Etablering af Ejendomsenheden, Københavns Ejendomme
Etablering af Ejendomsenheden, Københavns Ejendomme
Økonomiudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde tirsdag den 1. november 2005
J.nr. ØU 464/2005
7. Etablering af Ejendomsenheden, Københavns Ejendomme
INDSTILLING
Økonomiforvaltningen
indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler:
at Borgerrepræsentationen
tager indstillingen til efterretning.
at Borgerrepræsentationen
godkender de budgetmæssige overførsler fra Københavns Ejendomme til Børne- og
Ungdomsudvalget, som er beskrevet i indstillingens økonomiafsnit, idet
rengøringssektionen i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen følger med
dagpasningsområdet over i Børne- og Ungdomsforvaltningen. Overførslerne er
budgetmæssigt udgiftsneutrale for kommunen.
RESUME
Borgerrepræsentationen traf den 11. december 2003
beslutning om at etablere en fælles kommunal ejendomsenhed (BR 589/03).
Økonomiudvalget godkendte på mødet den 1. februar 2005
retningslinjerne for etablering af Ejendomsenheden, herunder afgrænsning af
Ejendomsenhedens opgaver vedr. vedligeholdelse, anlæg mv. Beskrivelser af de
nærmere forhold vedr. Ejendomsenhedens opgaver og virke fremg
år af vedlagte
materialesamling, jf. bilag 1.
I denne indstilling samles der op på etableringen af
Københavns Ejendomme, herunder afgrænsning af ejendomme og opgaver, indførelse
af huslejemodel baseret på standardlejekontrakter, overførsel af
anlægsprojekter, økonomiske rammevilkår for Københavns Ejendomme mv.
SAGSBESKRIVELSE
Borgerrepræsentationen traf den 11. december 2003
beslutning om at etablere en fælles kommunal ejendomsenhed pr. 1. januar 2006 (BR
589/03).
Økonomiudvalget godkendte på mødet den 1. februar 2005
retningslinjerne for etablering af Ejendomsenheden, herunder afgrænsning af
Ejendomsenhedens opgaver vedr. vedligeholdelse, anlæg mv. Beskrivelser af de
nærmere forhold vedr. Ejendomsenhedens opgaver og virke fremgår af vedlagte
materialesamling, jf. bilag 1.
Borgerrepræsentationen besluttede i efteråret 2004 at
ansætte Karen Mosbech som direktør i Ejendomsenheden (BR 421/04). Der blev i
foråret 2005 ansat en række nøglemedarbejdere til at forberede etableringen af
Ejendomsenheden, som har fået navnet Københavns Ejendomme.
Alle berørte medarbejdere er blevet orienteret om
deres fremtidige ansættelsessted.
Arbejdet med etablering af Ejendomsenheden har været
ledet af den nedsatte styregruppe med repræsentation fra alle forvaltninger og
Revisionsdirektoratet. Der har i tilknytning været nedsat en række
arbejdsgrupper, som har understøttet styregruppen i opgaveløsningen. Københavns
Ejendomme har siden foråret 2005 deltaget i dette arbejde.
Københavns Ejendomme
Københavns Ejendomme overtager pr. 1. januar 2006
ejendomme fra forvaltningerne omfattende administrationsbygninger,
institutioner, skoler, fritidshjem og klubber, gymnasier, plejehjem,
kulturbygninger (biblioteker, kulturhuse mv.), brandstationer, tekniske
bygninger under Bygge- og Teknikforvaltningen herunder bygninger der anvendes
af KTK, samt øvrige ejendomme og arealer, der ikke positivt er undtaget.
Københavns Ejendomme vil således overtage ca. 760
ejendomme fra forvaltningerne, jf. tabel 1. Det samlede areal for de overførte
ejendomme er opgjort til ca. 1,4 mio. m2, hvilket svarer til ca. 80 pct. af det
samlede ejendomsareal i Københavns Kommune.
Der mangler fortsat at blive indsamlet data vedr.
ejendomsporteføljen, som Københavns Ejendomme overtager. Pt. mangler der
eksempelvis oplysninger om ejendomsværdi og areal for en lang række ejendomme.
Københavns Ejendomme vil i samarbejde med forvaltningerne løbende
kvalitetssikre og opdatere ejendomsoplysningerne, bl.a. i forbindelse med
udarbejdelse af de nye standardlejekontrakter.
Tabel 1 – Oversigt pr. 15/9 over
ejendomme og lejemål, som overføres til Københavns Ejendomme.
|
Overførte ejendomme |
Ejendomme i alt |
Procent |
Eksterne lejemål |
ØU |
5 |
581 |
8,6 |
4 |
KFU |
335 |
3902 |
85,9 |
42 |
UUU |
158 |
170 |
92,9 |
135 |
SOU |
11 |
13 |
84,6 |
122 |
FAU |
237 |
246 |
96,3 |
361 |
BTU |
14 |
719 |
1,9 |
19 |
MFU |
0 |
31 |
0,0 |
1 |
Total |
760 |
1.627 |
46,7 |
684 |
1) Ejendommene som ikke overføres fra Økonomiforvaltningen omfatter bl.a. arealer tilknyttet metroen samt landarealer uden for kommunen, eksempelvis Kraghavevej.
