HR-redegørelse for Københavns Kommune 2005

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 1. november 2005

 

 

 

J.nr.             ØU 449/2005

 

 

1.                   HR-redegørelse for Københavns Kommune 2005

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget godkender og indstiller, at Borgerrepræsentationen:

·          tager HR-redegørelsen for 2005 til efterretning, og

·          tilslutter sig, at de administrerende direktører hver for sig iværksætter opfølgende aktiviteter indenfor områderne

o       MUS/GRUS og medarbejderudviklingsplaner,

o       kvindeandelen i kommunens øverste ledelse

o       og ny løn som ledelsesredskab.

 

RESUME

Med denne redegørelse gives for første gang et samlet overblik over de gældende tværgående politikker og målsætninger indenfor HR-området og over de centrale målinger af forvaltningsresultaterne relateret til disse. Hermed er udviklet et redskab, der gør Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen i stand til at følge udviklingen.

 

Redegørelsen kan samtidig hjælpe forvaltningerne til at finde frem til områder, hvor de kan hente inspiration fra andre forvaltninger, der har opnået gode resultater.

 

Med dette års redegørelse peges der på enkelte problemstillinger, som optræder i alle forvaltningerne. De administrerende direktører har drøftet disse med henblik på at iværksætte opfølgende aktiviteter i forvaltningerne. Det drejer sig om områderne MUS/GRUS og medarbejderudviklingsplaner, kvindeandelen i kommunens øverste ledelse og ny løn som ledelsesredskab.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

I forbindelse med forelæggelsen af det personalepolitiske regnskab for 2003 besluttede Økonomiudvalget, at der fremover skal gives en samlet redegørelse for forvaltningernes indsatser indenfor HR-området.

 

Med denne første redegørelse er der skabt et samlet overblik over de gældende tværgående politikker og målsætninger indenfor HR-området og over de centrale målinger af forvaltningsresultaterne relateret til disse.

 

Formålene med redegørelsen er flere:

1.      At give Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen en struktureret og samlet information om HR-området vedrørende forvaltningerne og sikre, at denne er så fyldestgørende og af så god kvalitet, som det aktuelt er teknisk muligt.

2.      At gøre forvaltningernes afrapporteringer om HR-området systematiske og planlagte.

3.      At give Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen mulighed for at foretage en samlet og løbende vurdering af HR-indsatserne i kommunen.

 

Redegørelsens udformning

Redegørelsen er opdelt i en række emner, som forvaltningerne vurderer dækker HR-området.

1.      Rekruttering, fastholdelse og afvikling

2.      Kompetenceudvikling

3.      Arbejdsmiljø

4.      Mangfoldighed

5.      Løn

6.      Socialt ansvar

7.      Andre tiltag på HR-området.

 

For hvert emne rummer redegørelsen følgende oplysninger:

-         De fælles vedtagne politikker og målsætninger. Disse findes i forskellige vedtagelser fra Borgerrepræsentationen, f.eks. kommunens personalepolitik, ligestillingspolitikkerne og værdigrundlaget.

-         Evt. vedtagne fælles mål for en given fælles politik.

-         Aktuelle målinger, der kan belyse en given politik eller målsætning.

 

Forvaltningernes egne politikker, resultater og indsatser er ikke medtaget i denne redegørelse, men forventes indarbejdet fra og med næste redegørelse. 

 

Under de to emner: '1. Rekruttering, fastholdelse og afvikling' samt '6. Socialt ansvar' eksisterer der ingen fælles politikker. Derfor er der ikke anført mål og målinger på disse områder. Der kan dog eksistere forvaltningsspecifikke politikker, foregå aktiviteter og foretages målinger under disse emner i forvaltningerne. Endvidere må aktiviteter indenfor de øvrige emner forventes have betydning for emne 1 og 6.

 

De tværgående politikker, målsætninger og målinger

I forvaltningerne foregår aktiviteter og målinger i relation til de tværgående politikker og målsætninger i vid udstrækning decentralt i forvaltningernes enheder. Det er en følge af decentraliseringen og indførelsen af værdibaseret ledelse i Københavns Kommune. Graden af decentralisering og måden, der arbejdes med HR-området fra centralt hold i de enkelte forvaltninger, afspejler, at der arbejdes ud fra forskellige styringsfilosofier. Filosofier, som tager udgangspunkt i, at der er forskellige forhold i forvaltningerne. Ud over værdibaseret ledelse, de 10 fokusområder for ledelse og decentralisering eksisterer der ikke en fælles styringsfilosofi for HR-området i kommunen. Det er op til forvaltningerne på selvvalgt, relevant måde at arbejde for at fremme de fælles politikker og målsætninger.

 

Økonomiforvaltningen foretager en række fælles forvaltningsopdelte målinger, som forvaltningerne beny tter til at følge udviklingen. Der foretages som følge heraf kun et begrænset antal supplerende forvaltningsdækkende målinger i de enkelte forvaltninger jfr. de fælles politikker. Der, hvor forvaltningerne har foretaget supplerende forvaltningsdækkende målinger, er disse medtaget i redegørelsens sidste afsnit. Evt. målinger på decentralt niveau – i de enkelte (kontrakt-)institutioner – fremgår ikke.

 

Forvaltningsinterne politikker, målsætninger og målinger

Ud over de tværgående politikker eksisterer der forvaltningsinterne politikker, aktiviteter og målinger på HR-området.

