Igangsætning af valg af IT-hjælpemiddelsystem (Sundheds- og Omsorgsudvalget)

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 1. juni 2004

 

 

 

J.nr.             ØU 189/2004

 

 

15.                Igangsætning af valg af IT-hjælpemiddelsystem (Sundheds- og Omsorgsudvalget)

 

 

INDSTILLING

Sundhedsforvaltningen indstiller,

 

at Sundheds- og Omsorgsudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler, at der i forbindelse med hjælpemiddelprojektet igangsættes indkøb af IT-system til Hjælpemiddelcentret,

 

at Sundheds- og Omsorgsudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler, at finansieringen af indkøbet sker ved optagelse af internt lån,

 

at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager status for Hjælpemiddelprojektet til efterretning.

 

Sundheds- og Omsorgsudvalgets beslutning i mødet den 29. april 2004

Sundheds- og Omsorgsudvalget tiltrådte indstillingen.

 

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

"Det præciseres, at såfremt det endelige anskaffelsesbeløb afviger fra det estimerede, vil det ansøgte lånebeløb blive tilrettet hertil i dialog med Sundhedsforvaltningen. Det forudsættes endvidere, at fremtidige driftsudgifter afholdes inden for Sundheds- og Omsorgsudvalget budgetramme. Herudover har Økonomiudvalget ingen bemærkninger til, at nærværende sag søges gennemført."     

 

 

RESUME

Hjælpemiddelprojektet blev iværksat med det formål at sikre et synligt og ensartet service- og kvalitetsniveau på området. Projektet er nu nået til den afsluttende del, der omfatter indkøb og implementering af nyt IT-system. Sundhedsforvaltningen har gennemført en grundig undersøgelse af markedsudbuddet af hjælpemiddelsystemerne for at få estimeret omkostningerne ved indkøb af et IT-system til Hjælpemiddelcentret.

IT-systemet skal sikre en bedre ressourcestyring, understøtte en ny afregningsmodel og sikre en hurtig og effektiv bestilling og håndtering af hjælpemidler. Endvidere skal sikres større økonomisk gennemsigtighed, samt mulighed for budgetopfølgning hos Hjælpemiddelcentret og bestillerne af hjælpemidler. Dette sker gennem følgende funktionaliteter i systemet: indkøb, bestilling, lagerstyring, kørselsplanlægning og afregning.

Sundhedsforvaltningen indstiller, at Sundheds- og Omsorgsudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler, at finansieringen af indkøb af nyt IT-system til Hjælpemiddelcentret sker ved optagelse af internt lån under forudsætning af, at lånebeløbet ikke afviger væsentligt fra det estimerede beløb.

 

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Sundhedsforvaltningen iværksatte i 2000 en konsulentundersøgelse af hjælpemiddelområdet i Københavns Kommune med henblik på at belyse behovet for strukturelle eller styringsmæssige ændringer i relation til hjælpemiddelområdet. 

Sundheds- og Omsorgsudvalget fik den 4. april 2002  forelagt resultatet af en konsulentundersøgelse på hjælpemiddelområdet. Sundhedsforvaltningen indstillede samtidig, at Sundheds- og Omsorgsudvalget tiltrådte en organisatorisk udviklingsproces på baggrund af rapportens anbefalinger, og at der udarbejdes særskilt oplæg om indkøb af nyt IT-system til den fremtidige styring af området. Sundheds- og Omsorgsudvalget tiltrådte indstillingen med tilføjelse af, at Sundhedsforvaltningen skal udarbejde en projektplan for implementering med angivelse af tidsforløb senest juni 2002.

Sundheds- og Omsorgsudvalget godkendte den 20. juni 2002 projektplan for det samlede hjælpemiddelprojekt og den 10. april 2003 igangsætning af processen omkring indkøb af nyt hjælpemiddelsystem ligesom status for hjælpemiddelprojektet blev taget til efterretning den 25. september 2003.

