Bevillingsmæssige ændringer pr. oktober 2020

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at de foreslåede bevillingsmæssige omplaceringer og konverteringer mellem styringsområder, inden for og mellem udvalg, af teknisk karakter, som ikke har likviditetseffekt, på 398,4 mio. kr. i 2020 godkendes, jf. bilag 1-3,
2. at de foreslåede bevillingsmæssige omplaceringer med likviditetseffekt på netto 646,5 mio. kr. (kassetræk) i 2020 og 2021, hvoraf 141,9 mio. kr. isoleret set påvirker reel kasse (kasseopbygning), godkendes, jf. bilag 4,

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

3. at det godkendes at retningslinjerne for godkendelse af indkøb i forretningscirkulære for indkøb opdateres, jf. bilag 5.

Problemstilling

Udvalgene kan søge om budgetomplaceringer inden for og mellem udvalgene med henblik på at sikre overensstemmelse mellem budget og forbrug. Der er tale om bevillingsmæssige ændringer primært af teknisk karakter.

I denne sag indgår de budgetmæssige ændringer, der ikke kan besluttes af udvalget alene, og som derfor kræver en beslutning af Borgerrepræsentationen.

Revisionen har i forbindelse med den løbende revisionsrapport for regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2019 givet to gule revisionsbemærkninger om hhv. 1. og 2. godkendelse af fakturaer og midlertidig governance for prokuragrænser. Som følge heraf skal forretningscirkulære for indkøb opdateres, for at imødekomme revisionens kritik.

Løsning

Der er bevillingsmæssige omplaceringer inden for og mellem kommunens udvalg, jf. bilag 1-3.

Bevillingsmæssige omplaceringer mellem udvalg i bilag 1-3 er afstemt mellem de implicerede udvalg og har ikke likviditetseffekt. Af bilag 4 fremgår omplaceringer med likviditetseffekt.

En oversigt over omplaceringerne findes i tabel 1.

Tabel 1. Tekniske bruttoomplaceringer i 2020 (1.000 kr.)

Omplaceringer inden for udvalg uden likviditetseffekt
Udvalgene har mulighed for at søge om budgetomplaceringer inden for det enkelte udvalg med henblik på at sikre overensstemmelse mellem budget og forbrug inden for de allerede vedtagne rammer.

Omplaceringerne omhandler blandt andet følgende:

• Teknik- og Miljøudvalget omplacerer 170,2 mio. efter aflagte anlægsregnskaber. De fordeler sig med 40,5 mio. kr. vedrørende afregning med over-/underskudsmodellen, 104,7 mio. kr. vedrørende overførsel til og fra byfornyelsesrammen, 17,1 mio. kr. til parkering samt 8,0 mio. kr. til genopretningsrammen.
• Økonomiudvalget omplacerer 22,2 mio. kr. fra puljen til håndtering af risikosager vedr. Damhusengens Skole samt Skolen i Sydhavnen.
• Socialudvalget omplacerer 15,0 mio. kr. til hjemmepleje fra tværgående opgaver og borgere med sindslidelser jf. Socialudvalgets beslutning den 14. august 2020.
• Beskæftigelses- og Integrationsudvalget, Kultur- og Fritidsudvalget, Sundheds- og Omsorgsudvalget, Socialudvalget samt Teknik- og Miljøudvalget reducerer i 2020 deres indtægtsbudgetter med 36,1 mio. kr. og øger deres udgiftsbudgetter med 6,8 mio. kr. vedrørende eksternt finansierede projekter, herunder Flere skal med og Familien viser vejen. Forskellen mellem indtægter og udgifter skyldes forskydninger mellem årene.

Omplaceringer mellem udvalg uden likviditetseffekt
Udvalgene har mulighed for at søge om budgetomplaceringer på tværs af udvalg med henblik på at sikre overensstemmelse mellem budget og forbrug inden for de allerede vedtagne rammer.

Omplaceringerne omhandler blandt andet følgende:

• Omplaceringer på 38,2 mio. kr. mellem Økonomiudvalget og Børne- og Ungdomsudvalget, Kultur- og Fritidsudvalget samt Socialudvalget vedrørende huslejekorrektioner.
• Omplaceringer på 26,2 mio. kr. mellem Byggeri København under Økonomiudvalget og Børne- og Ungdomsudvalget, Kultur- og Fritidsudvalget samt Teknik- og miljøudvalget vedrørende anlægsprojekter.
• Omplacering på 5,3 mio. kr. fra Økonomiudvalget til Sundheds- og Omsorgsudvalget vedrørende ekstra praktikpladser samt praktikpladsunderstøttende initiativer.

