Redegørelse til Økonomiudvalget om styrkelse af Københavns Kommunes indkøbsfunktion

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 1. oktober 2002

Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget

at de nævnte aftaleområder bringes i udbud på de anførte vilkår

at de foreslåede tiltag til realisering af besparelsespotentialet på indkøbsområdet tiltrædes

Københavns Kommunes indkøb af varer og tjenesteydelser udgør ca. 3,5 mia. kr. pr. år. Kommunens indkøbsvolumen sætter kommunen i stand til at opnå væsentlige stordriftsfordele ved fælles indkøb og elektronisk handel. I dag udnyttes disse fordele ikke, da kommunen ikke i tilstrækkeligt omfang koordinerer sine indkøb.

Ved Økonomiudvalgets tiltrædelse af aftalen om de økonomiske rammer for 2003 (ØU 23/202) blev det vedtaget, at 70 mio. kr. af omstillingsbidraget på budgettet for 2003 skal søges realiseret ved en forbedret indkøbsstyring i kommunen. Der blev samtidig afsat 5 mill. kr. til styrkelse af kommunens fælles indkøbsenhed.

For at kommunen kan opnå de bedst mulige priser, er det af væsentlig betydning at kommunen kan stille leverandørerne en forventet afsætning i udsigt. Dette kan bl.a. sikres ved at forpligte kommunens indkøbere til at anvende de fælles indkøbsaftaler ved indkøb dækket af aftalerne. Endvidere vil der i forbindelse med udbud blive anmodet om et tilbud baseret på at flere leverandører kan vælges henholdsvis at én leverandør får en eksklusiv ret til at levere til hele kommunen. Gevinsten ved at have én leverandør frem for flere vil blive vurderet fra udbud til udbud.

Økonomiforvaltningen vil i en særlig redegørelse i starten af 2003 orientere Økonomiudvalget om erfaringerne med indgåelse af de første indkøbsaftaler. I denne redegørelse - som forvaltningerne vil blive inddraget i udarbejdelsen af - vil der blive orienteret om de indhentede erfaringer med at gøre aftalerne obligatoriske og gevinsten ved at de indgås som eksklusivaftaler.

Af redegørelsen vil også fremgå på hvilke aftaleområder og varetyper (jf. nedenfor) det har været hensigtsmæssigt at indgå eksklusivaftaler samt på hvilke områder det har været mest hensigtsmæssigt at give mulighed for anskaffelser uden for aftalerne. Dette kan være i tilfælde hvor der er behov for at foretage suppleringskøb af f.eks. inventar, der skal passe til det eksisterende miljø, eller hvor tekniske forhold medfører behov for at fravige aftalerne. Ligeledes vil der i forbindelse med større IT-systemanskaffelser ofte være behov for at kunne foretage en samlet anskaffelse via et selvstændigt udbud.

Forvaltningerne vil løbende blive inddraget i vurderingen og af om der er behov for undtagelser til obligatorisk brug af aftalen på et aftaleområde, og om det er hensigtsmæssigt at indgå en eksklusiv aftale med én leverandør på området.

Der iværksættes en særskilt indsats for at færdiggøre implementeringen af indkøbssystemet. Aktiviteterne omfatter en teknisk videreudvikling af systemets funktionalitet samt - i dialog med forvaltningerne - udarbejdelsen af en fælles udrulningsplan for ibrugtagningen af systemet.

Forvaltningerne vil ligeledes blive inddraget i hele aftaleprocessen – fra udarbejdelse af udbudsmateriale til aftaleindgåelse - således at aftalerne afspejler forvaltningernes behov.

For at få adgang til aftalerne og effektivisere indkøbene skal indkøbene ske gennem kommunens elektroniske indkøbssystem (KØR2). Brugen af indkøbssystemet sikrer at kommunen overholder udbudsreglerne, at der indkøbes miljørigtigt og at der kan opsamles værdifuld statistik om kommunens indkøb, som er nødvendig for indgåelse af gunstige aftaler i fremtiden.

Der er i foråret 2002 igangsat og gennemført en række aktiviteter for at styrke indkøbsstyringen. Nedenfor gives en status for disse aktiviteter samt forslag til yderligere tiltag, der kan medvirke til at realisere besparelser på indkøbsområdet.