2) Ejendommene som ikke overføres fra Kultur- og Fritidsforvaltningen omfatter overvejende ejendomme med delte funktioner, dvs. mindre bygninger hvor der fx er tilknyttet græsarealer/veje. Der er igangsat en dialog med Bygge- og Teknikforvaltningen om den fremtidige placering af disse ejendomme.
Der er endvidere en række ejendomme, hvis fremtidige
placering ikke er endeligt afklaret, idet disse ejendomme typisk har delte
funktioner. Det kan fx være en mindre bygning, hvortil der er knyttet et vej-
og græsareal. Der er igangsat en dialog ml. Kultur- og Fritidsforvaltningen og
Bygge- og Teknikforvaltningen om den fremtidige placering af disse ejendomme.
Denne forventes afsluttet inden 1. januar 2006. I tabel 1 er disse ejendomme
derfor ikke overfør
t til Københavns Ejendomme.
Der er også fortsat særskilte drøftelser ml. Bygge- og
Teknikforvaltningen og Miljø- og Forsyningsforvaltningen om placeringen af
nogle ejendomme i forbindelse med udskillelsen af Københavns Energi.
Ud over de kommunale ejendomme vil Københavns
Ejendomme overtage alle opgaver vedrørende administration af
lejemålskontrakter, herunder forvaltningernes lejemålskontrakter hos tredjemand
samt selvejende institutioners 3. parts lejemålskontrakter. På grundlag af
forvaltningernes indberetninger er antallet af eksterne eksterne lejemål
foreløbig opgjort til 684 lejemål.
Som ejer af de kommunale ejendomme overtager
Københavns Ejendomme ansvaret for bygningsvedligeholdelsen med udgangspunkt i
en lejer-udlejermodel, hvor ansvaret for den udvendige vedligeholdelse placeres
hos Københavns Ejendomme (udlejer), mens den indvendige vedligeholdelse fortsat
varetages af forvaltningerne (lejere). Der er dog områder, hvor afgræsningen
ikke går på, om vedligeholdelsen vedrører udvendige eller indvendige forhold,
jf. bilag 1.
De vedligeholdelsesopgaver som overflyttes til Københavns
Ejendomme vedrører bl.a. reparation og vedligehold af bygningernes klimaskærm,
vedligeholdelse af bygningens basisinstallationer, reparation af befæstede
arealer rundt om bygningerne, udvendig bygningsrenhold (fx fjernelse af
graffiti) m.v.
Vedligeholdelsesopgaverne der bliver i forvaltningerne
er bl.a. indvendig bygningsvedligeholdelse (herunder malerbehandling af vægge
og lofter), græsslåning og ukrudtsbekæmpelse udenfor bygningerne,
vedligeholdelse af institutionens legepladser og havemøbler m.v.
Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har i forhold
til de overførte vedligeholdelsesopgaver til Københavns Ejendomme rejst
spørgsmål om overførsel af maskinhuset på Sundbyvang. Denne opgave er foreløbig
ikke er overført til Københavns Ejendomme, ligesom de tilknyttede ressourcer
heller ikke er overført. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og Københavns
Ejendomme vil i fællesskab afklare den fremtidige placering af opgaven.
For administrationsejendommene vil Københavns
Ejendomme både skulle løse opgaver forbundet med udvendig og indvendig
vedligeholdelse. Vedrørende den indvendige vedligeholdelse er midlerne som
udgangspunkt placeret i forvaltningerne, som så kan bestille løsning af de
konkrete vedligeholdelsesopgaver hos Københavns Ejendomme. Københavns Ejendomme
vil herefter træffe beslutning om valg af udfører til de konkrete opgaver.
På rengøringsområdet overføres Rengøringsservice i
Kultur- og Fritidsforvaltningen til Københavns Ejendomme, mens
Rengøringssektionen i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen forbliver sammen
med dagpasningsområdet og overgår til den kommende Børne- og
Ungdomsforvaltningen, der således vil varetage rengøring af både
daginstitutioner og skoler.
Huslejemodel baseret på standardlejekontrakter
Etableringen af Københavns Ejendomme pr. 1. januar
2006 indebærer, at der indføres en huslejemodel for de ejendomme, hvor
ejerskabet overføres.
Københavns Ejendomme vil med indførelse af
huslejemodellen fungere som udlejer, mens forvaltninger, institutioner mv.
fungerer som lejere. Der er i den forbindelse udarbejdet en
standardlejekontrakt, som er godkendt af styregruppen.
Huslejemodellen medfører, at der med udgangspunkt i
principperne i Erhvervslejeloven skal betales husleje af lejerne/brugerne. I
den første fase fra 1. januar 2006 til 31. december 2008 sker lejefastsættelsen
ud fra en beregnet/tilnærmet markedsleje på baggrund af den offentlige
vurdering. På baggrund af erfaringerne med huslejemodellen i første fase
forventes den anden fase at begynde 1. januar 2009, hvor der gås over til
egentlig markedsleje.
