikudvalget, idet poster på i alt 6,9 mio. kr. er fejlhåndteret i 1998-99, hvorfor posterne afskrives af Vej & Park over de respektive driftskonti. Tillægsbevilling søges, da Bygge- og Teknikudvalgets økonomiske handlemuligheder er stærkt reducerede på grund af det uventet store budgetunderskud i KTK. Beløbet vil delvist kunne finansieres af nedenstående tilbageførsel af varegæld under Plan & Arkitektur.

at der grundet posteringsfejl fra 1999 og 2000 foretaget af Bygge- og Teknikforvaltningen afskrives et beløb opført som varegæld på netto -3,9 mio. kr. fra anlægskonto 9.56. Modposten er reelt på byfornyelse, men da dette område budgetmæssigt er afstemt til det forventede behov i forbindelse med vedtagelsen af budget 2004, indstilles beløbet tilbageført til kommunens kasse, hvorfra det vil kunne anvendes til at dække afskrivninger indenfor Bygge- og Teknikudvalgets driftsområde.

 

Bygge- og Teknikudvalgets beslutning i mødet den 29. januar 2004

Sendes til behandling i Økonomiudvalget, idet Lars Engberg (A), Winnie Larsen-Jensen (A), Johannes Nymark (A), Jens Johansen (F) og Sven Milthers (F) ikke umiddelbart kunne tiltræde 5. at (tillægsbevilling), mens Søren Pind (V), Wallait Khan (V), Monica Thon (B) og Mikkel Warming (Ø) ønskede sagen behandlet i sin helhed

 

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

"Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til, at nærværende sag søges gennemført i den foreliggende form".

Der henvises endvidere til vedlagte notat.

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 2. marts 2004

Anbefalet med forbehold for Bygge- og Teknikudvalgets beslutning.

 

 

Behandling: Bygge- og Teknikudvalget

 

 

RESUME

I forbindelse med KPMG's arbejde med opbygning af et validt regnskab for 3. kvartal i KTK blev det klart, at der var en række problemer med afstemning af statuskonti. Således var en række konti ikke afstemt siden etableringen af KTK.

 

Samtidigt orienterede Vej & Park Bygge- og Teknikforvaltningens sekretariat om, at de efter en længere periodes indsats havde nedbrudt en række gamle poster, hvilket betød at posterne nu kunne håndteres endeligt.

 

Endelig orienterede Plan & Arkitektur Bygge- og Teknikforvaltningens sekretariat om at de ved en gennemgang af deres finanskonti havde afdækket flere uafklarede poster samt en systematisk forkert praksis, som betød at kommunens langfristede tilgodehavender var opgjort forkert.

 

For at afdække om der var andre tilsvarende problemer i Bygge- og Teknikforvaltningen blev samtlige enheder bedt om at redegøre for, om der var foretaget de forventede afstemninger i forbindelse med halvårsregnskabet, og hvorvidt der var uafklarede poster i denne forbindelse.

 

Udvalget er tidligere i brev af 15. oktober 2003 orienteret om resultatet af denne forespørgsel. Konklusionen fra enhederne var, at der kun var væsentlige uafklarede poster i Plan & Arkitektur, Vej & Park samt KTK. Byggeri & Bolig meldte, at de havde enkelte uafklarede poster, der efterfølgende er nedbrudt i samarbejde med Revisionsdirektoratet. Øvrige enheder meldte tilbage, at deres afstemninger var ajour og at der ikke var uafklarede poster. De konstaterede problemer i Plan & Arkitektur og Vej & Park gennemgås i det følgende.

 

Bygge- og Teknikforvaltningen har under processen været i løbende dialog med Revisionsdirektoratet samt Økonomiforvaltningen, hvilket vil fortsætte i forbindelse med den fortsatte håndtering af opgaven. Revisionsdirektorat har efterfølgende valgt at gennemgå samtlige statusposter i Plan & Arkitektur pr. 30. september. Revisionsdirektoratets tilbagemelding er derfor mere omfattende end den tidligere præsentation. På alle afklarede poster har Revisionsdirektoratet sagt god for den foreslåede afvikling af de enkelte poster.

 

Desværre er ikke alle poster nedbrudt endeligt, hvorfor arbejdet fortsættes i 2004. Der er enighed mellem Revisionsdirektoratet og Bygge- og Teknikforvaltningen om, at det fortsatte arbejde ikke forventes at have driftsmæssige konsekvenser. Bygge- og Teknikudvalget orienteres, når sagerne er nedbrudt og kan posteres endeligt.

 

Håndtering af afskrivninger

Bygge- og Teknikforvaltningen har hidtil forventet, at disse gamle poster som hovedregel kunne afvikles direkte over balancen. Med brev af 31. oktober 2003 fra Revisionsdirektoratet – hvor de inspireret af Bygge- og Teknikforvaltningens proces, har bedt samtlige forvaltninger udarbejde en erklæring om afstemningen af balanceposter – er denne forventning dog ændret, idet Revisionsdirektoratet peger på, at set i forhold til Kasse- og regnskabsregulativets punkt 2.7.5 - Afskrivning af tilgodehavender - skal afskrivninger som hovedregel ske over driften/anlæg.

 

Undtagen fra dette er dog deciderede fejlposteringer og posteringer der fra starten er håndteret som finansposter, da der i disse tilfælde ikke har været en modpost på kommunens drift. Denne sondring er bekræftet i brev fra Økonomiforvaltningen af 21. oktober 2003. Disse posteringer kan fortsat afskrives direkte over balancen.

 

Dette betyder, at flere poster end oprindeligt forventet skal afskrives over drifts- eller anlægskonti. Sondringen har ikke den store betydning i de beløb, der håndteres i regnskab 2003, men som det fremgår i Revisionsdirektoratets erklæring af 23. januar 2004 forventes der at skulle afskrives op i mod 35,8 mio. kr. over Plan & Arkitekturs anlægskonti. De 35,8 mio.kr., der teknisk ser ud til at skulle tilbageføres til anlægskonti, vil kunne imødekommes via en teknisk korrektion. Korrektionen vil i takt med at tilgodehavendet skulle have været afviklet have en likviditetsmæssig betydning for kommunen, mens tilgodehavendets tilbageførsel til anlægskonti vil reducere de samlede aktiver.