Økonomiudvalget tiltrådte ved budgetforhandlingerne for 2003 et forslag om styrkelse af kommunens fælles indkøbsenhed og afsatte i alt 5 mill. kr. hertil. Baggrunden for forslaget var aftalen om de økonomiske rammer for 2003 (ØU 23/202), hvor det blev vedtaget, at 70 mio. kr. af omstillingsbidraget på budgettet for 2003 skal realiseres ved en forbedret indkøbsstyring i kommunen.

I forbindelse med forvaltningernes budgetlægning for 2003, har fagudvalgene opstillet deres forventede omstillingsbidrag på indkøbsområdet.

Af nedenstående tabel fremgår de vedtagne måltal for omstillingsbidraget 2003 og det faktisk budgetterede omstillingsbidrag i 2003.

De angivne budgettal for 2003 er udtryk for forvaltningernes vurdering af det realiserbare potentiale på indkøbsområdet.

Forudsætningerne for at realisere de budgetterede omstillingsbidrag på indkøbsområdet er:

• At der indgås en række fælles indkøbsaftaler, og at forvaltningerne benytter disse
• At de fælles indkøbsaftaler indgås med færre leverandører og produkter
• At forvaltningerne benytter kommunens elektroniske indkøbssystem (KØR2)

De nævnte forudsætninger for at kommunen kan realisere besparelserne på indkøbsområdet indebærer en større grad af standardisering og koordinering, f.eks. ved at de enkelte forvaltninger og institutioner bliver forpligtet til at bruge de fælles aftaler - hvor de tidligere i praksis i vidt omfang selv har besluttet hvorledes indkøb skulle foregå.

Det er dog fortsat institutionerne, der beslutter og disponerer i forhold til hvilke ydelser og varer, de ønsker at købe. Samtidig skal de ikke længere bruge ressourcer på at indgå aftaler og kontakte leverandører. Forvaltningerne kan endvidere tilpasse systemet efter deres behov for en central eller en decentral indkøbsdisponering.

En yderligere fordel ved en øget koordinering på indkøbsområdet er, at risikoen for at kommunen overtræder udbudsreglerne mindskes betydeligt i forhold til den nuværende situation.

Det er i kommunens indkøbspolitik fastsat, at alle indkøb skal ske via fælles indkøbsaftaler medmindre:

• Det er muligt at købe varen billigere et andet sted
• Det ikke er muligt at købe så små mængder via den fælles aftale eller
• Der er et pædagogisk og terapeutisk sigte med at købe ind uden for aftalen

I alle undtagelsestilfælde skal den fælles indkøbsenhed orienteres om indkøbet. Dette er dog ikke i praksis sket og brugen af de fælles indkøbsaftaler lå kun på ca. 20 pct. af det samlede indkøb i 1999.

For nye indkøbsaftaler vil hovedreglen om obligatorisk brug af de fælles indkøbsaftaler kun kunne fraviges ved specifikke forhold f.eks. ved suppleringskøb. Ovenstående undtagelser fra den eksisterende indkøbspolitik gælder dermed ikke for de nye fælles indkøbsaftaler.

De enkelte forvaltninger har i nogen udstrækning etableret deres egne indkøbsaftaler, men med anvendelse af disse, er det kun ca. halvdelen af kommunens samlede indkøb, der sker ved brug af indkøbsaftaler. Årligt bliver der brugt 1,5 – 2 mia. kr. til indkøb, uden at der benyttes nogen form for fælles indkøbsaftale.

For at realisere besparelsespotentialet på indkøbsområdet og sikre at der ikke sker overtrædelse af udbudsreglerne, vil kommunens indkøbspolitik blive revideret, således at det gøres obligatorisk at benytte de fælles indkøbsaftaler. Det skal i denne forbindelse anføres, at selvejende institutioner i medfør af kommunens indkøbspolitik i dag også skal benytte de fælles indkøbsaftaler. En forudsætning for, at de selvejende institutioner kan blive forpligtet til dette, er imidlertid at det er indarbejdet i driftsoverenskomsterne. Forvaltningerne bør derfor indarbejde denne forpligtelse i driftsoverenskomsterne med de enkelte selvejende institutioner.