Omplaceringer med modpost på kassen
Udvalgene har mulighed for at søge om tillægsbevilling med modpost på kassen, uden det har betydning for opgørelsen af den reelle kasse. Når det ikke har betydning for opgørelsen af den reelle kasse, skyldes det enten, at tillægsbevillingen tidligere er indregnet i den reelle kasse, eller at der er tale om en tillægsbevilling med midlertidig effekt, dvs. en reperiodisering eller en ændring på hvile-i-sig-selv-områderne.

Omplaceringer i denne sag fratrækker kassen 788,3 mio. kr., der har midlertidig effekt på kassebeholdningen, herunder:

• Økonomiudvalget reperiodiserer 1.800,0 mio. kr. fra 2020 til 2021 som følge af udskydelse af muligheden for indbetaling af de indefrosne feriepenge til Lønmodtagernes Feriemidler til 2021.
• Beskæftigelses- og Integrationsudvalget, Børne- og Ungdomsudvalget, Sundheds- og Omsorgsudvalget samt Socialudvalget fratrækker kassen 864,8 mio. kr. som følge af tilpasning af overførselsområdet, primært vedrørende A-dagpenge, Førtidspension og Sygedagpenge. Der blev ved augustprognosen reserveret 1.183,7 mio. kr. til ovenstående, hvorfor kassetrækket ikke påvirker reel kasse.
• Socialudvalget reperiodiserer indskud i landsbyggefonden på 46,5 mio. kr. fra 2020 til 2023.
• Teknik- og Miljøudvalget reducerer, som følge af forventet mindreforbrug i den ordinære drift, et internt lån optaget i 2020 med 28,4 mio. kr. Dette modsvares af reducerede afdrag i perioden 2021-2026.
• Økonomiudvalget anmoder om indtægtsbevilling på 14,0 mio. kr. vedr. forlig på Ørestad Skole, og der anmodes om tilsvarende udgift til dækning af merforbrug på projektet.
• Øvrige mindre korrektioner der samlet tilfører kassen 6,4 mio. kr.

Omplaceringer med reel kassevirkning
Udvalgene har i begrænset omfang mulighed for at søge tillægsbevilling med modpost på kassen, som påvirker opgørelsen af den reelle kasse. Det vil som oftest være, når forudsætningerne for forbruget på de efterspørgselsstyrede overførsler samt finansposterne ændrer sig. Dertil kommer, at det er tilladt at tilføre mindreforbrug til kassen.

Kassen tilføres i denne sag 141,9 mio. kr. i 2020-2021, som har reel kasseeffekt, hvis sagen betragtes isoleret. Omplaceringerne vedrører følgende:

• Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tilfører kassen 56,0 mio. kr. fra efterspørgselsstyret indsats. Tilpasningsbehovet skyldes primært COVID-19. Derudover tilføres kassen 8,1 mio. kr. fra projekter vedrørende rehabiliteringsmøder og hjemløse, da forudsætningerne for bevillingerne ikke er opfyldt. Årsagen er, at udgifterne i forbindelse med rehabiliteringsmøderne først afholdes fra 2021 og projektet for hjemløse annulleres, da det var et lovmæssigt krav, at tilskuddet blev modregnet borgerens ydelse.
• Økonomiudvalget nulstiller puljen til merudgifter til forsikrede ledige og tilfører dermed kassen 28,3 mio. kr.
• Sundheds- og Omsorgsudvalget tilfører kassen 15,0 mio. kr. som følge af mindreforbrug til GRUK (Grunduddannelse København). Årsagen til mindreforbruget er, at der på det dimensionerede sosu-elevområde er vigende søgning samt et væsentligt elevfrafald på uddannelsen.
• Økonomiudvalget tilfører kassen 12,5 mio. kr. som følge af mindreforbrug på puljer med finansiering til afledt drift til afsluttede anlægsprojekter.
• Økonomiudvalget fratrækker kassen 0,7 mio. kr. i 2020 og tilfører kassen 9,9 mio. kr. varigt fra 2021 i forbindelse med rettelse af fejl af grundbudget og indtægtskrav på ejendommene Farvergade og Linnesgade.
• Økonomiudvalget tilfører kassen 3,4 mio. kr. vedrørende mindreudgifter til vedligehold som følge af forsinkede anlægsprojekter.
• Øvrige mindre korrektioner der samlet tilfører kassen 9,5 mio. kr.

