Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at der gives en anlægsbevillinger på i alt 6 mio. kr. i 2016 og 2017 og en servicebevilling på i alt 1,9 mio. kr. i 2016 til Økonomiudvalget til et nyt IT-service management system i Koncernservice. Midlerne finansieres af den pulje, der i budget 2016 blev afsat til smarte investeringer i kernevelfærden. Effektiviseringerne i Koncernservice udgør 0,4 mio. kr. i 2017 og 2,1 mio. kr. i 2018 og frem. De bevillingsmæssige konsekvenser fremgår af tabel 1 i økonomiafsnittet.

Problemstilling

Med budgetaftalen for 2016 er det besluttet at iværksætte en ny strategi for implementering af ny teknologi i kommunens drift, uddannelse af medarbejdere og inddragelse af borgere og virksomheder. Økonomiudvalget (ØU) vedtog d. 12. januar 2016 et idékatalog med ni forslag til investeringer indenfor ØUs ressort, som ville blive videreudviklet af forvaltningen til egentlige business cases.

Det nuværende IT-service management system, REMEDY, i Koncernservice er ikke tidssvarende, og der en høj driftsmæssig risiko forbundet med at bruge det nuværende system, da det i dag kører på en windows version, som ikke længere supporteres af Microsoft.

Løsning

Koncernservice vil erstatte det nuværende IT-service management system, så indgangen for kommunens ansatte til Koncernservice bliver en brugervenlig portal, hvor brugerne kan indmelde sager, bestille udvalgte it-services og ydelser fra Koncernservice Servicekatalog, samt følge hele sagens forløb. Denne løsning vil understøtte Koncernservice i at levere en omkostningseffektiv IT service til kommunens IT brugere i mange år fremover. Brugerne vil opleve, at sagsbehandlingen løber lettere og mere gnidningsfrit, herudover vil brugere opleve at tilbagevendende fejl minimeres, og de vil derfor opleve færre afbrydelser og fejlsituationer.

Der foreslås et todelt projekt, først en implementering og herefter en forankring. Implementeringsdelprojektet danner grundlaget for at forankringsprojektet kan gennemføres, ved at sikre fleksibel og sikker systemunderstøttelse. En del af forankringsprojektet er en periode med 'hypercare' på ca. 6 måneders, hvor organisationen tilpasser sig nye processer og arbejdsformer. I bilag 1 fremgår en detaljeret beskrivelse af business casen og processen for implementering af det nye IT- service management system. 

Økonomi

Koncernservice har estimeret et forventet gevinstrealiseringspotentiale på 3 årsværk i 2017, med 5,5 årsværk i efterfølgende år. Det svarer til besparelser på 1,8 mio. kr. i 2017 og 3,5 mio. kr. i efterfølgende år. Implementeringen af forslaget koster i alt 6 mio. kr. i anlæg, og der er serviceudgifter i 2016 på 1,9 mio. kr., idet der først kan høstes effektiviseringer i 2017 og frem. Forslaget opfylder kravene til at modtage finansiering fra puljen, der blev afsat i budget 2016 til smarte investeringer i kernevelfærden med en tilbagebetalingstid på 6 år. I tabel 1 og fremgår de bevillingsmæssige konsekvenser. Specifkationen af anlægsbevillingen fremgår af tabel 3.

Tabel 1. Bevillingsmæssige konsekvenser

Tabel 2. Anlægsbevillinger – frigivelse af anlægsmidler

Tabel 3. Specifikation af anlægsbevilling

I tabel 4 fremgår det, at der pr. 18. januar 2016 er godkendt indstillinger i udvalgene vedr. investeringer i kernevelfærden for 37,9 mio. kr. i anlæg og 4,9 mio. kr. i drift. Forslaget om investering i nyt IT-service management system betyder, at der vil restere 177 mio. kr. i anlæg og 213,2 mio. kr. i drift.

Tabel 4. Status på puljer til investeringer i kernevelfærden, pr. 18. januar

BR = Borgerpræsentationen, ØU = Økonomiudvalget