Det skal i særlige tilfælde være muligt at anskaffe varer uden for de fælles indkøbsaftaler. Dette kan være ved suppleringskøb eller hvor tekniske forhold medfører behov for at fravige aftalerne. Således kan der i forbindelse med større IT-systemanskaffelser ofte være behov for at kunne foretage en samlet anskaffelse af både hardware og software via et samlet udbud.

Som udgangspunkt er det ikke muligt at fravige de fælles indkøbsaftaler for at benytte sig af et slagtilbud, da dette bl.a. kan medføre:

• At det ikke er muligt at opnå de mest konkurrencedygtige priser på kommunens generelle rammeaftaler hvis leverandørerne ikke kan garanteres eller sandsynliggøres en given omsætning. Såfremt et slagtilbud anvendes kan det derfor medføre en umiddelbar besparelse ved det enkelte indkøb, men højere priser for de øvrige brugere af den fælles rammeaftale. Denne effekt er selvforstærkende, da manglende brug af rammeaftaler medfører højere priser, der igen gør rammeaftalerne mindre attraktive.
• At der bruges mange ressourcer (tid og evt. brug af tjenestekøretøjer) på at afsøge markedet, vurdere et tilbud og gennemføre anskaffelsen. Disse ressourcer indgår sjældent (aldrig) i vurderingen af de samlede omkostninger ved brug af slagtilbud
• At der er stor risiko for at kommunen overtræder udbudsreglerne
• At miljø- og arbejdsmiljøforhold sjældent er tilstrækkeligt belyst
• At handelen ofte baseres på leverandørens "almindelige forretningsbetingelser" med deraf følgende usikkerhed

Det vurderes løbende om prisniveauet for de fælles aftaler er konkurrencedygtigt, hvilket bl.a. kan gøres ved kontrolbud eller generelle markedsanalyser. Ved sammenligning af prisniveauer skal der tages højde for, at de fælles aftaler indeholder en række miljø- og arbejdsmiljøhensyn samt særlige aftalevilkår, det ofte kan være vanskeligt at få belyst ved en direkte sammenligning med tilbudsaviser eller lignende.

For at sikre at kommunens aftaler altid er attraktive, og dermed mindske brugen af slagtilbud, indarbejdes der i aftalegrundlaget en mulighed for at regulere aftalepriserne hvis det viser sig, at de ikke er tilstrækkeligt attraktive.

Af hensyn til den løbende forbedring af de fælles indkøbsaftaler, er det nødvendigt at den fælles indkøbsenhed bliver involveret ved eventuelle fravigelser eller ønsker om at benytte slagtilbud mv. Der iværksættes et arbejde med henblik på at etablere en smidig dialogstruktur, der sikrer den nødvendige tilbagemelding vedr. konkrete fravigelser af de obligatoriske aftaler.

For hver indkøbsaftale opstilles forventede besparelsesmål. Da kommunen ikke har tidligere erfaringer med målstyring på indkøbsområdet, tages udgangspunkt i de vurderinger, der er lagt til grund i de gennemførte budgetanalyser på indkøbsområdet. Budgetanalyserne er baseret på de eksisterende oplysninger om kommunens indkøbsmønster, og er præget af en vis usikkerhed med hensyn til kommunens indkøbsmønster og omsætning på de enkelte aftaleområder.

På baggrund af budgetanalyserne forventes der på hvert aftaleområde at kunne realiseres en besparelse på ca. 10 pct. af de nuværende priser ved gennemførelse af EU-udbud og såfremt brugen af de fælles indkøbsaftaler gøres obligatorisk. Prisreduktionen har størst effekt for de institutioner, der ikke hidtil har benyttet fælles indkøbsaftaler.

Forvaltningernes brug af indkøbsaftalerne vil indgå som en del af den årlige statusrapportering til ØU. Derudover indgår den i Revisionsdirektoratets revision af forvaltningernes regnskaber.

