Udvalgenes betaling for lønanvisning

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 1. juni 2004

 

 

 

J.nr.             ØU 191/2004

 

 

3.                   Udvalgenes betaling for lønanvisning

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler, at Borgerrepræsentationen tiltræder,

 

·        at udvalgenes betaling for lønanvisning og lønsystem fra og med 1. januar 2004 sker på baggrund af antal af lønanvisninger pr. år

·        at merudgifterne i opstartsfasen i forbindelse med implementeringen af nyt lønsystem på 31,2 mio. kr. mellemfinansieres på konto 8.05.5 kassen og tilbagebetales efterfølgende jfr. de i tabel 1 anførte tillægsbevillinger og rammekorrektioner

·        at de i tabel 1 anførte tillægsbevillinger og rammekorrektioner indarbejdes i udvalgenes budgetter

·        at der sker en omfordeling af udvalgenes lønudgifter til de
tilbageblevne tjenestemænd baseret på antallet af lønanvisninger

·        at der i 2004 afsættes en pulje på 9 mio. kr. til medfinansiering af forvaltningernes udgifter i forbindelse med ændrede snitflader mv. til lønanvisningen. Kassemæssig dækning anvises på Økonomiforvaltningens konto 6.51.1 (mindreudgift i forbindelse med IT-udbud – BR 251/2002). Økonomiforvaltningen bemyndiges til at anvise midlerne til forvaltningerne efter konkret ansøgning

·        at eventuel afsættelse af midler til kompensation til forvaltningerne i 2005 og efterfølgende år indgår i forhandlingerne om budget 2005

 

 

RESUME

Københavns Kommune har indgået kontrakt med Accenture A/S om løn- og pensionsanvisningsopgaverne samt lønsystemydelserne i Københavns Kommune. Kommunen har som en del af denne kontrakt fået udskiftet et gammelt lønsystem med et moderne løn- og personalestyringssystem.

 

Accenture har overtaget kommunens løn- og pensionsanvisningsopgaver pr. 1. september 2003, mens det nye lønsystem var planlagt idriftsat den 1. maj 2004, efterfølgende er idriftsættelsen sat til 1. juni 2004.

 

På den baggrund skal der udarbejdes en model for udvalgenes fremtidige betaling for ydelser i forbindelse med lønanvisning og lønsystem. Udvalgenes betaling sker på baggrund af forbrug og med udgangspunkt i de enkelte udvalgs antal af lønanvisninger.

 

Udgiftsniveauet for lønanvisningen er højere i opstarten og faldende hen over kontraktperioden. Udvalgene betaler en gennemsnitspris pr. år af det samlede udgiftsniveau for hele kontraktperioden, hvilket indebærer et merforbrug i starten af kontraktperioden. Dette merforbrug mellemfinansieres ved træk på kassen. Modellen for udvalgenes betaling for lønanvisning træder i kraft 1. januar 2004.

 

I forbindelse med Accentures overtagelse af lønanvisningen pr. 1. september 2003 valgte 8 tjenestemænd at forblive ansat i Københavns Kommune. I perioden 1. januar 2004 til 31. december 2006 fordeles lønudgiften til de tilbageblevne tjenestemænd mellem udvalgene efter sammen fordelingsprincip som betalingen for lønanvisningen.

 

Med Accentures varetagelse af lønanvisningen er en række administrative opgaver lagt tilbage i forvaltningerne, hvilket giver merudgifter for de enkelte udvalg. Forvaltningernes merudgifter for 2004 medfinansieres af Økonomiudvalget. Merudgifterne i de efterfølgende år – fra 2005 og fremover – behandles i forbindelse med vedtagelsen af budgettet for 2005. Ved forhandlingerne om budget 2005 skal der udarbejdes en redegørelse over forvaltningernes merudgifter for 2005 til brug for en vurdering af behovet for kompensation.

 

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Borgerrepræsentationen godkendte den 12. juni 2003, at Københavns Kommune indgik kontrakt med Accenture A/S om løn- og pensionsanvisningsopgaverne samt lønsystemydelserne i Københavns Kommune.

 

Accenture har overtaget kommunens løn- og pensionsanvisningsopgaver pr. 1. september 2003, mens det nye lønsystem idriftsættes den 1. juni 2004.

 

I "Indstilling vedr. valg af leverandør af lønanvisnings- og lønsystemydelser i Københavns Kommune" BR 297/03 blev det besluttet, at der primo 2004 skulle udarbejdes en faktureringsmodel (betalingsmodel) for udvalgenes fremtidige betaling for ydelser i forbindelse med lønanvisning og lønsystem.

