Redegørelse til Økonomiudvalget om styrkelse af Københavns Kommunes indkøbsfunktion

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 1. oktober 2002

Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget

at de nævnte aftaleområder bringes i udbud på de anførte vilkår

at de foreslåede tiltag til realisering af besparelsespotentialet på indkøbsområdet tiltrædes

Økonomiudvalgets beslutning: Økonomiudvalget godkendte indstillingen med følgende ændringer:

I indkøbsredegørelsen ændres pkt. 2.1, 6. afsnit til:

"Det skal i særlige tilfælde være muligt at anskaffe varer uden for de fælles indkøbsaftaler. Dette kan være ved suppleringskøb eller hvor tekniske, pædagogiske eller terapeutiske forhold medfører behov for at fravige aftalerne. Således kan der i forbindelse med større IT-systemanskaffelser ofte være behov for at kunne foretage en samlet anskaffelse af både hardware og software via et samlet udbud, eller der kan være behov for at tage institutionsbørnene med ud at handle i det lokale supermarked."

Endvidere tilføjes i pkt. 4 under oversigten over udbud i fase 2, at det anførte udbud af fødevarer vedrører storindkøb til kantiner mv.

Behandling: Iværksættes.

Københavns Kommunes indkøb af varer og tjenesteydelser udgør ca. 3,5 mia. kr. pr. år. Kommunens indkøbsvolumen sætter kommunen i stand til at opnå væsentlige stordriftsfordele ved fælles indkøb og elektronisk handel. I dag udnyttes disse fordele ikke, da kommunen ikke i tilstrækkeligt omfang koordinerer sine indkøb.

Ved Økonomiudvalgets tiltrædelse af aftalen om de økonomiske rammer for 2003 (ØU 23/202) blev det vedtaget, at 70 mio. kr. af omstillingsbidraget på budgettet for 2003 skal søges realiseret ved en forbedret indkøbsstyring i kommunen. Der blev samtidig afsat 5 mill. kr. til styrkelse af kommunens fælles indkøbsenhed.

For at kommunen kan opnå de bedst mulige priser, er det af væsentlig betydning at kommunen kan stille leverandørerne en forventet afsætning i udsigt. Dette kan bl.a. sikres ved at forpligte kommunens indkøbere til at anvende de fælles indkøbsaftaler ved indkøb dækket af aftalerne. Endvidere vil der i forbindelse med udbud blive anmodet om et tilbud baseret på at flere leverandører kan vælges henholdsvis at én leverandør får en eksklusiv ret til at levere til hele kommunen. Gevinsten ved at have én leverandør frem for flere vil blive vurderet fra udbud til udbud.

Økonomiforvaltningen vil i en særlig redegørelse i starten af 2003 orientere Økonomiudvalget om erfaringerne med indgåelse af de første indkøbsaftaler. I denne redegørelse - som forvaltningerne vil blive inddraget i udarbejdelsen af - vil der blive orienteret om de indhentede erfaringer med at gøre aftalerne obligatoriske og gevinsten ved at de indgås som eksklusivaftaler.

Af redegørelsen vil også fremgå på hvilke aftaleområder og varetyper (jf. nedenfor) det har været hensigtsmæssigt at indgå eksklusivaftaler samt på hvilke områder det har været mest hensigtsmæssigt at give mulighed for anskaffelser uden for aftalerne. Dette kan være i tilfælde hvor der er behov for at foretage suppleringskøb af f.eks. inventar, der skal passe til det eksisterende miljø, eller hvor tekniske forhold medfører behov for at fravige aftalerne. Ligeledes vil der i forbindelse med større IT-systemanskaffelser ofte være behov for at kunne foretage en samlet anskaffelse via et selvstændigt udbud.

Forvaltningerne vil løbende blive inddraget i vurderingen og af om der er behov for undtagelser til obligatorisk brug af aftalen på et aftaleområde, og om det er hensigtsmæssigt at indgå en eksklusiv aftale med én leverandør på området.

Der iværksættes en særskilt indsats for at færdiggøre implementeringen af indkøbssystemet. Aktiviteterne omfatter en teknisk videreudvikling af systemets funktionalitet samt - i dialog med forvaltningerne - udarbejdelsen af en fælles udrulningsplan for ibrugtagningen af systemet.

Forvaltningerne vil ligeledes blive inddraget i hele aftaleprocessen – fra udarbejdelse af udbudsmateriale til aftaleindgåelse - således at aftalerne afspejler forvaltningernes behov.

For at få adgang til aftalerne og effektivisere indkøbene skal indkøbene ske gennem kommunens elektroniske indkøbssystem (KØR2). Brugen af indkøbssystemet sikrer at kommunen overholder udbudsreglerne, at der indkøbes miljørigtigt og at der kan opsamles værdifuld statistik om kommunens indkøb, som er nødvendig for indgåelse af gunstige aftaler i fremtiden.