Huslejemodellen indeholder følgende elementer:
·
Basishusleje (de rene lejeomkostninger)
·
Vedligeholdels
esbidrag
·
Administrationsbidrag
·
Driftsudgifter, herunder skatter og forbrugsafgifter mv.
Den årlige basishusleje fastsættes med udgangspunkt i
den offentlige vurdering/årsregulering pr. 1.10.2004, idet den beregnes som en
forrentning af denne med en rente på 6 pct.
Vedligeholdelsesbidraget beregnes som en
kvadratmeterpris gange lejemålets opgjorte areal. Kvadratmeterprisen fastsættes
som de permanente vedligeholdelsesmidler, der overføres til Københavns
Ejendomme pr. 1. januar 2006, sat i forhold til det samlede areal for de
ejendomme, som overtages af Københavns Ejendomme.
Administrationsbidraget fastsættes som et fast beløb
pr. kvadratmeter, idet den eksisterende ordning for opkrævning af
administrationsbidrag for administrationsbygningerne under Kultur- og
Fritidsforvaltningen, Ejendomsdrift, dermed udvides til at gælde samtlige
ejendomme omfattet af huslejemodellen.
Udgifter til ejendomsskatter, forbrugsafgifter mv. vil
med indførelse af huslejemodellen blive opkrævet som driftsudgift over
huslejen, idet Københavns Ejendomme foretager betalingen. Da udvalgene allerede
selv afholder disse udgifter i dag, skal udvalgenes budgetter ikke korrigeres,
ligesom såvel stigninger som fald i udvalgenes driftsudgifter finansieres af
udvalgene selv på samme måde som i dag.
Derimod vil udvalgene ved indførelse af
huslejemodellen i udgangssituationen blive kompenseret for de afledte
merudgifter til basishusleje, vedligeholdelses- og administrationsbidrag.
Huslejemodellen vil samlet være udgiftsneutral for Københavns Kommune, idet
Københavns Ejendomme får en modsvarende indtægtsbevilling.
Der er på nuværende tidspunkt ikke fuldt overblik over
samtlige eksisterende huslejebetalinger mellem forvaltningerne indbyrdes og
mellem forvaltninger og tredjemand for de ejendomme, som overføres til
Københavns Ejendomme. Desuden er der en væsentlig del af ejendommene, hvor der
enten ikke foreligger oplysninger om ejendomsvurdering og areal, eller hvor det
er usikkert, om de foreliggende oplysninger er korrekte.
Det vil derfor være nødvendigt at foretage
efterreguleringer af udvalgenes kompensation i forbindelse med den løbende
budgetopfølgning, så det sikres, at den tildelte kompensation svarer til den
faktiske merudgift ved huslejemodellen. Dette betyder bl.a., at det skal
sikres, at huslejekompensationen ved lokaleomflytninger i forbindelse med den
nye forvaltningsstruktur svarer til den faktiske merudgift til husleje.
Ved indførelse af huslejemodellen vil udvalgene frem
over selv skulle finansiere udgiften til basishusleje, vedligeholdelses- og
administrationsbidrag i forbindelse med lokaleudvidelser og ibrugtagning af nye
lejemål blandt de ejendomme, som kommunen råder over pr. 1. januar 2006.
Omvendt vil lokalereduktioner og opsigelse af interne lejemål medføre sparede
udgifter, som vil tilfalde udvalget. Delvis opsigelse af lejemål kan dog kun
ske, såfremt de opsagte lokaler udgør en genudlejelig enhed.
Ved ibrugtagning af nyanlæg kompenseres udvalget for
udgiften til basishusleje, mens der i forbindelse med indgåelse af eksterne/private
lejemål skal ske deponering. Ved deponering vil udvalgene få et rammeløft til
dækning af husleje svarende til en forrentning af det deponerede beløb med
kapitalafkastet på 6 pct. ved interne lejemål. Der foretages ikke deponering i
forbindelse med interne lejemål. Reglerne for deponering er nærmere beskrevet i
materialesamlingen (bilag 1).
Ved beslutning om igangsættelse af anlægsprojekter
skal der i anlægsbevillingen afsættes ressourcer til Københavns Ejendommes
styring af disse, i det omfang Københavns Ejendomme ikke allerede har fået
tilført de fornødne ressourcer i forbindelse med etableringen.
I dag afsættes der fx i Uddannelses- og
Ungdomsforvaltningen og Bygge- og Teknikforvaltningen midler til projektstyring
af den samlede anlægsbevilling. Dette har også været tilfældet i forbindelse
med projektstyring ved gennemførelse Børneplanen. Der er således tale om
videreførelse af et eksisterende princip.