 

I lyset af strukturreformen og opbygningen af nye forvaltninger med dertil hørende nye ledelsesgrundlag på HR-området er det fravalgt i dette års redegørelse at beskrive de gældende forvaltningsinterne politikker, aktiviteter og målinger. Det er intentionen, at disse medtages i redegørelsen for de kommende år vedrørende de nye forvaltninger.

 

 

 

Konklusioner og opfølgning

Som et afsæt for det videre arbejde med at udvikle kommunen som en attraktiv arbejdsplads er der nu skabt et samlet overblik over, hvilke fælles politikker og målsætninger der eksisterer indenfor HR-området. Samtidig er det blevet tydeliggjort, hvilke centrale målinger der foretages, og hvilke resultater der eksisterer i forvaltningerne.

 

Det giver et godt afsæt for kommende indsatser indenfor området i de nye forvaltninger. I de nye forvaltninger skal der etableres nye grundlag for HR-området i form af forvaltningsspecifikke politikker, mål og målinger samt iværksættelse af indsatser. Oversigten kan hjælpe forvaltningerne til finde frem til områder, hvor de kan hente inspiration fra andre forvaltninger, der har opnået gode resultater.

 

HR-redegørelsen for 2006 vil indeholde oplysninger om de forvaltningsspecifikke politikker, mål og målinger samt evt. indsatser indenfor området.

 

Dette års redegørelse peger dog på enkelte problemstillinger, som optræder i alle forvaltningerne.

 

MUS, GRUS og medarbejder-udviklingsplaner

Redegørelsen viser, at kommunens fælles mål om, at alle medarbejdere hvert år skal have tilbudt MUS eller GRUS og være omfattet af en udviklingsplan, langt fra er opfyldt.

 

Kvindeandelen i kommunens øverste ledelse

Andelen af kvinder på det øverste lederniveau er 17 % for hele Kommunen i 2005. Skal denne andel løftes i de kommende år sker det næppe uden en indsats med henblik på at udvikle rekrutteringsgrundlaget.

 

Den lokale løndannelse

Ny løn udgør i dag et væsentligt ledelsesredskab. Imidlertid peger redegørelsen på, at der er meget lav tilfredshed med den lokale løndannelse på kommunens arbejdspladser (gnsn. 1,8 på skala fra 0-5).

 

Kredsen af administrerende direktører har drøftet disse problemstillinger med henblik på at iværksætte opfølgende aktiviteter i forvaltningerne.

 

Sammenhæng til andre redegørelser og målinger

Ud over den årlige HR-redegørelse foretages der en række andre opgørelser på HR-området.

 

Ifølge lovgivningen skal Kommunen hver andet år overfor borgerne redegøre for politikker og resultater med hensyn til ligestilling mellem mænd og kvinder i Kommunen. Resultaterne herfra anvendes i den årlige HR-redegørelse.

 

Hver andet år udarbejdes en statistik over medarbejdere med anden etnisk baggrund end dansk og et personalepolitisk regnskab. Den årlige HR-redegørelse trækker på data herfra.

 

Det er intentionen at fortsætte med at udarbejde det personalepolitiske regnskab, idet den årlige HR-redegørelse og det personalepolitisk regnskab har hver sit formål.

 

Formålet med det personalepolitiske regnskab er at foretage en bred screening af HR-området med henblik på at afdække eventuelle problemstillinger og dermed lægge op til debat og initiativer på tværs i kommunen og/eller i de enkelte forvaltninger.

 

Formålet med HR-redegørelsen er at give Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen et overblik over forvaltningernes resultater jfr. de fælles politikker og målsætninger.

 

Baggrund og proces for redegørelsen

Af Økonomiforvaltningens indstilling af 19. august 2003 til Økonomiudvalget om det personalepolitiske regnskab 2003 fremgik, at Økonomiforvaltningen fremover ville udarbejde en årlig samlet redegørelse til Økonomiudvalget om forvaltningernes indsatser indenfor HR-området.

 

Med henblik på dette har en arbejdsgruppe med repræsentanter fra forvaltningerne og fagkontorer i Økonomiforvaltningen drøftet indhold og udformning af en sådan redegørelse. På den baggrund har Økonomiforvaltningen udarbejdet en skabelon for forvaltningernes redegørelser, som har været forelagt kredsen af personalechefer og de administrerende direktører.

 

Udkastet til skabelon har været fremsendt til høring hos Københavns og Frederiksbergs Fællesrepræsentation.

 

Efter vedtagelsen af skabelonen har Økonomiforvaltningen udfyldt den med de fælles politikker og de målinger, som kan trækkes fra centrale databaser eller statistikker.

 

Herefter har forvaltningerne suppleret med oplysninger om eventuelt egne målinger i forhold til de fælles politikker.

 

Endelig har kredsen af administrerende direktører drøftet indholdet i redegørelsen med henblik på opfølgning.

 

ØKONOMI

De initiativer, den enkelte forvaltning måtte finde nødvendig at igangsætte som opfølgning på HR-redegørelsen 2005, afholdes indenfor egne budgetrammer.

 

MILJØVURDERING

-

ANDRE KONSEKVENSER

-

HØRING

-

BILAG

1.      Redegørelse for forvaltningernes resultater jfr. fælles politikker for Københavns Kommune

2.      Supplerende oplysninger fra forvaltningerne vedr. resultater jfr. kommunens fælles politikker

 

 

Bjarne Winge    /

                                                                                       Hans Simmelkjær