Godkendelse af behandling af personoplysninger i Borgerrepræsantationens Sekretariats administrationsmodul for oplysninger vedrørende Borgerrepræsentationens medlemmer og medlemmer af kommunale hverv

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 1. november 2005

 

 

 

J.nr.             ØU 453/2005

 

 

5.                   Godkendelse af behandling af personoplysninger i Borgerrepræsantationens Sekretariats administrationsmodul for oplysninger vedrørende Borgerrepræsentationens medlemmer og medlemmer af kommunale hverv

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller

at Økonomiudvalget godkender, at der sker behandling af personoplysninger i forbindelse med Borgerrepræsentations Sekretariats oprettelse af et administrationsmodul for oplysninger om Borgerrepræsentationens medlemmer og medlemmer af kommunale hverv.

 

RESUME

Efter persondataloven skal der ske anmeldelse til Datatilsynet inden iværksættelse af en behandling af personoplysninger, som foretage s af den offentlige forvaltning.

Det fremgår af sikkerhedsregulativets § 47, stk. 2, at beslutning om behandling af personoplysninger, der vedrører flere forvaltninger, skal træffes af Økonomiudvalget. Økonomiudvalgets godkendelse skal derfor indhentes, inden der kan ske anmeldelse til Datatilsynet vedrørende oprettelsen af et nyt administrationsmodul for behandling af personoplysninger om Borgerrepræsentationens medlemmer og øvrige medlemmer af kommunale hverv.

 

SAGSBESKRIVELSE

I henhold til kap. 12 i persondataloven skal der foretages anmeldelse til Datatilsynet forinden iværksættelse af behandling af personoplysninger.

 

Anmeldelsesordningen tjener to hovedformål:

• Anmeldelserne giver Datatilsynet mulighed for at sikre den fornødne kontrol ved behandlingerne af personoplysninger

• Der skabes åbenhed om behandlingerne, da Datatilsynet skal føre en fortegnelse over de anmeldte behandlinger

Det følger af sikkerhedsregulativets § 47, stk 2, at beslutning om behandling af personoplysninger, der vedrører flere forvaltninger, skal træffes af Økonomiudvalget. Økonomiudvalgets godkendelse skal derfor indhentes, inden der kan ske anmeldelse til Datatilsynet.

Hidtil har oplysninger om Borgerrepræsentations medlemmer og øvrige medlemmer af kommunale hverv ligget i forskellige databaser, hvilket rent administrativt har krævet, at samme oplysninger har skullet indtastes og opdateres flere steder.

Formålet med oprettelsen af et administrationsmodul er at samle behandlingen af disse oplysninger for dermed at opbygge et samlet administrationssystem. Systemet vil betyde en effektivisering i forhold til opdatering af stamdata, idet oplysninger fremover kun skal indtastes ét sted, ligesom systemet vil lette forvaltningens arbejde i forhold til opgaveløsningen og sikre konsistens i oplysningerne. Administrationsmodulet vil således medvirke til at reducere antallet af fejlkilder. Dertil kommer, at administrationsmodulet vil sikre, at relevante opdaterede data bliver tilgængelige så hurtigt som muligt.

Det nye administrationsmodul vil ikke indeholde nye oplysninger i forhold til, hvad man allerede registrerer i dag til brug for forvaltningens arbejde. Anmeldelsen til Datatilsynet er dog påkrævet, idet der med administrationsmodulet oprettes et nyt system til behandling af personoplysninger.

For en uddybning af behandlingens omfang og karakter henvises til vedlagte udkast til anmeldelse, som – forudsat Økonomiudvalgets godkendelse af denne indstilling – vil blive sendt til Datatilsynet i henhold til persondatalovens § 43 og 45.

 

ØKONOMI

Udgifterne til etablering og drift afholdes inden for Borgerrepræsentations Sekretariatets budget.

 

MILJØVURDERING

-

ANDRE KONSEKVENSER

-

HØRING

-

BILAG

 Udkast til anmeldelse til Datatilsynet

 

 

Bjarne Winge                    /

Flemming Dubgaard Hansen