Beløbet til styring af anlægsprojekter i Københavns
Ejendomme vil blive beregnet som en fastsat procentdel af anlægsbevillingen,
idet der tages udgangspunkt i den af Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen
anvendte procentsats på 2,2 pct. af anlægsbevillingen. Da fagforvaltningerne
frem over alene skal varetage bestilleropgaven, vil procentsatsen for den del
af anlægsbevillingen, der skal afsættes til projektstyring i Københavns
Ejendomme være i størrelsesordenen 1,4-2,2 pct. af anlægsbevillingen for alle
nye anlægsbevillinger, der overføres til Københavns Ejendomme efter 1. januar
2006. Der er endnu ikke foretaget en endelig afklaring af den præcise procentsats,
da der hidtil også er anvendt lønmidler fra den almindelige administration til
aflønning af en mindre stab af medarbejdere beskæftiget med anlægsopgaver.
Det skal ved beslutning om igangsættelse af
anlægsprojekter ligeledes sikres, at der er afsat de fornødne ressourcer til
efterfølgende vedligeholdelse. Indstillinger om igangsætning af anlægsprojekter
skal derfor indeholde dels en opgørelse af den beregnede basishusleje samt de
forventede afledte vedligeholdelses- og driftsudgifter, dels en beskrivelse af
hvordan disse vil blive finansieret.
I forbindelse med budgetlægningen for 2007 og arbejdet
med den ny budgetmodel skal der sikres parallelitet mellem budgetmodellens
forudsætninger vedr. regulering af de efterspørgselsstyrede serviceområder og
det i huslejemodellen fastsatte vedligeholdelsesbidrag, således at
vedligeholdelsesniveauet ikke udhules inden for efterspørgselsstyrede
serviceområder i vækst.
For at fastholde vedligeholdelsesniveauet fremadrettet
vil disse vedligeholdelsesmidler frem over blive indregnet i den anvendte
marginalpris til regulering af de efterspørgselsstyrede serviceområder.
Den til enhver tid gældende årlige basishusleje,
vedligeholdelses- og administrationsbidrag reguleres den 1. januar hvert år,
første gang pr. 2007 på grundlag af den generelle pris- og lønfremskrivning i
Københavns Kommune. Reguleringen fastsættes i forbindelse med udarbejdelse af
det kommunale årsbudget. På baggrund af erfaringerne med huslejemodellen i
første fase forventes den anden fase at begynde 1. januar 2009, hvor
huslejemodellen vil overgå til egentlig markedsleje.
Huslejemodellen er nærmere beskrevet i
materialesamlingen (bilag 1).
På trods af at standardlejekontrakten er blevet
tilvejebragt ved en proces, hvor såvel lejers som udlejers interesser er
forsøgt tilgodeset, kan det ikke udelukkes, at der efter indgåelsen af
lejekontrakten vedrørende det enkelte lejemål løbende vil opstå situationer med
uenighed om fortolkning af lejekontrakten.
Såfremt det ikke lykkes Københavns Ejendomme (udlejer)
og forvaltningerne (lejerne) at løse sådanne tvister om lejeaftalens forståelse
i mindelighed, vil stridsspørgsmålet blive håndteret i et tvistløsningsudvalg
bestående af en repræsentant fra hver af aftaleparterne samt en uafhængig 3.
mand, der er formand for tvistløsningsudvalget.
Retningslinjerne for tvistløsningsudvalget er nærmere
beskrevet i materialesamlingen (bilag 1).
Overførsel af anlægsprojekter
Igangværende anlægs- og større vedligeholdelsessager,
hvor der er givet anlægsbevilling, overføres fra fagforvaltningerne til
Københavns Ejendomme pr. 1. januar 2006. Anlægs- og større
vedligeholdelsessager med anlægsbevilling anses for igangværende frem til efter
5 års eftersynets afholdelse.
Overførsel af anlægsprojekter, hvor der ikke er aflagt
regnskab, omfatter både overførsel af bevillinger, aftaler med eksterne parter,
herunder garantier m.v. og projektdokumentation etc., mens overførsel af anlægsprojekter,
hvor der er aflagt regnskab, alene omfatter overførsel af de eksterne aftaler,
dokumentation etc.
Mindre byggesager, som udføres af en selvforvaltende
enhed i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen evt. i samarbejde med et
lokalcenter, og hvor midlerne er forudsat anvendt i 2005, afsluttes i Familie-
og Arbejdsmarkedsforvaltningen, uanset at evt. forsinkelser fører til
afslutning i 2006.
Anlægsprojekter, som er påbegyndt i fagforvaltningerne,
men hvor der ikke er givet anlægsbevilling pr. 1. januar 2006 overføres først til
Københavns Ejendomme i forbindelse med, at der gives anlægsbevilling. Det kan
f.eks. være tilfældet ved indledende projektering, arkitektkonkurrencer og
rådgiverudbud etc. påbegyndt ultimo 2005. Fagforvaltningerne skal dog sikre, at
Københavns Ejendomme inddrages i de relevante byggeudvalg mv. knyttet til disse
sager senest 1. januar 2006.