Ved at koncentrere omsætningen på færre leverandører, vil leverandørerne ofte være i stand til at give bedre priser end det er tilfældet i dag.

Ved indgåelse af nye indkøbsaftaler antages færre leverandører pr. aftaleområde, hvorved kommunen kan reducere de nuværende ca. 1400 leverandører væsentligt.

Hvor kommunen kun antager en enkelt leverandør på et område, kan der med fordel indgås en eksklusivaftale. Eksklusivaftaler forpligter kommunen til kun at benytte den valgte leverandør, men medfører til gengæld typisk meget favorable priser. Gode eksempler på eksklusivaftaler med store besparelser er aftalerne vedr. telefoni og fælles IT-drift.

Tilbudsgiverne vil ved EU-udbud blive anmodet om at angive priser ved indgåelse af en eksklusivaftale hhv. en aftale med flere leverandører, dvs. indgåelse af en rammeaftale. På baggrund heraf vil der i dialog med forvaltningerne blive etableret eksklusivaftaler på de områder hvor det viser sig at gevinsterne overstiger ulemperne ved alene at have én leverandør. For at sikre problemfri levering antages der ved eksklusivaftaler en sekundær leverandør, der kan træde til såfremt den primære leverandør ikke er i stand til at opfylde sine forpligtelser. Endvidere indgås eksklusivaftaler for kortere perioder end hvis der var flere leverandører (typisk 1 år) for at sikre at der med jævne mellemrum skabes konkurrence på området.

Der sker en løbende opfølgning på de fælles indkøbsaftalers kvalitet mht. pris- og serviceniveau mv. Såfremt en leverandør ikke er konkurrencedygtig vil aftalen blive opsagt og et fornyet udbud gennemføres evt.

Ved også at indsnævre varesortimentet inden for den enkelte indkøbsaftale (f.eks. kun 3 typer kuglepenne i stedet for 8 – 10) vil leverandørens omsætning kunne koncentreres på færre produkter, hvilket igen forventes at medføre volumenrabatter. Forvaltningerne involveres for hvert aftaleområde i vurderingen af hvilke varer, der ønskes i sortimentet samt hvor stor variation, der skal være inden for det enkelte område.

KPMG estimerer i budgetanalysen, at der kan opnås en merbesparelse på op til 10 pct. ved at indsnævre antallet af leverandører og sortimentet på udvalgte områder.

Det vil være muligt at realisere et væsentligt besparelsespotentiale ved en øget brug af kommunens elektroniske indkøbssystem (KØR2), der kan understøtte hele indkøbsprocessen fra rekvisition til betaling

Hvis kommunen skal realisere besparelsespotentialet ved brug af indkøbssystemet, bør forvaltningerne forpligtes til at benytte systemet ved køb af alle de varer og tjenesteydelser, der findes i systemet. Ud over procesbesparelsen sikres det endvidere, at der kun bliver købt varer, der er omfattet af en fælles indkøbsaftale eller en SKI-indkøbsaftale og derfor overholder kravene i EU's udbudsregler.

Den hidtidige praksis med bestilling af varer pr. telefon eller via leverandørens hjemmeside er uhensigtsmæssig, da det bl.a. medfører:

• At det ikke er muligt at understøtte hele forretningsgangen fra rekvisition til betaling elektronisk og realisere de dermed forbundne gevinster
• At der er stor risiko for at varer købes uden for de fælles indkøbsaftaler og at kommunen derved overtræder udbudsreglerne
• At der ikke opsamles indkøbsstatistik til brug ved den overordnede indkøbsstyring

Manglende brug af indkøbssystemet kan derfor kun accepteres ved bestilling af varer, der ikke findes i systemet, og kun under forudsætning af, at varekøbet efterfølgende registreres i systemet. På denne måde opsamles den fornødne information, der anvendes til at etablere endnu bedre indkøbsaftaler. Indtil kommunen har en tilstrækkelig bred aftaledækning med egne indkøbsaftaler, er det muligt at finde varer fra leverandører der har en aftale med Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) i indkøbssystemet.

P.t. er der adgang til at købe ca. 15.000 forskellige varer via kommunens indkøbssystem. Der lægges løbende nye varekataloger ind, og antallet af varegrupper stiger kraftigt i løbet af efteråret 2002.

