Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 1. april 2003

 

 

 

J.nr.             ØU 99/2003

 

 

20.                Kravspecifikation for indkøbsordning (Sundheds- og Omsorgsudvalget)

 

 

INDSTILLING

 

Sundhedsforvaltningen indstiller, at Sundheds- og Omsorgsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

 

at godkende vedlagte kravspecifikationer for indkøbsordning

 

at godkende, at forvaltningen indgår kontrakt med tre leverandører af indkøbsordning pr. distrikt.

 

Sundheds- og Omsorgsudvalgets beslutning i mødet den 30. januar 2003

Sundheds- og Omsorgsudvalget tiltrådte indstillingen

 

Økonomiforvaltningen indstiller,

 

at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

"Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til, at nærværende sag søges gennemført."

Se vedlagte notat.

 

 

RESUME

I forbindelse med indførelse af frit valg på ældreområdet besluttede Sundheds- og Omsorgsudvalget den 21. november 2002 (SOU 247/02) at sende ydelserne indkøbsordning, tøjvaskordning og grundig rengøring i udbud. Vedlagte kravspecifikation for indkøbsordning skal anvendes ved udbud af ordningen i forbindelse med indførelse af frit valg i Københavns Kommune.

 

De tre kravspecifikationer (for ydelserne indkøbsordning, tøjvaskordning og grundig rengøring) følger overvejende samme struktur, der er opbygget efter leverancen fra start til slut:

 

·        Krav til produktet/ydelsen

·        Information om produkt og priser

·        Tilmelding/afmelding/ændringer

·        Transport af varer til borgerens bopæl (gælder indkøbsordning)

·        Levering

·        Betaling

·        Dokumentation og rapportering

·        Kvalitetssikring

·        Øvrige krav

Kravspecifikationerne er udformet som minimumskrav, og derfor skal alle tilbudsgivere kunne dokumentere, at de lever op til disse krav. Derudover ønsker Sundhedsforvaltningen at udbudet udformes på en måde, der giver mulighed for, at leverandørerne kan præsentere yderligere forslag til krav mv. i en indkøbsordning.

 

Kravspecifikationen til indkøbsordning er opbygget ud fra et hensyn til borgerens tryghed. Som udgangspunkt skal leverandøren kende Københavns Kommunes værdigrundlag og omsorgsfilosofi. Derudover har forvaltningen vurderet, at der skal opstilles krav om eksempelvis solid information om ordningen, krav om synlig legitimation ved levering og betaling af varer via PBS.

 

Sundhedsforvaltningen indstiller, at udvalget godkender kravspecifikationen.

 

Desuden indstiller forvaltningen, at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at forvaltningen indgår kontrakt med tre leverandører af indkøbsordning pr. distrikt. Distriktet defineres som den organisatoriske opbygning omkring myndighedsfunktionen.

 

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

I forbindelse med indførelse af frit valg på ældreområdet besluttede Sundheds- og Omsorgsudvalget den 21. november 2002 ( SOU 247/02) at sende ydelserne indkøbsordning, tøjvaskordning og grundig rengøring i udbud.

 

Endvidere har udvalget den 12. marts 2001( SOU 68/01) behandlet en indstilling om at gennemføre et udbud af indkøbsordning. I den forbindelse besluttede udvalget at en model for en indkøbsordning skulle bygge på ni principper. Beslutningsprotokollen er vedlagt som bilag.

 

De ni principper er inddraget i det nuværende arbejde med at formulere kravspecifikationer for indkøbsordning. De grundlæggende elementer i nuværende udkast til kravspecifikationer til indkøbsordning præciseres og begrundes senere i indstillingen under afsnittet "Indhold i kravspecifikation for indkøbsordning".

 

Som forudsætning for at gennemføre et udbud af indkøbsordning har Sundhedsforvaltningen udarbejdet:

 

·        en kvalitetsstandard for indkøbsordning, indarbejdet i "Kvalitetsstandarder for ældreområdet i Københavns Kommune" (der henvises til særskilt indstilling på Sundheds- og Omsorgsudvalgets møde den 30. januar 2003).