Overførsel af anlægsbevillingerne sker med det
restbudget, som opgøres ved en stadeopgørelse pr. 1. januar 2006, samt de
forpligtigelser som er knyttet til bevillingerne (opfyldelse af bevillingernes
formål etc.). Blandt de overførte igangværende sager vil der antageligt være
sager, som ikke kan afsluttes, uden at de overførte bevillinger udviser et
mer-/mindreforbrug, med mindre der gives en tillægsbevilling efter sagens
overdragelse eller sker væsentlige ændringer/besparelser i projektet.
Der vil både være tale om sager, hvor
mer-/mindreforbruget skyldes dispositioner før overdragelsen den 1. januar
2006, f.eks. som følge af ekstraarbejder eller beslutninger om projektet
truffet før denne dato, og sager hvor mer-/mindreforbruget skyldes
dispositioner foretaget efter sagernes overdragelse. Hertil kommer, at der i mange
tilfælde vil der være tale om en kombination af årsager, som betyder at det vil
være vanskeligt at placere ansvaret for afvigelserne entydigt på fagforvaltningen
eller Københavns Ejendomme.
Det vil være forbundet med store vanskeligheder, at
foretage en præcis opgørelse af disse mer-/mindreforbrug ved
overdragelsestidspunktet 1. januar 2006, da det i de fleste tilfælde vil
betyde, at opgørelsen skal udarbejdes midt i en projektfase.
Derfor vil stadeopgørelsen pr. 1. januar 2006 blive benyttet
som udgangspunkt for en foreløbig opgørelse af de forventede
mer-/mindreforbrug. På baggrund heraf indgås aftaler mellem fagforvaltningen og
Københavns Ejendomme om sagens videre forløb, herunder om der skal søges
tillægsbevillinger til sager med væsentlige afvigelser eller gennemføres
besparelser.
I forbindelse med aflæggelse af anlægsregnskaber for
overførte skelnes mellem:
·
projekter, hvor der skal aflægges regnskab før 1. januar 2006
·
øvrige projekter, der overføres til Københavns Ejendomme
Ved projekter, hvor der i henhold til
bevillingsreglerne skal aflægges regnskab før 1. januar 2006, overføres
ansvaret for aflæggelse af anlægsregnskaber ikke til Københavns Ejendomme.
Ved anlægsprojekter, hvor 1-års gennemgangen først
afholdes i 3. kvartal af 2005 eller senere overføres ansvaret for
regnskabsforklaring dog fra fagforvaltningerne til Københavns Ejendomme, idet
fagforvaltningerne forpligtiges til at bidrage med alle nødvendige oplysninger
om sagernes økonomi, forløb etc. forud for 1. januar 2006.
Den politiske behandling af indstillinger vedr.
anlægsprojekter, hvor Københavns Ejendomme er involveret, skal ifølge
styrelsesvedtægtens §9 ske i både det relevante fagudvalg og i Kultur- og
Fritidsudvalget, som Københavns Ejendomme hører under.
For at smidiggøre den politiske proces foreslås det,
at fagforvaltningerne så vidt muligt følger en procedure, hvor indstillinger
vedr. anlægsprojekter sendes i høring i Kultur- og Fritidsudvalget, inden
indstillingen forelægges fagudvalget.
Såfremt Kultur- og Fritidsudvalget træffer beslutning
om at delegere udvalgets høringsret til Københavns Ejendomme, vil det være muligt
at smidiggøre processen vedr. indstillinger og anlægsprojekter yderligere.
Dette forudsætter dog, at det er klart beskrevet, hvornår Københavns Ejendomme
har kompetence, og hvornår sagerne skal forelægges Kultur- og
Fritidsudvalget.
Når Borgerrepræsentationen har vedtaget en
anlægsbevilling, flyttes denne fra fagudvalget til Københavns Ejendomme, som
dermed overtager ansvaret for projektet. I forbindelse med større
anlægsprojekter er det almindeligt, at der til gennemførelse af projektet
ansættes nogle medarbejdere i tidsbegrænsede stillinger.
Disse projektansatte me
darbejdere vil ud over selve
lønudgiften medføre en række afledte omkostninger dels til kontorhold,
kursusafgifter og efteruddannelse, kantinedrift, mv., dels til administrative
støttefunktioner (bogføring, personale og IT-service). De afledte omkostninger
dækkes gennem beregning af overhead.
Fremadrettet vil overhead ved anlægsprojekter indgå i
den fastsatte procentsats af anlægsbevillingen, som overføres til Københavns
Ejendomme til projektstyring.
Driftsaftaler
I dag varetages en række vedligeholdelsesopgaver på
institutionerne af medarbejdere, fx viceværter, gårdmænd mv., som udfører
vedligeholdelsesopgaver, der kan henføres til såvel fagforvaltningen som
Københavns Ejendomme. Hvis hovedparten af medarbejderens opgaver overføres til Københavns
Ejendomme, vil medarbejderen som udgangspunkt også skulle overføres til Københavns
Ejendomme.