 

I udgangspunktet sker der fuld udfakturering for udgifterne i forbindelse med overdragelsen af løn- og pensionsanvisningen til Accenture. Udvalgenes betaling er fastsat i forhold til forudsætningerne på nuværende tidspunkt, såfremt udgiftsniveauet viser sig lavere eller der fremkommer uforudsete udgifter, vil udvalgenes betaling blive justeret.

 

Betalingsprincip for udvalgenes betaling for lønanvisning

Lønanvisningen i LPA har fungeret som indtægtsdækket virksomhed, der solgte ydelser til forvaltningerne, mens Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens lønanvisning ikke har været indtægtsdækket. I forbindelse med indgåelse af kontrakt med Accenture vedr. lønanvisning og lønsystem er det nødvendigt at udarbejde en ny model for udvalgenes betaling for dels de af Accenture leverede ydelser og dels de centralt afholdte udgifter i forbindelse med lønanvisning.

 

Udvalgene skal betale efter forbrug. Kommunens samlede betaling til Accenture er fastsat i forhold til det opgjorte antal lønanvisninger i kontrakten. Der er i kontrakten fastlagt et udsvingsbånd på +/- 3%, indenfor hvilket betaling til Accenture ikke justeres. Ved udsving udover +/- 3% er der forskellige satser for betaling pr. lønanvisning afhængig af afvigelsen fra udsvingsbåndet.

 

Såfremt forbruget ligger over/under udsvingsgrænserne, vil der blive foretaget en opgørelse af de samlede merudgifter/mindreudgifter for kommunen det pågældende år. Det ændrede udgiftsniveau vil resultere i en ændret pris pr. lønanvisning (enhedspris). Merudgifterne/mindreudgifterne vil blive fordelt på udvalgene i forhold til det faktiske antal lønanvisninger i det pågældende år. Der kan således ske en ændring af udvalgenes betaling både med baggrund i ændrede antal lønanvisninger og på baggrund i en ændret enhedspris. Eventuelle ændringer i denne betaling opgøres primo det følgende år.

 

Udvalgenes betaling dækker udgifter til den løbende betaling til Accenture, de løbende driftsudgifter, engangsudgifter i forbindelse med overgangen til Accenture og implementering af lønsystemet.

 

Udvalgenes betaling er opbygget på grundlag af antallet af lønanvisninger for 2003. Der er udregnet dels en lønanvisningspris og dels en systempris pr. anvisning (enhedspriser). Derved er det muligt at differentiere prisen for henholdsvis institutioner med egen lønanvisning, som udelukkende skal betale for anvendelse af lønsystemet, og enheder som anvender Accenture til lønanvisning.

 

Hvert udvalg skal betale en grundydelse pr. år, fordelingsprincippet er som nævnt de enkelte udvalgs antal af lønanvisninger. Prisen for hvert udvalg er fremkommet ved at gange antal af lønanvisninger med lønanvisningsprisen/systemprisen, se tabel 2 i bilaget.

 

Udgiftsniveauet for lønanvisningen er højere i starten og faldende hen over kontraktperioden. For at udligne udvalgenes udgifter hen over årene er prisen, som udvalgene skal betale pr. år en gennemsnitspris af det samlede udgiftsniveau for hele kontraktperioden. Merforbruget i starten mellemfinansieres ved træk på kassen.

 

Ud over grundydelsen skal udvalgene betale for tillægsydelser. Disse er defineret i kontrakten, og der sker betaling efter forbrug. Denne model er valgt for at fremme udvalgenes incitament til at sammenholde pris med brugen af disse ydelser.

 

Modellen for udvalgenes betaling for lønanvisning træder i kraft pr. 1. januar 2004.

 

Betalingsprincipper for lønudgifter til tilbageblevne til tjenestemænd

I forbindelse med Accentures overtagelse af lønanvisningen den 1. september 2003 valgte hovedparten af medarbejderne at overgå til Accenture. Der var 8 tjenestemænd, der valgte at forblive i Københavns Kommune. Efter drøftelser med forvaltningerne vil den samlede lønudgift til de tilbageblevne tjenestemænd blive fordelt mellem udvalgene efter samme fordelingsprincip som betalingen for lønanvisningen, jf. tabel 3 i bilaget.