Indkøbssystemet skal understøtte flere elementer i den samlede indkøbsproces, herunder valg af varer, bestilling, modtagelse af varer samt betaling.

Når man skal vælge varer, er systemet i dag fuldt funktionsdygtigt. Det kan umiddelbart være vanskeligt at benytte søgefunktionen, da produktbetegnelserne stammer fra leverandørernes ordresystem, og derfor ikke altid svarer til varens daglige benævnelse. For at løse dette problem, er der udarbejdet en "ordbog", der dels giver gode råd om søgning, og dels indeholder oversættelser mellem leverandørernes betegnelser og den daglige benævnelse for en række varer. Søgefunktionen er endvidere følsom overfor brug af store/små bogstaver indtil der i efteråret skiftes til en ny version af det bagvedliggende standardsoftware.

For at forvaltningerne kan få det fulde udbytte af indkøbssystemet vil der løbende ske forbedringer af bl.a. søgefunktionaliteten i systemet.

Der er også i dag mulighed for elektronisk ordreafgivelse i systemet, og ordrer vedr. kontorartikler fremsendes automatisk til Lyreco A/S. Da en række øvrige leverandører har haft problemer med at skabe den nødvendige integration til Den Offentlige Indkøbsportal, fremsendes indkøbsordrer til disse leverandører i dag pr. e-mail eller fax.

Når man modtager sine varer gøres det også via systemet. Denne del af systemet er fuldt funktionsdygtig, og det er muligt at foretage både fuld og delvis modtagelse af varer.

Elektronisk fakturering, er blevet testet i efteråret 2002, og der arbejdes p.t. på at etablere elektronisk fakturering med de første leverandører.

Uanset at der således stadig udestår visse tekniske afklaringer, og at der er få leverandører med fuld integration til systemet, bør Københavns Kommune positivt medvirke til at skabe en omsætning via Den Offentlige Indkøbsportal (DOIP). Hvis kommunen ikke kan påvise en omsætning via systemet, er leverandørerne utilbøjelige til at investere i fuld integration af deres systemer.

Københavns Kommune står over for en fælles udfordring med hensyn til at udbrede anvendelsen af indkøbssystemet i hele kommunen. Kun ved en fælles, koordineret indsats vil det være muligt at skabe den fornødne omsætning via systemet, der giver mulighed for at realisere fordelene ved elektronisk understøttelse af forretningsgangene på indkøbsområdet.

Det er derfor bl.a. nødvendigt, at forvaltningerne tager stilling til den ønskede struktur på indkøbsområdet for at kunne lave systemopsætningen med brugere og rettigheder. Ved opsætning af systemet er det muligt at etablere en meget centraliseret hhv. en meget decentraliseret indkøbsorganisation alt afhængigt af forvaltningens ønsker.

Det er endvidere nødvendigt at forvaltningerne råder over den nødvendige IT-infrastruktur med tilstrækkelig kapacitet på datalinier og brugernes PC'er, for at brugerne oplever den bedst mulige funktionalitet.

Økonomiforvaltningen vil i dialog med forvaltningerne udarbejde et forslag til implementeringsplan for hele kommunen således at de forvaltninger, der endnu ikke har taget indkøbssystemet i brug hurtigst muligt bliver i stand til at benytte systemet. I implementeringsplanen skal der tages hensyn til lokale forhold, f.eks. koordinering med lokale IT-projekter og forvaltningernes mulighed for at kunne allokere ressourcer til udrulningsarbejdet.

En særlig problemstilling vedrører de Institutioner under Københavns Kommune, der ikke anvender KØR (KE Forsyning og KTK). Disse institutioner er ikke forpligtet til at anvende indkøbssystemet, men er stadig forpligtet til at anvende de fælles indkøbsaftaler af hensyn til at opnå det størst mulige volumen og dermed de samlet set bedste indkøbsaftaler samt overholdelse af udbudsreglerne.