 

·        kravspecifikationer til indkøbsordning (vedlagt som bilag).

 

 

De kravspecifikationer der hermed indstilles til godkendelse omhandler krav, der retter sig mod indkøbsordningen. De generelle leverandørkrav som f.eks. økonomisk sikkerhedsstillelse, arbejdsmiljø, uddannelse mv. er under udarbejdelse og vil blive forelagt udvalget den 13. marts 2003 sammen med ydelsespriserne for personlig og praktisk hjælp.

 

Priserne skal anvendes til at godkende leverandører jf. hovedreglen i frit valgs loven, mens kommunen i udbudet af indkøbsordning, tøjvaskordning og grundig rengøring kan indhente tilbud, der bl.a. konkurrerer på pris og hvor kommunen skal vælge de økonomisk mest fordelagtige tilbud.

 

Ved udbud skal kvalitetsstandarder, kravspecifikationer og leverandørkrav indberettes til Socialministeriets fritvalgsdatabase, mens priser kun skal indberettes ved brug af godkendelsesmodellen.

 

Fakta om indkøbsordning

 

Borgerne kan blive visiteret til indkøb på to måder:

 

·        indkøb ved hjælper

 

·        indkøb via indkøbsordning

 

Kvalitetsstandarderne vedrørende praktisk bistand indeholder visitationskriterier for at visitere til indkøb og indkøbsordning. Udbudet af indkøbsordning medfører ingen ændringer i det fastsatte serviceniveau.

 

I alt er 7.800 borgere visiteret til indkøb i dag. Heraf er ca. 3.500 visiteret til indkøbsordning. På grund af registreringsvanskeligheder er der dog borgere i indkøbsordning, som ikke indgår i opgørelsen.

 

Visiteringen til indkøbsordning beror på en individuel faglig vurdering af borgeren. Sundhedsforvaltningen tilstræber, at så mange borgere som muligt indgår i indkøbsordning. For at fremme andelen af borgere, der visiteres til indkøbsordning, giver kvalitetsstandarderne mulighed for at visitere til hjælp til at udarbejde en indkøbsliste, stille varer på plads mv. Således er det som udgangspunkt de svageste borgere, der visiteres til indkøb ved hjælper.

 

Under forudsætning af denne visitationspraksis vurderer forvaltningen, at potentialet for andelen af borgere, der fremover visiteres til indkøbsordning er 65-75%.

 

 

Indhold i kravspecifikationen for indkøbsordning

 

Kravspecifikationen til indkøbsordning, tøjvaskordning og grundig rengøring er udarbejdet af en arbejdsgruppe sammensat af repræsentanter fra hjemmeplejen, Pensions- og Omsorgskontorer og centralforvaltningen. Arbejdet med kravene har taget udgangspunkt i eksisterende kontrakter med private leverandører i kommunen og erfaringer med de private leverandører.

 

De tre kravspecifikationer følger overvejende samme struktur, der er opbygget efter leverancen fra start til slut:

 

·        Krav til produktet/ydelsen

·        Information om produkt og priser

·        Tilmelding/afmelding/ændringer

·        Transport af varer til borgerens bopæl (gælder indkøbsordning)

·        Levering

·        Betaling

·        Dokumentation og rapportering

·        Kvalitetssikring

·        Øvrige krav

 

Kravspecifikationerne er udformet som minimumskrav, og derfor skal alle tilbudsgivere kunne dokumentere, at de lever op til disse krav. Derudover ønsker Sundhedsforvaltningen at udbudet udformes på en måde, der giver mulighed for, at leverandørerne kan præsentere yderligere forslag til krav mv. i en indkøbsordning

 

Kravspecifik ationen til indkøbsordning er primært opbygget ud fra et hensyn til borgerens tryghed. Som udgangspunkt skal leverandøren kende Københavns Kommunes værdigrundlag og omsorgsfilosofi. Derudover har forvaltningen vurderet, at der skal opstilles krav om:

 

·        Et bredt varesortiment, bl.a. med mulighed for at bestille små mængder

 

·        Solid information om ordningen

 

·        Klare regler for afbud, ændringer mv.