Sundheds- og Omsorgsudvalget besluttede i mødet den 10. april 2003, at igangsætte processen omkring indkøb af et nyt hjælpemiddelsystem. Det blev også besluttet at IT-projektet skulle inddeles i to faser. Første fase er en behovsanalyse, markedsundersøgelse af relevante hjælpemiddelsystemer, ændring af registreringspraksis og indførelse af stregkoderegistrering samt påbegyndelse af integration til Københavns OmsorgsSystem (KOS).

Anden fase er selve indkøb og implementeringen af det nye IT-baserede hjælpemiddelsystem. Et system med funktionalitet som lagerstyring, indkøb, afregningshåndtering og kørselsplanlægning. Et system der vil give større økonomisk overblik og mulighed for budgetopfølgning.

Det blev besluttet på udvalgsmødet den 10. april 2003, at herværende indstilling skulle forelægges udvalget inden indkøb og implementeringen af system kunne igangsættes. Anden fase igangsættes således først efter godkendelsen af indstillingen.

 

 

Status for de IT relaterede projekter

Manglende IT værktøjer har været medvirkende årsag til mangelfuld styring og overblik over sager på hjælpemiddelområdet. Endvidere har der været en række uhensigtsmæssigheder i forbindelse med arbejdsgangene bl.a. vedrørende koordinering og informationsudveksling mellem de mange parter som samarbejder om bevilling og bestilling af hjælpemidler.

 

Det blev konkluderet i den føromtalte konsulentrapport, at den nuværende IT støtte på Hjælpemiddelcentret er mangelfuld og uhensigtsmæssig, både hvad angår lagerstyring, indkøb, afregning samt sagsbehandling og bestilling. Konsulentrapporten konkluderede at det eksisterende hjælpemiddelsystem indeholder en række uhensigtsmæssigheder og fejl, som det ikke vurderes muligt og økonomisk rentabelt at rette op på. Rapporten anbefaler derfor, at det eksisterende system udskiftes.

Det indledende arbejde forud for indkøbet af IT- system blev igangsat efter mødet i Sundheds- og Omsorgsudvalget den 10. april 2003. Der blev igangsat projekter vedrørende konvertering fra Nordisk klassifikation til ISO-klassifikation af de enkelte hjælpemidler samt et projekt vedrørende stregkoderegistrering af hjælpemidlerne.

Konverteringen fra Nordisk klassifikation til ISO-klassifikation og HMI-numre blev iværksat udfra to parametre. For det første anvender langt størstedelen af landets kommune denne standard, hvorved samarbejde om hjælpemidler med andre kommuner bliver lettere. For det andet er Hjælpemiddelcentrets brug af Nordisk klassifikation ikke entydig, da flere hjælpemidler kan have samme nummer.

Kommunen betaler i dag til vedligeholdelse af ISO-klassifikationen/HMI-nummer databasen som led i en generel aftale mellem Hjælpemiddelinstituttet, amterne og Københavns og Frederiksberg kommuner, mens Hjælpemiddelcentret selv vedligeholder brugen af den Nordiske klassifikation. Med konverteringen forsvinder denne vedligeholdelsesopgave. Konverteringsprojektet forventes afsluttet medio 2004.

I forbindelse med klassifikationsændringen har det været hensigtsmæssigt at indføre stregkoderegistrering som en forudsætning for at effektivisere den fremtidige lagerstyring. Alle hjælpemidler der bliver udleveret fra hjælpemiddelcentreret er stregkodemærket medio 2004. Hjælpemidler der allerede forefindes i borgerens hjem bliver dog ikke stregkodemærket, men stregkodemærkes ved modtagelse på Hjælpemiddelcentret. Dvs. stregkodemærkningen er en fortløbende proces indtil alle hjælpemidler har været hjemtaget.

Funktionaliteten i det nye system

Ved at indføre et nyt hjælpemiddelsystem sikres en bedre styring af ressourcerne på hjælpemiddelområdet, og samtidig understøttes en hurtig og effektiv sagsbehandling og håndtering, fra behandlingen af den enkelte ansøgning til levering af hjælpemidlet. Endvidere sikres en bedre afregningshåndtering der understøtter den nye afregningsmodel samt større gennemskuelighed i forhold til økonomien.

