Mødedato: 01.03.2016, kl. 15:00
Mødested: Rådhuset, Udvalgsværelse F på 2. sal

Forslag til business cases til Investeringspuljen

Se alle bilag

Tidligere beslutninger

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget har godkendt,

  1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender, at vedlagte business case (case 1) indstilles til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen med det formål at modtage midler fra Investeringspuljen til at implementere pågældende case. Der finansieres udgifter for 3,0 mio. kr. i servicemidler og 1,0 mio. kr. i anlægsmidler fra investeringspuljen, jf. tabel 2. Effektiviseringspotentialet ved fuld indfasning udgør 3,0 mio. kr. pr. år, jf. tabel 1 og indgår i forvaltningens effektiviseringsbidrag for 2017.
  2. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender, at det indstilles til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen, at der gives en anlægsbevilling på i alt 1,0 mio. kr. til Beskæftigelses- og Integrationsudvalget i årene 2016 og 2017 til implementering af vedlagte business case (case 1). For de bevillingsmæssige konsekvenser se tabel 3.
  3. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender, at vedlagte idé til investeringscase (case 2) videreudvikles til business case.
  4. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget pålægger forvaltningen at undersøge, om der er en business case i at udvikle en digital platform (fx en app), der giver borgeren mulighed for, på en simpel måde, at følge med i egen sag uden at skulle kontakte jobcentret. I givet fald udarbejdes en sådan til forelæggelse for udvalget

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget bemærker, at nedenstående tabel opsummerer indeværende indstillings betydning i forhold til den samlede investeringspulje.

1.000 kr., 2016-pl

Anlæg

Drift

Innovation

Samlet effektivisering
ved fuld indfasning

Samlet pulje

221.000

221.000

10.000

 

Udmøntet til BR vedtagne forslag

0

0

0

0

Status efter BR vedtagelse

221.000

221.000

10.000

0

 

Aktuel indstilling til BIU

1.000

3.000

0

-3.000

 

 

 

 

 

Forslag godkendt af ØU (endnu ikke godkendt af BR)

0

1.300

200

-650

Forslag godkendt af fagudvalg (endnu ikke godkendt af ØU og BR)

38.914

7.600

300

-14.718

Status givet ovenstående godkendes i BR

182.086

212.100

9.500

-15.368

Note: opgørelse pr. 29. januar 2016.

Økonomiudvalget (ØU), Borgerrepræsentationen (BR), Beskæftigelses- og Integrationsudvalget (BIU)

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets budgetramme.

Problemstilling

Med budgetaftalen for 2016 er det besluttet at iværksætte en ny strategi: ’Smarte investeringer i kernevelfærden’. Strategien har til formål at implementere ny teknologi og udvikle medarbejderne i Københavns Kommune. Investeringerne skal desuden føre til effektiviseringer.

Alle forvaltninger i kommunen er derfor blevet bedt om at udarbejde business cases til investeringer, som kan give en samlet effektivisering inden for en periode på 6 år. Hele effektiviseringen tilfalder de relevante udvalg og kan anvendes til opfylde udvalgenes andel af effektiviseringsmåltallet i de kommende år.

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget skal godkende de business cases, som videresendes til Økonomiudvalget. Beskæftigelses- og Integrationsudvalget skal også tage stilling til, om ideoplæg til business cases skal videreudvikles til egentlige business cases.

Løsning

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har udarbejdet en færdig business case (case 1) og et idéoplæg (case 2), jf. tabel 1. Begge cases, som er beskrevet nedenfor, giver en potentiel besparelse på servicerammen.

Tabel 1. Business case og ideoplæg til business case

Beløb i 1000 kr.
(2016 p/l)

 

2016

2017

2018

2019

2020

2021

I alt

Case 1:
Business case:
Øget produktivitet i borgerbetjeningen

Investering

1.750

2.000

250

 

 

 

4.000

Potentiale

0

-1.500

-2.500

-3.000

-3.000

-3.000

-13.000

Samlet

1.750

500

-2.250

-3.000

-3.000

-3.000

-9.000

Case 2:
Ideoplæg:
Automatisering af sagsprocesser i jobcentrene

Investering

2.000

 

 

 

 

 

2.000

Potentiale

-1.500

-2.500

-3.000

-3.500

-3.500

-3.500

-17.500

Samlet

500

-2.500

-3.000

-3.500

-3.500

-3.500

-15.500

 

Case 1: Business case: Øget produktivitet i borgerbetjeningen

En vigtig opgave i forvaltningen er betjening af henvendelser fra borgere og samarbejdspartnere, som ringer eller skriver. Hver måned betjenes ca. 35.000 opkald og 15.000 mails.