 

·        Krav om synlig legitimation ved levering

 

·        Betaling af varer via PBS – af hensyn til borgerens tryghed og sikkerhed ønskes ikke kontanter mellem borger og leverandør (dette afviger fra principperne i udvalgets beslutning af 12. marts 2001, jf. bilag 2)

 

·        Løbende dokumentation og afrapportering fra leverandør til kommunen

 

I kravspecifikationen er desuden indarbejdet et hensyn til den organisatoriske håndtering af indkøbsordning i kommunen.

 

Kommunen vil fremover fortsat varetage den såkaldte call-funktion, hvor en medarbejder formidler borgernes indkøb til leverandøren. For at denne funktion kan tilrettelægges effektivt og derved økonomisk bæredygtigt, forudsætter det en velfungerende og driftssikker internetløsning. Internetløsningen giver f.eks. borgeren mulighed for at genbestille samme varer som i sidste uge.

 

 

Antal leverandører pr. distrikt

 

Sundhedsforvaltningen anbefaler, at kommunen indgår kontrakt med tre leverandører af indkøbsordning pr. distrikt. Distriktet defineres som den organisatoriske opbygning omkring myndighedsfunktionen.

 

 

Af lovgivningen om frit valg fremgår det, at "anvendelse af udbudsmodellen medfører, at kommunalbestyrelsen skal begrænse antallet af leverandører, som hjemmehjælpsmodtagerne kan vælge imellem".

 

Borgerne skal have mulighed for at vælge mellem mindst to og maksimum fem leverandører indenfor hver ydelseskategori. I udbudsmaterialet skal kommunen oplyse, om kommunen forventer at tilbyde kontrakt med to, tre, fire eller fem leverandører, så leverandørerne på forhånd ved, hvor mange de er i konkurrence med.

 

Sundhedsforvaltningen anbefaler, at kommunen påregner at indgå kontrakt med tre leverandører pr. distrikt.

 

Forvaltningen vurderer, at tre leverandører pr. distrikt vil give borgeren en reel valgmulighed. Desuden vil tre leverandører pr. distrikt skabe den nødvendige konkurrence som vil holde leverandørernes fokus på kvaliteten. Endvidere skabes en indkøbsordning, der organisatorisk kan blive velfungerende.

 

 

MILJØVURDERING

-

 

 

ØKONOMI

 

De endelige omkostninger til tøjvaskordning – efter ordningen har været i udbud – kendes endnu ikke, da tilbudsgiverne bl.a. skal konkurrere på prisen, jf. "det økonomisk mest fordelagtige tilbud". Formuleringen betyder, at man fastsætter, hvilke delkriterier der afgør, hvilket tilbud der samlet set er de økonomisk mest fordelagtige. De mest anvendte delkriterier er: pris, driftsomkostninger, kvalitet, drifts- og leveringssikkerhed, kvalitetssikring samt organisatoriske og personalemæssige forhold.

 

 

HØRING

 

Ældrerådene vil blive hørt med frist 5. marts 2003. Høringssvarene vil indgå i den endelige behandling i Borgerrepræsentationen af kvalitetsstandarder, leverandør- og priskrav fra såvel Sundhedsforvaltningen som Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen.

 

BILAG

 

1.      Kravspecifikation af indkøbsordning til hjemmehjælpsmodtagere

2.      Beslutningsprotokol vedr. indstilling om indkøb, SOU den 12. marts 2001 (SOU 68/2001).

 

 

Lau Svendsen-Tune

 

                                                                                                                                   /

                                                                                       Lars Bo Bülow