Det nye hjælpemiddelsystem vil bl.a. indeholde funktionaliteter som indkøb, bestilling, lagerstyring, kørselsplanlægning og afregning. Derved vil systemet afhjælpe de problemområder som konsulentrapporten beskrev.

Systemet kan endvidere håndtere budgetopfølgning hos Hjælpemiddelcentret og bestillere af hjælpemidler samt afregning med kunderne, herunder Pensions- og Omsorgskontorerne og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. Afregningsproceduren understøtter hjælpemiddelprojektets generelle mål om øget genbrug, økonomisk hensigtsmæssig adfærd og gennemskuelighed inden for hjælpemiddelområdet.

Med anskaffelsen af det nye system integreres bestillingen af hjælpemidler med KOS samt andre systemer, der udveksler data med hjælpemiddelsystemet.

Det nye system øger brugervenligheden væsentligt, således at arbejdsgangen for alle brugergrupper lettes og der opnås alt andet lige en reduktion i antallet af fejlbestillinger.

Med udgangspunkt i disse funktionaliteter har Sundhedsforvaltningen foretaget en markedsundersøgelse blandt to leverandører for derved at få udarbejdet et prisestimat for anskaffelses- og driftsomkostningerne ved systemet.

Undersøgelsens resultater er vedlagt i bilag 2 (FORTROLIGT) "Økonomisk ramme for nyt hjælpemiddelsystem til Sundhedsforvaltningen".

 

Tidsplan

Tidsplan for implementeringen af det nye hjælpemiddelsystem er:

 

Kravspecifikation
April 2004                         - Kravspecifikation og testspecifikation færdig

Udbud
August 2004                                           - Godkendelse af udbudsmateriale
Oktober 2004                    - Indhentning, vurdering og valg af tilbud
December 2004                - Tilpasning/integration af Hjælpemiddelsystem

Implementering
Marts 2005                        - Test
maj 2005                           - Undervisning
Juli/august 2005               - Idriftsættelse

 

Som det fremgår af Bilag 1 (FORTROLIGT) kan de forespurgte leverandører ikke  levere den fulde funktionalitet inden for projektets tidsplan. Ingen af leverandørerne tilbyder ruteplanlægning og vareplukning som standard, ligesom der ikke er standardsnitflader til forvaltningens nøglesystemer. Tidsplanen vil således, alt efter udviklingsopgavernes størrelse, kunne blive forskudt.

 

MILJØVURDERING

Det forventes, at genanvendelsesfrekvensen vil blive øget ved anskaffelse af det nye system, og kommunen vil derfor på dette område opnå en bedre ressourceanvendelse. Der kan ligeledes forventes en større papirbesparelse som følge af automatisering af de eksisterende papirgange. Miljøbelastningen vil også blive mindre som følge af forbedrede muligheder for planlægning af udbringning af hjælpemidlerne.

 

ØKONOMI

Økonomi og finansiering af Hjælpemiddelsystemet er beskrevet i Bilag 1 (FORTROLIGT) "Økonomi i forbindelse med anskaffelse af nyt hjælpemiddelsystem.".

Sundhedsforvaltningen indstiller, at Sundheds- og Omsorgsudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler, at finansieringen af indkøb af nyt IT-system til Hjælpemiddelcentret sker ved optagelse af internt lån under forudsætning af, at lånebeløbet ikke afviger væsentligt fra det estimerede beløb.

 

BILAG

Bilag 1 (FORTROLIGT) "Økonomi i forbindelse med anskaffelse af nyt hjælpemiddelsystem.".

 

Bilag 2 (FORTROLIGT) " Økonomisk ramme for nyt hjælpemiddelsystem til Sundhedsforvaltningen".

 

 

Lau Svendsen-Tune                                                                           

                                                                

                                                                 /  Flemming Engstrøm