Da de decentralt ansatte medarbejdere langt
overvejende udfører arbejdsopgaver, som ikke overføres til Københavns
Ejendomme, skal medarbejderne således ikke overføres. I stedet skal der på
konkrete områder indgås aftaler mellem fagforvaltningen og Københavns Ejendomme,
således at medarbejderen på afgrænsede områder kan løse opgaver for både
fagforvaltningen/den enkelte institution og Københavns Ejendomme.
Der er som tillæg til standardlejekontrakten
udarbejdet en skabelon for indgåelse af disse driftsaftaler, som regulerer
hvilke vedligeholdelsesopgaver og lignende, som de decentralt ansatte medarbejdere
har ansvaret for at udføre på vegne af Københavns Ejendomme og omvendt.
Lokalisering
Københavns Ejendommes fremtidige lokalisering afklares
i forbindelse med de lokalemæssige ændringer som følger af den ny
forvaltningsstruktur i kommunen. Det forventes at Københavns Ejendommes
fremtidige placering er i ejendommen Hans Nansens Gård.
De økonomiske rammevilkår for Københavns Ejendomme
De økonomiske rammevilkår for Københavns Ejendomme
fastlægges i samarbejde mellem Københavns Ejendomme, Kultur- og Fritidsforvaltningen
og Økonomiforvaltningen. Det drejer sig om konkretisering af
effektiviseringspotentiale, udarbejdelse af resultatkontrakt samt
åbningsbalance.
Resultatkontrakt
Københavns Ejendomme er en kontraktstyret enhed under
Kultur- og Fritidsudvalget, hvorfor der skal udarbejdes en resultatkontrakt
mellem Københavns Ejendomme og Kultur- og Fritidsudvalget, som indeholder
centrale mål for Københavns Ejendomme og konkretisering af
effektiviseringspotentialet. Det fremgår af beslutningsgrundlaget for etableringen
af ejendomsenheden, at effektiviseringsgevinster anvendes til indhentning af
vedligeholdelsesefterslæbet på kommunens ejendomme (BR 589/03).
Der udarbejdes inden 1. januar 2006 målbare
resultatkrav for Københavns Ejendomme, som indeholder en konkretisering af
effektiviseringspotentialet inden for følgende områder:
·
Øget vedligeholdelse pr. anvendt kr.
·
Øget produktivitet i opgaveløsningen
·
Minimering af antallet af ledige kommunale ejendomme
(tomgangsleje)
·
Effektiv styring og udvikling af
ejendomsporteføljen
·
Høj brugertilfredshed
Da 2006 er et etableringsår for Københavns Ejendomme,
vil det på nogle områder være vanskeligt at opstille målbare resultatkrav for
aktiviteterne i 2006.
Resultatkravene til Københavns Ejendomme vil efter Borgerrepræsentationens
godkendelse blive indarbejdet i resultatkontrakten mellem Københavns Ejendomme
og Kultur- og Fritidsudvalget.
Åbningsbalance
Københavns Ejendomme forventes at starte ud med
samlede anlægsaktiver for ca. 14 mia. kr. I åbningsbalancen indgår der endvidere
finansielle aktiver og passiver samt hensatte forpligtelser. De finansielle
aktiver og passiver kan først opgøres når regnskabet for 2005 er kendt, men det
forventes, at de finansielle aktiver og passiver ikke vil påvirke den
samlede balance væsentligt. Endvidere kan størrelsen af den
pensionsforpligtelse, der skal henføres til Ejendomsenheden først opgøres, når
de endelige personaleoplysninger for Københavns Ejendomme foreligger.
Københavns Ejendomme forventes at få en årlig
omsætning på ca. 280 mio. kr. eksklusiv huslejebetalingerne som følge af
huslejemodellen. Københavns Ejendomme vil ved etableringen overtage samlet ca.
359 årsværk fra fagforvaltningerne.
ØKONOMI
Københavns Ejendomme har med vedtagelsen af budget
2006 fået overført vedligeholdelsesmidler, lønmidler og overhead fra
fagforvaltningernes budgetter til varetagelse af de opgaver, som overgår til
Københavns Ejendomme pr. 1. januar 2006.
Den budgetmæssige regulering af udvalgenes rammer er
sket i forslaget til budget 2006 med udgangspunkt i den indstilling om
retningslinjerne for ejendomsenhedens etablering, som Økonomiudvalget godkendte
på mødet den 1. februar 2005 (ØU 418/04).
Vedligeholdelsesmidlerne, som overføres til
Ejendomsenheden, er således opgjort på baggrund af et gennemsnit af udvalgenes
vedligeholdelsesforbrug i 2002 og 2003, idet vedligeholdelsesmidlerne
efterfølgende er pl-fremskrevet. Denne pl-fremskrivning er dog korrigeret, idet
der for 2003-2005 er fratrukket en procentdel svarende til omstillingsbidragets
forholdsmæssige andel det samlede rammebelagte område.