På baggrund af ovenstående og øvrige effekter indregnet i oktoberprognosen udgør den reelle kasse 994,1 mio. kr. mod 700,0 mio. kr. ved budgetvedtagelsen for 2021.

Konvertering mellem styringsområderne service og finansposter
Udvalgene har mulighed for at søge om budgetomplaceringer mellem styringsområder i de tilfælde, hvor aktiviteterne, midlerne er afsat til, vurderes styringsmæssigt at høre under et andet styringsområde.

Der konverteres 0,2 mio. kr. fra service til finansposter i 2020-2021 i forbindelse med omplacering af budget fra Kultur- og Fritidsudvalget, Socialudvalget samt Sundheds- og Omsorgsudvalget til Økonomiudvalgets finansposter vedrørende afregning af fondsmoms.

Opdatering af forretningscirkulære for indkøb – Godkendelse af indkøb
Forretningscirkulære for indkøb opdateres med præcisering af hvilke forhold, der skal være afdækket, inden der kan foretages hhv. 1. og 2. godkendelse af fakturaer samt fælles governance for prokuragrænser.

Præciseringen af hvilke forhold, der skal være afdækket, før der kan foretages hhv. 1. og 2. godkendelse af fakturaer, følger af en gul revisionsbemærkning, afgivet med den løbende revision for regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2019 (ØU 18/2-2020). Mere konkret præciseres det, at der skal føres kontrol med, at bilag er i overensstemmelse med indgåede aftaler og bemyndigelser, og at de i bilaget nævnte varer, ydelser mv. er leveret.

Herudover indarbejdes fælles governance for prokuragrænser og anvendelse af stedfortrædere i kommunens økonomisystem i cirkulæret, i forlængelse af en gul bemærkning i samme revisionsrapport. Det fastsættes således, at prokuragrænserne skal følge det organisatoriske hierarki, og at det som hovedregel er sideordnede ledere, souschefer eller lignende, der kan anvendes som stedfortrædere. De konkrete prokuragrænser fastsættes i de enkelte forvaltninger således, at regninger, der er væsentligt højere end det normale niveau i de enkelte dele af organisationen, og dermed medfører en større økonomisk risiko for kommunen, sendes videre til godkendelse på et højere niveau. Den fælles governance er implementeret i løbet af 2020.

På baggrund af dette indstilles forretningscirkulære for indkøb opdateret med teksten der fremgår af bilag 5, side 9-10.

Servicemåltal
Udvalgenes servicemåltal reduceres i 2020 med 59,0 mio. kr. som følge af omplaceringerne i bilag 1-4, som angivet i tabel 1 i henhold til principper for tildeling af servicemåltal. Principperne tilsiger, at udvalgenes budget på serviceområdet udgør udvalgets servicemåltal.

De væsentligste bevillingsmæssige ændringer for udvalgenes samlede servicemåltal i denne sag er flg.:

• Teknik- og Miljøudvalgets måltal reduceres med 28,4 mio. kr. som følge af nedjustering af internt lån optaget i august 2020.
• Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tilføres måltal for 20,4 mio. kr. i forbindelse med reperiodisering af eksternt finansierede projekter.
• Sundheds- og Omsorgsudvalgets måltal reduceres med 15,0 mio. kr. som følge af mindreforbrug vedrørende GRUK.

Udskydelse af EM2020 reducerer Kultur- og Fritidsudvalgets måltal med 5,3 mio. kr. som følge af beslutning om udskydelse i budgetvedtagelsen for 2021.

Økonomi

De bevillingsmæssige konsekvenser fremgår af løsningsafsnittet samt bilag 1-4.

Videre proces

Det opdaterede forretningscirkulære for indkøb træder i kraft ved Økonomiudvalgets godkendelse.

Indstillingen forventes behandlet af Borgerrepræsentationen på mødet den 10. december 2020.