 

Der er 3 udvalg, som har de tilbageblevne tjenestemænd ansat og som afholder lønudgiften. De resterende 4 udvalgs betaling til omfordelingen a f lønudgiften vil ske via rammekorrektioner, jf. tabel 3 i bilaget.

 

Omfordelingen af lønudgifterne til de tilbageblevne tjenestemænd skal være gældende i perioden 1. januar 2004 til 31. december 2006.

 

Ifølge kontrakten med Accenture har tjenestemændene mulighed for at vende tilbage til Københavns Kommune i løbet af kontraktperioden. I kontraktens "Bilag 10 Medarbejderforhold" er ordningerne vedr. udlån og orlov for tjenestemænd beskrevet. Accenture har meddelt, at på nuværende tidspunkt forventes yderligere 11 tjenestemænd at vende tilbage til kommunen. I henhold til "Indstilling vedr. valg af leverandør af lønanvisnings- og lønsystemydelser i Københavns Kommune" BR 297/03 vil tjenestemænd som tilbageføres til kommunen som udgangspunkt blive fordelt forholdsmæssigt til forvaltningerne. Udgifter i forbindelse med tilbageførsel af tjenestemænd til kommunen afholdes af forvaltningerne.

 

 

Økonomi

 

I relation til lønudbuddet får udvalgene udgifter til lønsystem og lønanvisning, tjenestemandsmodellen og merudgifter i forbindelse med ændrede opgavesnitflader. Forvaltningernes udgifter til den hidtidige lønanvisning og det nuværende lønsystem (KLP) er 66,6 mio. kr. Udvalgenes fremtidige betaling til lønsystem og -anvisning udgør i alt for hele kommunen i gennemsnit 66,2 mio. kr. pr. år, mens lønudgifter til tilbageblevne tjenestemænd er på 3,4 mio. kr. pr. år. Herudover er der merudgifter i forbindelse med ændrede opgavesnitflader mv., som forvaltningerne for 2004 skønner til ca. 18 mio. kr. Opgørelsen af merudgifterne i relation til ændrede snitflader mv. er forbundet med usikkerhed og kan først endeligt opgøres, når systemet har været i drift i en periode og brugerne har fået kendskab til systemet. Økonomiforvaltningen indstiller, at der i 2004 afsættes 9 mio. kr. til medfinansiering af forvaltningerne merudgifter, og at forvaltningerne afholder resten af merudgifterne inden for budgetrammen for 2004 (se afsnittet Merudgifter i relation til lønanvisning).

 

Borgerrepræsentationen besluttede i "Indstillingen vedr. valg af leverandør af lønanvisnings- og lønsystemydelser i Københavns Kommune" BR 297/03, at der blev afsat 18,7 mio. kr. til dækning af opstartsudgifter i forbindelse med udbuddet af løn- og pensionsanvisningen. Midlerne til opstarten skulle mellemfinansieres over kassen.

 

Opstartsudgifterne dækker udgifter ved skift til ny systemleverandør (transaktionsudgifter), uddannelse af forvaltningernes medarbejdere, sekretariatsfunktion samt initialudgifter i opstartsperioden til Accenture. Initialudgifterne dækker over, at betalingen til Accenture er højst i opstarten men reduceres hen over kontraktperioden. Disse udgifter finansieres via betalingsmodellen, herudover indgår der ligeledes finansiering af feriepenge, print og etablering af snitflader til det nye lønsystem i betalingsmodellen.

 

Den valgte betalingsmodel, hvor udvalgene betaler en gennemsnitspris pr. år af det samlede udgiftsniveau, bevirker et yderligere behov for mellemfinansiering i opstarten i forhold til forudsætningerne i den tidligere indstilling.

 

Figur:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Finansieringsbehovet til opstartsudgifterne samt udvalgenes faste årlige gennemsnitlige betaling bevirker, at mellemfinansieringen ved det godkendte træk af kassen skal hæves til 31,2 mio. kr. Midlerne tilbagebetales via udvalgenes betalinger løbende under kontraktperioden.

 

De gennemsnitlige udgifter til lønsystem og -anvisning hos Accenture ligger på niveau med det hidtidige budget for LPA og Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen. Deraf følger, at forvaltningernes udgifter til tillægsydelser, betaling til tjenestemandsmodellen samt de af forvaltningerne opgjorte udgifter i forbindelse med ændrede opgavesnitflader mv. er merudgifter i forhold til det nuværende budget.