De overførte vedligeholdelsesmidler til Københavns
Ejendomme dækker udvendig vedligeholdelse mv. og udgør 190 mio. kr. ud af de
samlede vedligeholdelsesmidler på 428 mio. kr., eksklusiv midlertidige vedligeholdelsesmidler,
der er afsat i forbindelse med tidligere budgetvedtagelser. Der er således
overført ca. 44 pct. af de samlede vedligeholdelsesmidler til Københavns
Ejendomme.
Ovenstående opgørelsesmetode er fastlagt ud fra de
retningslinjer for opgørelse af vedligeholdelsesmidler, som
Borgerrepræsentationen godkendte i forbindelse med beslutningen om etablering
af Ejendomsenheden (BR 589/03). Det fremgår således af indstillingen:
"Midler til udvendig vedligeholdelse afsættes fra
udvalgenes budgetter med udgangspunkt i udvalgenes udgifter i regnskabsårene
2001-2003 med korrektion for særlige bevillinger til afholdelse af
vedligeholdelsesudgifter afsat i forbindelse med budgetaftaler."
Det blev efterfølgende konstateret, at der som følge
af afviklingen af bydelsforsøgene i 2001 var en række opgørelsesmæssige
problemer vedr. dette år, hvorfor det blev besluttet at udelade 2001 i
opgørelsen.
Den valgte opgørelsesmetode for overførsel af
vedligeholdelsesmidlerne betyder imidlertid, at overførslen af vedligeholdelsesmidler
til Københavns Ejendomme kan have økonomiske konsekvenser i fagudvalgene, idet
omfang det faktisk opgjorte forbrug i 2002 og 2003 – fremskrevet med en
procentsats, hvor pl-fremskrivningen er justeret for den forholdsmæssige andel
af omstillingsbidraget – afviger fra det eksisterende budget. Såfremt det
eksisterende vedligeholdelsesbudget i fagudvalgene i dag er mindre end den
opgjorte overførsel, vil det således være nødvendigt for fagfagudvalgene at
foretage kompenserende besparelser i budget 2006 i form af en intern
omfordeling for at tilvejebringe de vedligeholdelsesmidler, som skal overføres
til Københavns Ejendomme. Dette vil eksempelvis være tilfældet, hvis der er
foretaget større besparelser i vedligeholdelsesbudgettet
end den forholdsmæssige
andel af omstillingsbidraget, ellers hvis forbruget i 2002 og 2003 har været
ekstraordinært højt. Omvendt vil et vedligeholdelsesbudget, der i dag er større
end den opgjorte overførsel, betyde, at fagudvalgene vil have frigjorte
vedligeholdelsesmidler.
Fagforvaltningerne har i styregruppen vedr. etablering
af Ejendomsenheden gjort opmærksom på denne problemstilling og de mulige
økonomiske konsekvenser. Konkret har Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen
opgjort, at der mangler budgetmæssig dækning for de overførte
vedligeholdelsesmidler på ca. 4 mio. kr. Beløbet kan bl.a. henføres til
udskiftning af vinduer på Social- og Sundhedsskolen, der pr. 1. januar 2002
overgik fra Sundheds- og Omsorgsudvalget til Uddannelses- og Ungdomsudvalget. I
den forbindelse blev der overført et mindreforbrug på 5,8 mio. kr. fra
Sundheds- og Omsorgsudvalgets regnskab 2001 til Uddannelses- og Ungdomsudvalgets
budget i 2002.
Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har i forlængelse
heraf rettet henvendelse til Revisionsdirektoratet med anmodning om korrektion
af de overførte vedligeholdelsesmidler, da det er Revisionsdirektoratet, som
har gennemført kvalitetssikring af opgørelserne vedr. overførsel af
vedligeholdelsesmidler til Københavns Ejendomme.
Revisionsdirektoratet har behandlet henvendelsen og
konkluderet, at der på grundlag af den fastlagte opgørelsesmetode ikke
foreligger oplysninger, som godtgør en ændring i de overførte
vedligeholdelsesmidler. Driftsbevillingen til udskiftning af vinduer på Social-
og Sundhedsskolen var således givet som en overførsel af opsparede
vedligeholdelsesmidler og ikke som ekstraordinære vedligeholdelsesmidler afsat
i forbindelse med en budgetaftale.
Der er løbende foretaget korrektioner af de overførte
beløb på baggrund af Revisionsdirektoratets kvalitetssikring af overførte
vedligeholdelsesbeløb, opgørelse af faktiske lønudgifter mv. Den budgetmæssige
regulering af udvalgenes rammer fremgår af tabel 2.
Tabel 2 – Budgetmæssig regulering
af udvalgenes rammer ved etablering af Københavns Ejendomme.
