Henvendelse fra Statsforvaltningen om manglende adgang til Stadsarkivets arkivalier

På baggrund af en klage over manglende adgang til Sundhedskommissionens arkivalier har Folketingets Ombudsmand videresendt henvendelsen til Statsforvaltningen. Statsforvaltningen har på den baggrund anmodet Borgerrepræsentationen om en udtalelse.

Kultur- og Fritidsudvalget indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at Borgerrepræsentationen godkender udtalelsen til Statsforvaltningen vedrørende manglende adgang til Sundhedskommissionens arkivalier, således som det fremgår af løsningsafsnittet. 

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til sagen, idet det forudsættes, at eventuelle udgifter som følge af sagen afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme.

Professor Ulrik Langen har i henvendelser af 17. og 20. juli 2013 klaget til Folketingets Ombudsmand over manglende adgang til Sundhedskommissionens arkivalier. Folketingets Ombudsmand har videresendt henvendelserne til Statsforvaltningen, Tilsynet, med henblik på en stillingtagen til klagen under henvisning til, at Statsforvaltningen varetager tilsynet med at kommunerne overholder lovgivningen.

På den baggrund har Statsforvaltningen ved skrivelse af 8. august 2013 anmodet Borgerrepræsentationen om en udtalelse i sagen.

Ulrik Langen har klaget over manglende adgang til Sundhedskommissionens arkivalier, som han oplyser er en forudsætning for udførelsen af hans arbejde og for, at hans studerende kan færdiggøre deres studier.

Ulrik Langen bad den 24. juni 2013 om en midlertidig dispensation, så han kunne får adgang til arkivalierne. I svar af 4. juli 2013 fra Kultur- og Fritidsforvaltningen fremgår det, at arkivalierne er nedpakkede og at det desværre ikke er muligt at finde materiale frem fra de nedpakkede arkivalier.

Baggrund:
Problematikken er, at Stadsarkivet har store pladsproblemer med hensyn til opbevaring af papirarkivalier. Arkivet har placeret arkivalier på flere forskellige adresser i byen. Københavns Stadsarkivs nuværende arkivalier fylder mere end 40 hyldekilometer.

Hertil kommer, at Stadsarkivet har akut pladsmangel og derfor ikke har kunnet modtage bevaringsværdige papirarkivalier fra forvaltningerne siden april 2007. Revisionsdirektoratet har påtalt forholdene og anbefalet, at Københavns Kommunes papirarkivalier samles i én fælles, central enhed.

Opbevaringsaftalen for knap en fjerdedel af Københavns Stadsarkivs arkivalier blev opsagt af Amagerforbrændingen med fraflytning i udgangen af 2010. KFU godkendte på den baggrund den 10. juni 2010, at de berørte arkivalier som en midlertidig foranstaltning blev nedpakket og opbevaret hos et eksternt firma. Disse arkivalier har siden været nedpakket og utilgængelige for offentligheden.

Både Kultur- og Fritidsudvalget og Kultur- og Fritidsforvaltningen er opmærksomme på, at den nuværende midlertidige løsning ikke er i overensstemmelse med arkivlovens tilgængelighedsregler, men ikke før der afsættes midler er det muligt at angive en dato for, hvornår de nedpakkede arkivalier igen vil være tilgængelige.

Denne midlertidige foranstaltning var med henblik på at finde en permanent løsning på Stadsarkivets pladsproblem. Kultur- og Fritidsudvalget har siden - i forbindelse med budgetforhandlingerne - arbejdet for, at der afsættes midler til enten opførelse eller køb af et nyt, samlet Stadsarkiv. Der er imidlertid endnu ikke blevet afsat midler til formålet.

Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejder forsat på at finde en løsning, så der igen bliver adgang til arkivalierne. Målet er at samle alle Stadsarkivets arkivalier på ét sted.

Landsarkivet er flyttet til det nye Rigsarkiv med udgangen af 2012, og der arbejdes således på en løsning, hvor Københavns Kommune overtager det nuværende Landsarkivs bygninger på Nuuks Plads på Nørrebro. Sagen var senest på Kultur- og Fritidsudvalgets dagsorden den 7. marts i forbindelse med overførselssagen og den 2. maj 2013, hvor det blev besluttet at henvise spørgsmålet om midler til løsning af den manglende adgang til dele af Stadsarkivets arkivalier til budgetforhandlingerne for 2014. 

Selv med en hurtig beslutning om etablering af en permanent løsning vil de nedpakkede arkivalier fortsat være utilgængelige i mindst 2 år yderligere regnet fra dags dato. Stadsarkivet har som følge af utilgængeligheden måttet afvise omkring 2.650 borgeres ønske om indsigt i arkivalierne. Over 20 af disse afvisninger har resulteret i deciderede klager til forvaltningen. Omfanget af henvendelser er stigende.

Kultur- og Fritidsforvaltningen vurderer, at der er behov for at få arkivalierne gjort tilgængelige, mens der arbejdes videre med en langsigtet, permanent løsning.

Der er i forbindelse med budget 2014 forslag om at anvende 1,43 mio. kr. (2014 p/l) i 2014 og 0,92 mio. kr. (2014 p/l) i de efterfølgende år på en akut tilgængeliggørelse af 11.000 hyldemeter af Stadsarkivets arkivalier. En sådan midlertidig løsning vil gøre det muligt at ekspedere i arkivalierne indenfor 2 til 3 måneder.

Det forslås, at der sendes følgende svar til Statsforvaltningen:

"Professor Ulrik Langen har i den den 17. juli og 20. juli 2013 klaget til Folketingets Ombudsmand over manglende adgang til Sundhedskommissionens arkivalier. Folketingets Ombudsmand har videresendt henvendelserne til Statsforvaltningen, Tilsynet, med henblik på en stillingtagen til klagen. 