 

I forbindelse med LPA's overgang til indtægtsdækket virksomhed blev der udlagt midler til udvalgene. I forhold til den tidligere udlægning af midler sammenholdt med udvalgenes betaling til lønsystem og -anvisning fremover anbefales rammekorrektionen, som angivet i tabel 1:

 

Tabel 1: Oversigt over tillægsbevillinger og rammekorrektioner til udvalgenes budgetter som følge af ny betaling for lønanvisning

(04 p/l-niveau) (opgjort i t.kr.)

 

Udvalg	Konto	Tillægs-bevilling 2004	2005	2006	2007	2008	2009	2010
Uddannelses- og Ungdoms-udvalget	6.51.1 Sekretariat og Forvaltning	2.813	2.813	2.813	2.794	2.794	2.794	2.794
Sundheds- og Omsorgsudvalget	6.51.1 Administration mv.	-1.463	-1.463	-1.463	-1.378	-1.378	-1.378	-1.378
Famile- og Arbejdsmar-kedsudvalget	6.51.1 Sekretariat og Forvaltning	5.029	5.029	5.029	4.620	4.620	4.620	4.620
Bygge- og Teknikudvalget	6.51.1 Sekretariat og Forvaltning	-1.188	-1.188	-1.188	-1.107	-1.107	-1.107	-1.107
Kultur- og Fritids-udvalget	6.51.1 Sekretariat og Forvaltning	265	265	265	401	401	401	401
Miljø- og Forsynings-udvalget	6.51.1 Sekretariat og Forvaltning	-136	-136	-136	-103	-103	-103	-103
Økonomi-udvalget	6.51.1 Administration mv.	-5.321	-5.321	-5.321	-5.228	-5.228	-5.228	-5.228
	Total 6.51.1	0	0	0	0	0	0	0
	Kassen 8.05.5	-31.161	-29.017	-25.352	-20.176	-13.479	-10.757	0

 

Rammekorrektionerne gives på udvalgenes administrationskonti. Udvalgene kan efterfølgende fordele beløbene til de relevante konti.

 

 

Merudgifter i relation til lønanvisning

I forbindelse med Accentures overtagelse af lønanvisningen blev det besluttet at lægge en række administrative opgaver tilbage i forvaltningerne. Denne ændrede snitflade mellem forvaltningerne og Accenture (tidligere LPA) vil medføre øgede udgifter for forvaltningerne.

 

Forvaltningerne har udarbejdet et skøn over merudgifterne i forbindelse med de ændrede snitflader. Disse opgørelser præges af, at opgaverne indtil nu ikke har været håndteret ens i forvaltningerne, idet nogle forvaltninger hidtil har varetaget visse af opgaverne selv, samt at forvaltningerne ikke skønner konsekvenserne af de ændrede snitflader ens. Derfor er de enkelte udvalgs forventede merudgifter i denne forbindelse meget varierende. Forvaltningerne har opgjort de samlede merudgifter til 27,8 mio. kr. i 2004 og 22,7 mio. kr. i 2005 jf. vedlagte bilag 4, opgørelsen er inkl. udgifter i relation til uddannelses- og implementeringsaktiviteter. Der knytter sig en del usikkerhed til opgørelsen, da en del af udgifterne først kendes, når forvaltningerne i gennem en perioden har arbejdet med systemet, ligesom det forventes, at der løbende vil komme forbedringer af systemet, der reducerer udgifterne. Merudgifternes størrelse indebærer, at der bør tages eksplicit politisk stilling til, hvordan udgifterne skal finansieres.

 

I forvaltningernes opgørelse over merudgifter er opført udgifter i forbindelse med implementering af og uddannelse i det nye lønsystem, disse udgifter opgøres til ca. 5 mio. kr. for 2004. Udgifter til implementering og uddannelse er en del af forudsætningen i forbindelse med indførelse af nye edb-systemer. Økonomiforvaltningen skal hertil bemærke, at uddannelse af superbrugere er betalt centralt af projektet, ligesom forvaltningerne har fået kompensation for lokaleleje, materiale samt forplejning i forbindelse med uddannelse af forvaltningernes slutbrugere m.v. i alt ca. 2000 medarbejdere. Økonomiforvaltningen mener derfor ikke, at der skal gives yderligere kompensation for udgifter i relation til uddannelses- og implementeringsaktiviteter.