06-pl |
ØU |
UUU |
FAU |
SOU |
KFU |
BTU |
MFU |
KEjd |
Vedligeholdelsesmidler |
-80 |
-80.378 |
-61.636 |
-22.552 |
-49.958 |
-2.134 |
0 |
216.737 |
Lønmidler |
0 |
-6.676 |
-6.940 |
-1.672 |
-37.185 |
-76 |
0 |
52.549 |
Overhead |
0 |
-2.773 |
-3.372 |
-111 |
-8.634 |
-12 |
0 |
14.902 |
Samlet |
-80 |
-89.827 |
-71.947 |
-24.336 |
-95.777 |
-2.221 |
0 |
284.188 |
Københavns Ejendomme har til dækning af udgifterne ved
drift af rengøringsvirksomheden fået en indtægtsbevilling på 75.751 t. kr.,
således at rengøringsvirksomheden er budgetmæssig udgiftsneutral. Københavns
Ejendomme skal i den forbindelse kunne adskille rengøringsvirksomheden
regnskabsmæssigt fra den øvrige virksomhed.
Da Rengøringssektionen i Familie- og
Arbejdsmarkedsforvaltningen overføres til Børne- og Ungdomsforvaltningen i
stedet for Københavns Ejendomme, nedjusteres såvel udgifts- som
indtægtsbevillingen for rengøringsvirksomheden i Københavns Ejendomme med
23.041 t. kr. (funktion 6.50.1), idet Børne- og Ungdomsforvaltningens budget
vil blive opjusteret tilsvarende (administration, funktion 6.50.1). Desuden vil
der blive overført 1.527 t. kr. i overhead vedr. rengøringssektionen fra Københavns
Ejendomme (funktion 6.50.1) til den ny Børne- og Ungdomsforvaltning
(administration, funktion 6.50.1).
Det er i forbindelse med vedtagelse af budgettet for
2006 besluttet, at der i 2006 afsættes ekstra 50 mio. kr. til vedligeholdelse
af kommunens ejendomme, og at der fra 2005 samtidig overføres 10,4 mio. af
tidligere afsatte budgetmidler til Københavns Ejendommes
bygningsvedligeholdelse i 2006.
Overførsel af anlægsbevillinger for de igangværende
anlægsprojekter, der overføres til Københavns Ejendomme pr. 1. januar 2006,
sker som en del af overførselssagen i november 2005 på baggrund af de
stadeopgørelser, som forvaltningerne har udarbejdet. De overførte
anlægsbevillinger vil blive efterreguleret i forhold til det faktiske forbrug,
når regnskabet for 2005 er afsluttet.
Indførelse af huslejemodellen betyder, at
forvaltningerne frem over skal afholde en huslejeudgift, som de ikke
hidtil har afholdt. Udvalgene kompenseres for denne merudgift, som samlet vil
være udgiftsneutral for kommun
en, idet Købehavns Ejendomme tildeles en
modsvarende indtægtsbevilling.
Korrektionerne vedr. huslejemodellen i budget 2006
omfatter alene de ejendomme, som overføres til Københavns Ejendomme pr. 1.
januar 2006, hvor forvaltningerne har oplyst, at ejendommen benyttes af
forvaltningen selv. Det betyder, at de ejendomme som overføres til Københavns
Ejendomme, hvor ejendommen i dag benyttes helt eller delvist af en anden
forvaltning eller af tredjemand ikke indgår i den beregnede korrektion.
Kompensation herfor vil ske i takt med udformningen af de konkrete
lejekontrakter baseret på fordelingstal for ejendommen. Foreløbig er udvalgenes
samlede kompensationsbeløb vedr. huslejemodellen således opgjort til ca. 308
mio. kr.
Ovenstående afgrænsning er valgt, da samtlige
eksisterende huslejebetalinger mellem forvaltningerne indbyrdes og med
tredjemand endnu ikke er opgjort. Desuden er der en væsentlig del af
ejendommene, hvor der enten ikke foreligger oplysninger om ejendomsvurdering
og/eller areal, eller hvor det er usikkert, om de foreliggende oplysninger er
korrekte.
Derfor vil der i den løbende
budgetopfølgning skulle foretages efterreguleringer af den til udvalgene
tildelte kompensation i takt med at oplysningerne kvalitetsikres, så
det sikres, at den tildelte kompensation svarer til den faktiske merudgift ved
huslejemodellen.
Forvaltningernes udgifter til ejendomsskatter og
forbrug af el, vand og varme er ikke overført til Københavns Ejendomme, hvorfor
udvalgene ikke skal kompenseres herfor. Da Københavns Ejendomme frem over skal
afholde udgifterne til ejendomsskat samt forbrug i det omfang, det ikke er
muligt at henføre forbruget til den enkelte lejer, vil lejerne blive opkrævet
herfor over huslejen.
MILJØVURDERING
Der er ikke foretaget en miljøvurdering af
indstillingen, da sagstypen ikke er omfattet af Økonomiforvaltningens
positivliste over sager, der skal miljøvurderes.
ANDRE KONSEKVENSER
-
HØRING
Indstillingen har været drøftet i styregruppen vedr.
Ejendomsenheden på møder den 26. september og 13. oktober.
BILAG
1. Materialesamling vedr.
Københavns Ejendomme.
Bjarne Winge
/ Henrik
Plougmann Olsen