For at skaffe den nødvendige dokumentation for kommunens indkøbsvolumen i forbindelse med aftaleindgåelserne samt ved den løbende rapportering til Økonomiudvalget, er det nødvendigt at indhente forbrugsstatistikker vedr. kommunens samlede indkøb. Såfremt de nødvendige informationer ikke kan trækkes ud af indkøbssystemet vil forvaltningerne blive anmodet om at tilvejebringe supplerende materiale.

Økonomiforvaltningen vil i en særlig redegørelse i starten af 2003 orientere ØU om erfaringerne med indgåelse af de første 9 indkøbsaftaler, jf. fase 1 nedenfor. I denne redegørelse – som forvaltningerne vil blive inddraget i udarbejdelsen af - vil der blive orienteret om effekterne af at aftalerne gøres obligatoriske at anvende og gevinsten ved at de indgås som eksklusivaftaler.

Af redegørelsen vil også fremgå på hvilke aftaleområder og varetyper, jf. fase 2 nedenfor det er fundet uhensigtsmæssigt at indgå eksklusiv aftaler.

Forvaltningerne vil således blive inddraget i vurderingen af om et aftaleområde/varetype er egnet til indgåelse af aftaler der er obligatoriske for forvaltningerne at anvende og om det er hensigtsmæssigt at indgå en eksklusiv aftale med én leverandør.

Forvaltningerne vil ligeledes blive inddraget i hele aftaleprocessen – fra udarbejdelse af udbudsmateriale til aftaleindgåelse – således at aftalerne afspejler forvaltningernes behov.

I forbindelse med den løbende opfølgning på kommunens samlede indkøbsmønster, herunder forvaltningernes brug af fælles indkøbsaftaler og kommunens elektroniske indkøbssystem (KØR2) rapporteres der løbende til forvaltningerne og ØU om status på indkøbsområdet.

Opfølgningen skal ske ved hjælp af statistik fra indkøbssystemet. Herved er det muligt at konstatere hvilke forvaltninger, der benytter indkøbssystemet og de fælles indkøbsaftaler. Det er ligeledes muligt at få en række oplysninger fra leverandørerne om kommunens brug af de fælles indkøbsaftaler. Herudover vil forvaltningerne som hidtil blive bedt om supplerende oplysninger omkring deres indkøb.

Opfølgningen på indkøbsområdet varetages af den fælles indkøbsenhed. Derudover bliver indkøbsområdet revideret af Revisionsdirektoratet enten som led i den løbende finansielle revision eller som en større tværgående revisionsundersøgelse.

Siden maj 2002 er der igangsat en række EU-udbud. Ved udbud ønskes tilkendegivet overfor tilbudsgivere at en aftale gøres obligatorisk at anvende i kommunen og at der ønskes en prissætning og tilbud på at aftalen indgås som en rammeaftale (med flere leverandører) henholdsvis en eksklusiv aftale med kun én leverandør. Det fremgår nedenfor på hvilke områder der i fase 1 ønskes indgået fælles indkøbsaftaler:

Fase 1 forventes afsluttet i november 2002.

I december 2002/foråret 2003 forventes iværksat udbud vedrørende:

Indkøbsområdet i Københavns Kommune er organiseret med en fælles indkøbsenhed, en række decentrale indkøbsenheder samt en tværkommunal indkøbschefgruppe.

Den fælles indkøbsenhed har ansvaret for at etablere fælles indkøbsaftaler på de væsentligste indkøbsområder, følge op på anvendelsen af de fælles aftaler samt at sikre vedligeholdelsen og udbygningen af varekataloger i kommunens elektroniske indkøbssystem (KØR2).

Indkøbsenheden er styrket for at etablere en række nye og attraktive indkøbsaftaler, følge op på brugen af disse samt at understøtte implementeringen af kommunens elektroniske indkøbssystem (KØR2).

De 5 mill. kr., der blev afsat ved Økonomiudvalgets tiltrædelse af budgetaftalen for 2003 anvendes til - i en 2-årig periode - at ansætte 5 – 6 nye medarbejdere i kommunens fælles indkøbsenhed. Der er i sommeren 2002 ansat 5 nye medarbejdere i den fælles indkøbsenhed. Heraf kommer 3 medarbejdere fra kommunens forvaltninger. I efteråret 2002 planlægges rekrutteret yderligere en medarbejder.

