Styringsmodel for vedligeholdelse: principper for kategorisering af bygninger

Der skal tages stilling til, om principperne og definitionerne for kategoriseringen af bygninger kan godkendes.

Indstilling og beslutning

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

at principperne og definitionerne for kategoriseringen af bygninger godkendes.

Problemstilling

I dag foretages der ikke planlagt vedligehold af kommunens ejendomme, hvilket har resulteret i et betydeligt vedligeholdelsesefterslæb. Den 8. oktober 2015 godkendte Borgerrepræsentationen indstillingen om en ny styringsmodel for vedligeholdelse. Styringsmodellen skal danne grundlag for en mere hensigtsmæssig udnyttelse af pengene til vedligeholdelse gennem en rettidig vedligeholdelsesindsats, der forhindrer accelererende forfald som ved det nuværende investeringsniveau. Hertil kommer åbenlyse afledte økonomiske effekter i form af indkøbseffektiviseringer, energibesparelser mv. Dette vil være til stor gavn for kommunens brugere og give mere vedligehold for pengene.

Første trin i implementeringen af styringsmodellen er en kategorisering af den ønskede vedligeholdelsesstand for alle bygninger. Jf. indstillingen den 8. oktober 2015 skal principper og definitioner for kategoriseringen forelægges Borgerrepræsentationen til politisk beslutning forud for kategorisering af porteføljen.

Løsning

Københavns Ejendomme (KEjd) har udarbejdet principper og definitioner for kategorisering af Københavns Kommunes bygninger. Kategorisering af den ønskede vedligeholdelsesstand for alle bygninger skal sikre, at kommunens ejendommes stand stemmer overens med både brugerbehov og det ejendomsfaglige behov og vil være et udtryk for kommunens krævede kvalitetsmål på en konkret bygning.

Fremadrettet vil alle bygninger opdeles i kategorierne 1-5. Betegnelsen for kategorierne fremgår af tabel 1. Bygningerne placeres i de respektive kategorier baseret på en ejendomsfaglig vurdering med fokus på totaløkonomi. For hver kategori vil der blive anvendt en kombination af vedligeholdelsesstrategier. Disse vil være udtryk for den vedligeholdelsesindsats, der vil blive prioriteret i forhold til den enkelte bygning. Vedligeholdelsesstrategier er udarbejdet på basis af den europæiske standard EN 13306. Denne standard vil være gældende for opgaveløsningen. Vedligeholdelsesstrategierne er beskrevet i tabel 2.

Tabel 1: Bygningskategorier

Kategori 1	Bygningen fremstår meget velholdt. Strategien er planlagt forebyggende vedligehold samt genopretning af bygningsdele ved levetidsophør. Alle bygningsdele skal fremstå som nye, som velvedligeholdte.
Kategori 2	Bygningen fremstår velholdt. Strategien er planlagt forebyggende vedligehold samt genopretning af bygningsdele ved levetidsophør. Der kan forekomme tegn på vedligeholdsbehov på enkelte bygningsdele.
Kategori 3	Bygningen fremstår velholdt med mindre mangler. Strategien er planlagt forebyggende vedligehold for tekniske installationer og klimaskærm samt genopretning af bygningsdele ved levetidsophør. Der kan forekomme tegn på vedligeholdsbehov på en række bygningsdele.
Kategori 4	Bygningen fremstår med betydelige mangler. Strategien er genopretning ved skade, der hindrer anvendelsen eller ved levetidsophør. Der kan findes skader eller mangler på bygningsdele.
Kategori 5	Bygningen fremstår nedslidt. Strategien er afhjælpende vedligehold. Der kan forekomme svære skader på bygningsdele. Bygningen må ikke udgøre en sikkerhedsrisiko.

Tabel 2: Vedligeholdelsesstrategier

Forebyggende vedligehold	Forebyggende vedligehold er vedligehold, som udføres inden ejendommens ydeevne er på et brugsmæssigt utilfredsstillende stade, eller for at forhindre følgeskader. Denne form for vedligehold omfatter typisk lovpligtige eftersyn og arbejder der udføres med faste intervaller for at forebygge nedslidning eller minimere risikoen for driftsstop eller ulykker.
Genoprettende vedligehold	Genoprettende vedligehold er vedligehold, som medfører et kvalitetsspring, der helt eller delvis bringer ejendommen (eller dele heraf) op på kvalitetsniveau som nybygget. Denne form for vedligehold omfatter typisk samlet renovering og/eller udskiftning af bygningsdele, f.eks. hele tagbelægningen, hele tagfacaden, hele facadeoverfladen, alle vinduer, hele installationssystemet eller væsentlige dele heraf.
Afhjælpende vedligehold	Afhjælpende vedligehold er vedligehold, som udføres for at afhjælpe akut skade eller svigt. Denne form for vedligehold omfatter reparation eller udskiftning af defekte komponenter o. lign.
Renovering	Renovering er i denne sammenhæng tiltag, der går ud over genoprettende vedligehold, f.eks. som følge af udviklingen i den generelle kvalitet for bygninger, nye lovkrav, krav i forvaltningernes funktionsprogrammer, nye behov for installationer med videre. Renoveringsprojekter håndteres som særskilte projekter ved kommunens budgetforhandlinger og er ikke en del af almindelig vedligeholdelsesindsats.

Principperne for kategorisering samt vedligeholdelsesstrategierne har være i høring i koordinationsgruppen for ejendomsdrift, hvor alle forvaltninger er repræsenteret. Der har ikke været bemærkningerne fra forvaltningerne.

Kategoriseringen og det kommende vedligeholdelseseftersyn vil inkludere alle bygninger ejet af Københavns Kommunes på egne grunde indenfor kommunegrænsen.

Økonomi

Sagen har ingen økonomisk konsekvenser.

Videre proces

Ved godkendelse af principper og definitioner for kategoriseringen, placeres alle bygninger, der er inkluderet i styringsmodellen, i én af de fem respektive kategorier på basis af en ejendomsfaglig og totaløkonomisk vurdering foretaget af KEjd. Herefter vil der blive foretaget et uafhængigt vedligeholdelseseftersyn af alle bygningerne. På basis heraf vil der blive udarbejdet vedligeholdelsesplaner. Der vil endvidere blive foretaget en kvalificering af vedligeholdelsesefterslæbet for Københavns Kommunes Ejendomme. Implementering af ny styringsmodel forventes gennemført senest april 2017 med henblik på at danne grundlag for budgetforhandlingerne for 2018.

Mikkel Hemmingsen /Søren Tegen Pedersen

Beslutning

Dagsordenspunkt 7: Styringsmodel for vedligeholdelse: principper for kategorisering af bygninger (2015-0190829)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 1. december 2015

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.