På den baggrund har Statsforvaltningen ved skrivelse af 8. august 2013 anmodet Borgerrepræsentationen om en udtalelse i sagen.

Ulrik Langen bad den 24. juni 2013 om en midlertidig dispensation til at få adgang til arkivalierne. I svar af 4. juli 2013 fra Kultur- og Fritidsforvaltningen fremgår det, at arkivalierne er nedpakkede og at det desværre ikke er muligt at finde materiale frem fra de nedpakkede arkivalier.

Københavns Stadsarkiv har store pladsproblemer med hensyn til opbevaring af papirarkivalier. Arkivet har derfor placeret arkivalier på flere forskellige adresser i byen. Opbevaringsaftalen for knap en fjerdedel af Københavns Stadsarkivs arkivalier blev opsagt af Amagerforbrændingen med fraflytning i udgangen af 2010. Kultur- og Fritidsudvalget godkendte på den baggrund den 10. juni 2010, at de berørte arkivalier - som en midlertidig foranstaltning - blev nedpakket og opbevaret hos et eksternt firma. Disse arkivalier har siden været nedpakkede og utilgængelige for offentligheden.

Både Kultur- og Fritidsudvalget og Kultur- og Fritidsforvaltningen er opmærksomme på, at den nuværende midlertidige løsning ikke er i overensstemmelse med arkivlovens tilgængelighedsregler.

Denne midlertidige foranstaltning var med forventningen om, at der fandtes en permanent løsning på Stadsarkivets pladsproblem indenfor en kortere tidsperiode. Kultur- og Fritidsudvalget har siden - i forbindelse med budgetforhandlingerne - arbejdet for, at der afsættes midler til enten opførelse eller køb af et nyt, samlet Stadsarkiv. Der er imidlertid endnu ikke blevet afsat midler til formålet. Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejder forsat på at finde en løsning, så der igen bliver adgang til arkivalierne. Målet er at samle alle Stadsarkivets arkivalier på ét sted.

Landsarkivet er flyttet til det nye Rigsarkiv med udgangen af 2012, og der arbejdes således på en løsning, hvor Københavns Kommune overtager det nuværende Landsarkivs bygninger på Nuuks Plads på Nørrebro. Den 1. juni 2013 overtog ejendomsselskabet Freja Ejendomme under Finansministeriet salget af den tidligere Landarkivbygning. Kultur- og Fritidsforvaltningen er i gang med de indledende drøftelser med Freja. Det sker med henblik på at være forberedt på et eventuelt køb af arkivet i indeværende år. En sådan løsning vil på sigt gøre bevaringen og adgangen til Københavns papirarkivalier markant bedre end den nuværende løsning.

Sideløbende hermed arbejdes der på en løsning, hvor de 11.000 hyldemeter arkivalier, der i øjeblikket er utilgængelige for ekspedition, kan blive gjort  midlertidig tilgængelige. Finansieringen heraf indgår i budgetforhandlingerne for 2014. Med en sådan løsning vil det være muligt at ekspedere i arkivalierne indenfor 2 til 3 måneder.

Indstillingen til Borgerrepræsentationen samt Borgerrepræsentationens beslutning i sagen vedlægges."

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser.

Både en permanent løsning på Stadsarkivets pladsproblem og en akut tilgængeliggørelse af de ikke tilgængelige arkivalier indgår i budgetforhandlingerne for 2014.




Carsten Haurum

                                                               /Merete Evers Dewilde

Kultur- og Fritidsforvaltningen  indstiller, at Økonomiudvalget (ØU) over for Borgerrepræsentationen (BR) anbefaler,

at Borgerrepræsentationen godkender udtalelsen til Statsforvaltningen vedr. manglende adgang til Sundhedskommissionens arkivalier, således som det fremgår af løsningsafsnittet. 

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 5. september 2013

Indstillingen blev godkendt.

Dagsordenspunkt 17: Henvendelse fra Statsforvaltningen om manglende adgang til Stadsarkivets arkivalier

Økonomiudvalgets beslutning i mødet 1. oktober 2013

Socialdemokratiet fremsatte følgende ændringsforslag:

”Det foreslås, at indstillingens økonomiske erklæring (§ 12-erklæringen) ændres fra:

”Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til sagen, idet det forudsættes, at eventuelle udgifter som følge af sagen afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme.”

til:

”Økonomiudvalget anbefaler over for Borgerrepræsentationen,

at sagen tilbagevises til fornyet udvalgsbehandling i Kultur- og Fritidsudvalget, idet forudsætningerne væsentligt har ændret sig, da der ikke er afsat midler i budget 2014.

Der er således behov for en stillingtagen til løsning inden for Kultur- og Fritidsforvaltningens eksisterende budgetramme.

Kultur- og Fritidsforvaltningens model for løsning skal således indarbejdes i svaret til Statsforvaltningen.

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets egen budgetramme.”

 

Ændringsforslaget blev vedtaget med 8 stemmer mod 3. Ingen medlemmer undlod at stemme.

For stemte: A, F og Ø.

Imod stemte: O, C og V.

 

Indstillingens økonomiske erklæring (§ 12-erklæringen) var dermed erstattet af det vedtagne ændringsforslag.

 

Venstre, Det Konservative Folkeparti og Dansk Folkeparti afgav følgende protokolbemærkning:

”Venstre, Det Konservative Folkeparti og Dansk Folkeparti mener ikke, at der skal tages midler fra kultur- og idrætslivet for at kompensere for en teknisk budgetændring i forbindelse med Stadsarkivets huslejeforhold.”