Den tværkommunale indkøbschefgruppe består af forvaltningernes indkøbschefer. Den fælles indkøbsenhed varetager formandskabet for gruppen.

Indkøbschefgruppen har ansvaret for den fælles koordinering af aktiviteterne på indkøbsområdet. Opgaverne er særligt fokuseret på prioriteringen af hvilke områder, der skal dækkes af fælles indkøbsaftaler samt kontakten til fagforvaltningerne og sikring af informationsudvekslingen på tværs af de kommunale enheder.

For at kunne varetage sine opgaver, har Indkøbschefgruppen beslutningskompetencen vedrørende alle forhold på indkøbsområdet. I helt særlige undtagelsestilfælde kan en beslutning "løftes op i systemet" efter den normale procedure herfor.

Som bilag til redegørelsen er vedlagt Kommissoriet for Indkøbschefgruppen. Kommissoriet er udarbejdet og godkendt af Indkøbschefgruppen.

Kommissoriet for Indkøbschefgruppen revideres i fornødent omfang og indgår i den kommende revision af kommunens indkøbspolitik.

Der er iværksat en række initiativer for at sikre et højt kvalitetsniveau for de indkøbsaftaler der indgås og forankringen af aftalerne blandt brugerne.

Den fælles indkøbsfunktion er p.t. ved at blive miljøcertificeret efter EMAS/ISO 14001 standarderne. Certificeringen fokuserer primært på en fastlæggelse og kvalitetssikring af arbejdsprocesserne i forbindelse med gennemførelse af EU-udbud. Der lægges her særligt vægt på, at miljøforhold inddrages i forbindelse med indgåelsen af fælles indkøbsaftaler.

Certificeringen forventes afsluttet i 2002.

Der er udarbejdet en proces/forretningsgang for EU-udbud, der udgør rammen for udbudsarbejdet. Procesbeskrivelsen indeholder de aktiviteter og milepæle der skal gennemføres og nås i forbindelse med alle udbud.

For at sikre en høj grad af ensartethed i udbudsprocessen, er der endvidere udarbejdet standardskabeloner og checklister til gennemførelse af EU-udbud. Skabelonerne revideres løbende i takt med at kommunen opnår erfaringer med brugen af skabelonerne.

Brugen af standarder og skabeloner medvirker til en hurtig og ensartet udbudsproces med maksimal udnyttelse af de eksisterende ressourcer, ligesom en høj kvalitet sikres.

Ved gennemførelsen af EU-udbud inddrages kommunens forvaltninger for at sikre kvaliteten i udbudsgrundlaget og opfyldelse af brugernes behov. Forvaltningerne involveres ved kravspecificering, prækvalifikation og valg af leverandør.

Udbudsmateriale udarbejdes i videst mulig udstrækning ved hjælp af standardskabeloner. Hvor skabelonerne tilpasses eller fraviges sker afklaringen i de enkelte arbejdsgrupper, der tager stilling til detailspørgsmål på det enkelte område.

Herudover udarbejdes detaljerede kravspecifikationer for de efterspurgte produkter.

Når udbudsmaterialet foreligger i sidste version udsendes det samlede materiale til Indkøbschefgruppen til endelig kommentering. Den udstrakte brug af skabeloner bør lette arbejdet med at kommentere materialet og levner endvidere mulighed for at komme med generelle kommentarer til udbudet.

Arbejdet omfatter typisk deltagelse i en kortere møderække samt kommentering af udkast til udbudsmateriale og indstilling vedr. valg af leverandør. EU-udbud forsøges tilrettelagt således at spidsbelastningen på enkeltpersoner bliver mindst mulig.

Det skal bemærkes, at forvaltningerne har ikke fået tilført ressourcer på indkøbsområdet, ligesom forvaltningernes organisering kan betyde at det er vanskeligt at deltage i alle udbudsgrupper.

Forvaltningerne kan gennemføre EU-udbud hvor de er eneste bruger såfremt aftalerne gøres tilgængelige for kommunens øvrige brugere, og at miljø- og arbejdsmiljøhensyn inddrages på samme vis som ved udbud gennemført af den fælle indkøbsenhed.