Kontaktcenteret som er forankret i Kultur- og Fritidsforvaltningen, varetager de telefoniske henvendelser på vegne af Beskæftigelses og Integrationsforvaltningen mod betaling. Kontaktcentret har åbningstid hver dag kl. 8.30-16.00 for telefonhenvendelser. Hvis kontaktcenteret ikke kan afklare sagen, viderestilles borgeren til jobcentrene, som har telefontid 1-2 timer om dagen. Ca. 37 pct. af opkaldene viderestilles. Hvis borger ringer udenfor jobcentrenes telefontid, bliver de bedt om at ringe igen dagen efter, hvilket kan betyde flere kald om samme sag.

E-mails håndteres af jobcentrene via en hovedpostkasse og jobcenterpostkasser, som fordeles videre til afdelingsniveau og/eller konkrete medarbejdere.

En konsulentanalyse, som Beskæftigelses- og Integrations-forvaltningen p.t. gennemfører, tyder på, at der er et effektiviserings-potentiale i at optimere håndteringen af borgerhenvendelser på telefon og e-mail.

Effektiviseringen består blandt andet i at tilrettelægge arbejdet, så borgerne i højere grad får løst deres sag ved første henvendelse. Det vil både give en bedre borgerservice og spare ressourcer til håndtering af viderestilling og gentagne opkald.

Analysen peger på, at potentialet kan realiseres gennem blandt andet:

  • Klarere retningslinjer for, hvad der kan og skal løses af Kontaktcentret
  • Udvidet åbningstid for telefonhenvendelser i jobcentrene
  • Standardiseret proces for borgernes henvendelser om afbud og ombooking af samtaler
  • Øget datadrevet styring og bemanding af borgerbetjeningen, således at bemandingen er tilpasset forventet antal opkald hen over dagen, ugen og måneden (fx ringer der flere om morgen end om eftermiddagen og flere i starten af måneden)

Ovenstående initiativer forventes på sigt at sikre en mere hensigtsmæssig ressourceudnyttelse. Samlet estimeres det at udgøre et effektiviseringspotentiale på 3 mio. fuldt indfaset.

Kultur- og Fritidsforvaltningen er indforstået med, at business casen kan medføre behov for justering af forvaltningernes samarbejdsaftale, men at Kontaktcentrets budget vil være uændret.

Implementering af initiativerne vil kræve en mere dybdegående og tværgående proces med bistand fra eksterne konsulenter med viden om telefoni og kanalstrategier. Der søges derfor om midler fra investeringspuljen til konkret implementering af initiativer.

Case 2: Idéoplæg: Automatisering af sagsprocesser i jobcentrene

I jobcentrene foregår sagsbehandling og registrering i forskellige fagsystemer. Det vedrører eksempelvis udarbejdelse af jobplaner og rehabiliteringsplaner, bestilling af tilbud, indhentning af lægeerklæringer, registrering af samtaler mv. Mange af processerne gentages flere gange om dagen, og kræver manuelle indtastninger af informationer, som allerede er tilgængelige i et andet system.

Der vurderes at være et potentiale i at automatisere processerne. Dels med henblik på at reducere tidsforbruget på registreringsarbejde og undgå fejlindtastninger, dels øge medarbejdertilfredsheden, da det manuelle, gentagne arbejde giver anledning til frustration.

En måde at arbejde med automatisering af processer er såkaldte hot keys. Hot keys er et begreb indenfor robotteknologi og er et stykke software, der kan automatisere manuelle processer for medarbejdere uden bekostelig og tidskrævende systemintegration mellem fagsystemer.

Forvaltningen har identificeret konkrete processer, som det vurderes kan effektiviseres gennem hot keys. Det vedrører blandt andet understøttelse af de forberedende planer til rehabiliteringsteamet. Her anvender sagsbehandlerne op til 2 timer på at indtaste basisoplysninger, som allerede er tilgængeligt i fagsystemet. En hot key kan på få sekunder overføre informationerne til de rette felter i planen.

På baggrund af feltarbejde og observationer anslås det, at udrulning af hot keys til flere områder og processer fuldt indfaset vil kunne spare jobcentermedarbejderne ca. ½ time om ugen, hvilket svarer til ca. 7 årsværk (3,5 mio.).

Videre proces

Såfremt Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender den vedlagte business case (case 1), beslutter Økonomiudvalget, om den skal videreindstilles til Borgerrepræsentationen med henblik på gennemførsel. Hvis Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender, at caseidé (case 2) videreudvikles, sætter Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen dette i værk og fremlægger en endelig business case for Beskæftigelses- og Integrationsudvalget.