 

Forvaltningernes opgørelse over skønnede merudgifter er baseret på en helårsvirkning, da det nye lønsystem først idriftsættes den 1. juni 2004, vil alle de opgjorte merudgifter ikke have helårsvirkning. Det skønnes herefter på baggrund af forvaltningernes indberetninger, at forvaltningerne i 2004 vil have merudgifter i relation til lønudbuddet og de heraf ændrede snitflader på ca. 18 mio. kr.

 

Finansieringen af merudgifterne i 2004 foreslås at ske ved, at Økonomiudvalget i 2004 medfinansierer 9 mio. kr., mens den resterende del af merudgifterne dækkes af de enkelte forvaltninger. Rammen på 9 mio. kr. finansieres via Økonomiforvaltningens konto 6.51.1, mindreudgift i forbindelse med IT-udbuddet (outsourcing af IT-driften til DMdata). Økonomiforvaltningen udarbejder fælles retningslinier for udmøntningen af de 9 mio. kr., således at det sikres, at forvaltningerne tildeles midler på samme vilkår.

 

I forbindelse med budgetforhandlingerne for 2005 i august 2004 skal forvaltningerne til brug for en præcisering af de forventede merudgifter for 2004 udarbejde et fornyet skøn over de forventede merudgifter i relation til de ændrede snitflader for 2004. Herudover skal forvaltningerne i forbindelse med budgetforhandlingerne udarbejde en samlet redegørelse for forvaltningernes merudgifter i 2005 og efterfølgende år til brug for en politisk vurdering af behovet for kompensation.

 

De af Økonomiudvalget afsatte midler på 9 mio. kr. kan ansøges af forvaltningerne efter konkret dokumentation. Rammen kan anvendes til medfinansiering af tillægsydelser samt udgifter i relation til de ændrede snitflader mv. Efterfølgende kan der ske en revision af forvaltningernes opgørelser over disse merudgifter. Forvaltningerne skal primo 2005 opgøre deres merudgifter til tillægsydelser og ændrede opgavesnitflader for 2004. Anmodningen om medfinansiering samt relateret dokumentation tilsendes Økonomiforvaltningen, som herefter anviser medfinansiering indenfor den samlede ramme på 9 mio. kr.

 

Såfremt de forventede opstartsudgifter, der mellemfinansieres ved træk på kasse, bliver mindre end ventet vil der forlods ske en gradvis tilbageførsel af midler til IT-provenuet. Herefter vil der ske en reduktion af forvaltningernes betaling.

 

I forbindelse med forvaltningernes inddragelse i udarbejdelsen af betalingsmodellen har alle forvaltninger tilkendegivet, at de ønsker at få dækket samtlige af de af dem opgjorte merudgifter til ændrede opgavesnitflader mv. igennem en tillægsbevilling. Desuden ønsker forvaltningerne, at samtlige merudgifter i 2005 og fremover skal tilføres forvaltningerne som rammeløft. Økonomiforvaltningen mener ikke, at denne model er hensigtsmæssigt, idet der ønskes et incitament for forvaltningerne til at begrænse merudgifterne og derfor vælges en model, hvor der ikke er fuld kompensation i 2004, men hvor Økonomiforvaltningen medfinansierer med op til 9 mio. kr. Herudover mener Økonomiforvaltningen, at merudgifterne for 2005 og fremover bør være en del af den samlede prioritering og derfor skal de fremtidige merudgifter afklares i forbindelse med den samlede prioritering af kommunens budget.

 

Det årlige gennemsnitlige udgiftsniveau for løn- og pensionsanvisning hos Accenture er på niveau med det hidtidige udgiftsniveau for LPA og Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens lønanvisning. Herudover er der for udvalgene udgifter til køb af tillægsydelser og merudgifter i forbindelse med ændrede snitflader, som medfinansieres af Økonomiudvalget. Desuden er der i perioden 1. januar 2004 til 31. december 2006 udgifter til tjenestemandsmodellen.

 

 

Miljøvurdering

-

 

 

Andre konsekvenser

-

 

 

Høring

·        Forvaltningerne har været inddraget i forbindelse med udarbejdelse af betalingsmodellen

 

Bilag

·        Tabel 2: Oversigt over udvalgenes betaling for den fremtidige
lønanvisning i forhold til den hidtidige betaling

·        Tabel 3: Oversigt over udvalgenes betaling for tilbageblevne tjenestemænd (1. januar 2004 – 31. december 2006)

·        Tabel 4: Forvaltningernes opgørelse over merudgifter i relation til lønudbuddet

 

 

Erik Jacobsen

 

                                                                                       / Bjarne Winge