Beslutning om intervaller for Københavns Kommunes tværgående trivselsundersøgelser

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at Københavns Kommunes trivselsundersøgelse fremadrettet gennemføres hvert tredje år.

Problemstilling

Kommunerne er jf. ”Aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne” mellem Kommunernes Landsforening (KL) og Forhandlingsfællesskabet forpligtede til mindst hvert tredje år at foretage målinger af medarbejdernes tilfredshed og trivsel, herunder det psykiske arbejdsmiljø.

I 2006 besluttede Borgerrepræsentationen (BR) (432/06 om forbedring af det psykiske arbejdsmiljø i Københavns Kommune), at der mindst hvert andet år skal gennemføres trivselsmålinger på alle arbejdspladser i Københavns Kommune (KK), som skal udmunde i konkrete handleplaner. Baggrunden for BR-beslutningen om at gennemføre trivselsmålinger mindst hvert andet år var et ønske om at undersøge og forbedre det psykiske arbejdsmiljø.

Da det er BR, der har besluttet, at trivselsundersøgelser (TU) skal gennemføres hvert andet år, og idet der lægges op til at ændre denne beslutning, skal BR tage stilling til sagen. Hvis indstillingen om at gennemføre undersøgelsen hvert tredje år godkendes, lever KK fortsat op til aftalen om trivsel og sundhed på arbejdspladserne.

I forbindelse med regelforenklings- og afbureaukratiseringsprojektet har Sundheds om omsorgsudvalget (SOU) i december 2022 peget på, at reglen om, at KK mindst hvert andet år skal gennemføre trivselsmålinger med fordel kunne afskaffes.

Forslaget herom har været drøftet i kredsen af administrerende direktører, hvor der var opbakning til, at TU kunne gennemføres hvert tredje år. Samtidig har flere forvaltninger tilkendegivet, at de selv vil gennemføre undersøgelser med et hyppigere interval, hvis perioden ændres fra to til tre år.

I perioden 2008-2023 har KK gennemført tværgående trivselsundersøgelser ca. hvert andet år og i alt otte gange. Senest blev ca. 39.000 ansatte i foråret 2023 inviteret til at deltage i undersøgelsen. Formålet med TU er at undersøge, hvordan de ansatte oplever deres psykiske og fysiske arbejdsmiljø, sundhed og sygefravær samt krænkende adfærd. Resultaterne fra undersøgelsen bruges som afsæt for videre drøftelser på arbejdspladserne om trivsel og tilfredshed og som grundlag for at udarbejde Arbejdspladsvurdering (APV) og handleplaner. TU er derfor også et vigtigt redskab til at fastholde og tiltrække medarbejdere.

Fra nogle arbejdspladser har oplevelsen været, at der bruges meget tid på TU. Der er et ønske om bedre balance mellem den tid, der bruges til forberedelse, gennemførsel og opfølgning på undersøgelsen og den relevans, resultaterne har for arbejdspladsens og de ansattes arbejdsmiljø og trivsel.

En arbejdsgruppe under Det Centrale Samarbejdsorgan (CSO) har drøftet, hvordan man kan finde de bedst mulige fælles løsninger for TU på alle arbejdspladser. Arbejdsgruppen har givet en række anbefalinger til undersøgelsen, herunder om spørgeramme, afrapportering, hyppighed og opfølgning.

Spørgsmålet om hyppighed for TU har direkte sammenhæng til ressourceforbruget på undersøgelsen, og særligt i velfærdsforvaltningerne opleves TU på nogle arbejdspladser at tage tid fra kerneopgaven. Arbejdsgruppen er enige om, at det stadig er vigtigt med en fælles undersøgelse på tværs af KK.

Løsning

Arbejdsgruppen under CSO har drøftet, hvor hyppigt undersøgelserne skal gennemføres, herunder undersøgelsesinterval på hhv. to og tre år.

Hvis TU gennemføres sjældnere end hvert andet år, vil det umiddelbart minimere det ressourcetræk, der er centralt i forvaltningerne og lokalt på den enkelte arbejdsplads. Det gælder både i forhold til antal timer brugt på planlægning, gennemførelse og opfølgning og også økonomisk, hvis der rekvireres ekstern hjælp. På den baggrund anbefales det, at TU fremadrettet gennemføres hvert tredje år.

I den forbindelse er det vigtigt at bemærke, at forvaltninger eller arbejdspladser lokalt kan beslutte at gennemføre trivselsundersøgelser i de mellemliggende perioder. Der vil således blive udarbejdet et koncept for undersøgelser i de mellemliggende perioder samt systemunderstøttelse heraf mhp. at minimere udgifter til ekstern bistand.

Økonomi

Eventuelle økonomiske implikationer afhænger af behovet for udvikling eller tilkøb af nye systemer, som kan understøtte, at der gennemføres mindre trivselsundersøgelser i perioden mellem de treårige intervaller. Det vil blive undersøgt og håndteret særskilt.

Videre proces

KK vil som planlagt gennemføre næste TU i foråret 2025. Hvis der besluttes treårige intervaller, vil næste undersøgelse herefter finde sted i 2028.

Søren Hartmann Hede  /  Nicolai Kragh Petersen