Økonomiforvaltningen giver en status til Økonomiudvalget på den samlede portefølje af idéoplæg til investeringscases i forbindelse med overførselssagen i marts 2016. Såfremt Borgerrepræsentation vedtager case 1 indarbejdes denne i forvaltningens budgetter.

Birgitte Hansen     /     Jacob Zeberg Eberholst

Teknisk Bilag

Tabel 2. Bevillingsmæssige konsekvenser

At-punkt

Udvalg

Bevilling
(nr. og navn)

Funktion

Indtægt (I) /
Udgift (U)

Beløb i 1.000 kr.
(2016 p/l)

Varig?
ja/nej

2016

2017

2018

2019

1

ØU

1112 - Fælles Ramme Pulje

6.45.50.1

U

-1.250

-1.500

-250

 

Nej

1

BIU

1821 - Administration

6.45.51.1

U

1.250

1.500

250

 

Nej

1

ØU

3123 – Fælles anlægspuljer

6.45.51.3

U

-500

-500

 

 

Nej

1

BIU

3815 – Beskæftigelses-indsatsen

6.45.51.3

U

500

500

 

 

Nej

I alt

 

 

 

 

0

0

0

0

 

 

Tabel 3. Anlægsbevillinger - frigivelse af anlægsmidler

Udvalg

Aktivitet/projekt

Bevilling

Funktion

Beløb i 1.000 kr.

(nr. og navn)

(2016 p/l)

 

2016

2017

2018

2019

BIU

Indkøb af udvikling af digitale løsninger/systemunderstøttelse

3815 - Beskæftigelses-indsats

6.45.51.3

500

500

 

 

I alt

-

-

-

500

500

Tabel 4 Kategorisering af anlægsmidler

1.000 kr.

2016

2017

2018

2019

I alt

(2016 p/l)

Ekstern rådgivning

 

 

 

 

 

heraf

 

 

 

 

 

Interne udgifter

 

 

 

 

 

heraf

 

 

 

 

 

Anlæg af projektet

500

500

 

 

1.000

heraf

 

 

 

 

 

I alt

500

500

 

 

1.000

 

Oversigt over politisk behandling

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller,

  1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender, at vedlagte business case (case 1) indstilles til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen med det formål at modtage midler fra Investeringspuljen til at implementere pågældende case. Der finansieres udgifter for 3,0 mio. kr. i servicemidler og 1,0 mio. kr. i anlægsmidler fra investeringspuljen, jf. tabel 2. Effektiviseringspotentialet ved fuld indfasning udgør 3,0 mio. kr. pr. år, jf. tabel 1 og indgår i forvaltningens effektiviseringsbidrag for 2017.
  2. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender, at det indstilles til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen, at der gives en anlægsbevilling på i alt 1,0 mio. kr. til Beskæftigelses- og Integrationsudvalget i årene 2016 og 2017 til implementering af vedlagte business case (case 1). For de bevillingsmæssige konsekvenser se tabel 3.
  3. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender, at vedlagte idé til investeringscase (case 2) videreudvikles til business case.

Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets beslutning i mødet den 25. januar 2016

Radikale Venstre, Socialdemokraterne og SF fremsatte ændringsforslag om, at følgende formulering tilføjes som 4. at-punkt:

”At Beskæftigelses- og Integrationsudvalget pålægger forvaltningen at undersøge, om der er en business case i at udvikle en digital platform (fx en app), der giver borgeren mulighed for, på en simpel måde, at følge med i egen sag uden at skulle kontakte jobcentret. I givet fald udarbejdes en sådan til forelæggelse for udvalget.”

Ændringsforslaget blev vedtaget uden afstemning.

Der blev efterfølgende begæret afstemning om indstillingen i sin helhed.

For stemte: 9 (B, A, C, V, I, F)

Imod stemte: Ingen

Undlod: 1 (Ø)

Indstillingen blev dermed vedtaget.

Enhedslisten afgav følgende protokolbemærkning:

"Enhedslisten undlader at stemme, fordi vi er skeptiske overfor, om der reelt er effektiviseringspotentiale i de pågældende investeringscases. Der er risiko for, at ændringer ender i udgifter frem for besparelser. Vi afventer medarbejdernes vurdering af, om effektiviseringerne er realistiske."

Beslutning

Dagsordenspunkt 13: Forslag til business cases til Investeringspuljen (2015-0266734)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 1. marts 2016

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.
Til top