Den fælles indkøbsenhed tilbyder sparring og bistand i form af diverse procesbeskrivelser og standardskabeloner til gennemførelse af forvaltningernes udbudsforretninger.

De fælles indkøbsaftaler evalueres løbende via brugergrupper for at vurdere om der er forhold der skal løses i dialog med leverandøren. Visse forhold kan løses umiddelbart og inden for de eksisterende rammer mens andre forhold er af en sådan karakter, at de kun kan løses ved en opsigelse af aftalen og et fornyet udbud.

Alle generelle erfaringer opsamles og indarbejdes løbende i de fælles udbudsskabeloner og formidles til resten af kommunen.

Den fælles indkøbsfunktion har et løbende samarbejde med eksterne parter. Samarbejdet fokuserer dels på at benchmarke kommunens indkøbsorganisation og aftaler med andre organisationer i både den private og offentlige sektor og dels på at indgå fælles indkøbsaftaler på udvalgte områder.

P.t. har Københavns Kommune fælles indkøbsaftaler med en række amter vedr. kopipapir og erhvervsrejser.

For at forbedre den tværgående informationsformidling, er der på intranettet oprettet "Københavns Kommunes Indkøbsweb".

"Indkøbswebbet" udbygges løbende med relevant information om indkøb i kommunen, herunder adgang til det elektroniske indkøbssystem, nyheder på indkøbsområdet, kommunens indkøbspolitik, indkøbsstrategi og miljøhandlingsplan samt kommunens almindelige forretningsbetingelser, adresselister og links til andre relevante hjemmesider.

Indkøbswebbet findes fra forsiden af KKnet eller direkte på adressen:

Kommunens indkøbspolitik indeholder retningslinierne for kommunens indkøbsadfærd. Ifølge Indkøbspolitikken er der i dag en generel pligt til at anvende de fælles indkøbsaftaler medmindre der er tale om køb af så små mængder, at de ikke er omfattet af de fælles aftaler, at der er tale om indkøb med pædagogisk sigte (f.eks. at gå til købmanden med børnene), eller at man på anden måde kan anskaffe varen billigere.

For at sikre en anvendelse af de fælles indkøbsaftaler og mindske administrative følgeomkostninger, vil Økonomiforvaltningen i efteråret 2002 udarbejde en indstilling om revision af indkøbspolitikken.

Et forslag til ny indkøbspolitik vil blive forelagt Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen i starten af 2003.

For yderligere at sikre realiseringen af kommunens besparelsespotentiale på indkøbsområdet bør anvendelsen af det elektroniske indkøbssystem udbredes til alle kommunens forvaltninger.

De fleste forvaltninger har i begrænset omfang taget systemet i brug, men det må forventes at den samlede procesbesparelse på indkøbsområdet vil være begrænset såfremt forvaltningernes brug af systemet ikke øges.

Det foreslås, at den centrale indkøbsenhed arbejder videre med at forbedre funktionaliteten for brugerne, samt indgår nye og billigere aftaler end de kendte SKI-aftaler, og at det gøres på et bredere område end det, der nu er aftaler på

Det foreslås, at brugen af indkøbssystemet gøres obligatorisk for de varer der findes i systemet såfremt gevinsten ved at bruge systemet (typisk ved større indkøb) overstiger besværet. Herved realiseres procesbesparelsen og det sikres at kommunen overholder EU's udbudsregler.

Indtil marts 2003 er brugen af systemet gratis for Københavns Kommune.

Fra marts 2003 vil fremsendelsen af forretningsdokumenter (f.eks. en rekvisition) koste 2 kr.

Modtagelse af elektronisk faktura er gratis.

P.t. betales ca. 1 mio. fakturaer via kommunens bogholderier.

Som en konsekvens heraf og for at sikre en fortsat udvikling af funktionaliteten af indkøbssystemet vil der i efteråret 2002 blive fremlagt et forslag til en betalingsmodel for brugen af systemet.

-

-

-

Kommissorium for Indkøbschefgruppen

Erik Jacobsen

/ Bjarne Winge