Administrative effektiviseringer i Københavns Kommune frem mod 2015

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget, at det godkendes,

1.      at administrative effektiviseringer defineres bredt, dvs. at administration udenfor Hovedkonto 6 også er indeholdt i opgørelserne over effektiviseringspotentialer,

2.      at kommunens løn- og personaleadministration, personalejura og registreringsopgaver på regnskabsområdet samles under ØU. Potentialerne herved og den endelige model skal kvalificeres frem mod juni-indstillingen med henblik på at potentialerne kan indgå i budgetforhandlingerne for 2013,

3.      at modeller og effektiviseringspotentialer vedr. administrationsplanprojektets målbilleder om it-styring (tekniske system-ejeropgaver og it-kontraktstyring) facility management og indkøb kvalificeres frem mod juni-indstillingen med henblik på at kunne indgå i budgetforhandlingerne for 2013,

4.      at der i samarbejde med forvaltningerne gennemføres analyser vedr. effektiviseringspotentialer i relation til udvalgte myndighedsopgaver, faglige opgaver og sekretariatsbetjening med udgangspunkt i det udarbejdede ressourceoverblik og at ØU får afrapportering herom i juni 2012,

5.      at der frem mod juni-indstillingen i regi af Citizen.2015 arbejdes videre med at realisere de 100 mio. kr., som er Københavns Kommunes andel af potentialet i de borgerrettede initiativer i den fælles offentlige og fælles kommunale digitaliseringsstrategi, samt at der udarbejdes forslag til en borgerorienteret organisering af borgerbetjeningen, som indgår i budgetforhandlingerne for 2013,

6.      at ØU i foråret forelægges en samlet rapportering på initiativerne i de fælles offentlige og fælles kommunale digitaliseringsstrategi, herunder i hvilken grad Købehavns Kommune kan realisere de potentialer, der er indarbejdet i de fælles offentlige strategier.

Københavns Kommune har betydelige udgifter til administration. I regnskab 2010 var udgifterne på Hovedkonto 6 (fællesudgifter og administration) godt 3,3 mia. kr. (ekskl. tjenestemandspensioner og løn- og barselspuljer). Tillægges udgifter til administrative støttefunktioner på decentralt niveau udgør de administrative udgifter op imod 3,8 mia. kr.

ØU har d. 10. januar på temamøde vedr. administration drøftet de forskellige håndtag til reduktion af administrationsudgifterne. Denne indstilling skal ses i forlængelse heraf og give ØU et indblik i indhold og videre proces i forhold til de enkelte håndtag.

Økonomiforvaltningen har i samarbejde med forvaltningerne identificeret en række initiativer med betydelige potentialer for Københavns Kommune på det administrative område. Administration skal her forstås bredt, dvs. at administration udenfor Hovedkonto 6 også er omfattet. Dette skyldes, at der ud fra en administrationsfaglig betragtning selvsagt varetages administrative opgaver på de øvrige hovedkonti, fx på institutionsniveauet. KL har endvidere igangsat et arbejde, der skal modernisere konteringspraksis vedr. administration og sikre sammenlignelighed mellem kommunerne. Der er altså i dag betydelige tolkningsmuligheder vedr. om administration skal bogføres på eller udenfor Hovedkonto 6. At anvende fx IM-funktion ”6.45.51; Sekretariat og forvaltninger” som entydig målestok for administrative udgifter er derfor under afvikling.

1) Administrationsplanens målbilleder

Kredsen af administrerende direktører har som styregruppe for administrationsplanprojektet ud fra en samlet prioritering af potentialerne vedr. de administrative støttefunktioner udpeget fem målbilleder, dvs. større tværgående administrative indsatser, der har til hensigt at forbedre kvalitet og effektivitet i opgaveløsningen. Der er lagt til grund, at der er tale om reelle effektiviseringer. Målbillederne øger samtidig det decentrale ledelsesrum, så der bliver mere plads til at fokusere på den borgernære service. Dette er i tråd med ambitionen om afskaffelsen af krav til institutionerne. Der er således opbakning til fem målbilleder, som er udarbejdet i tæt samarbejde med forvaltningerne.

Tabel 1. Oversigt over de foreløbige effektiviseringspotentialer for administrationsplanens fem målbilleder (regnskab 2015):

i) Samling af opgaver vedr. løn- og personaleadministration og personalejura

Området er i vidt omfang kendetegnet ved rutineprægede, standardiserbare driftsopgaver. Med forslaget samles opgavevaretagelsen vedr. løn- og personaleadministration og personalejura i én fælleskommunal enhed under ØU. Der er enighed om, at der med initiativet kan opnås en mere effektiv drift (bl.a. gennem stordriftsfordele, standardisering og fælles systemudvikling og bedre workflows), større kundetilgængelighed og en professionalisering af området. Derudover fritages institutionsledelsen for administrative opgaver.

ii) Samling af registreringsopgaver på regnskabsområdet
Registreringsopgaverne på regnskabsområdet omhandler kommunens bogholderiopgaver og er i meget høj grad driftsbetonede. Med forslaget samles opgavevaretagelsen i en fælles enhed under ØU, som skal sikre:
-          en klar og entydig rolle- og ansvarsfordeling,  standardiserede og digitaliserede regnskabsprocesser
-          en mere effektiv drift (bl.a. gennem produktivitetsforbedringer, stordriftsfordele, digitalisering, procesoptimering og standardisering)
-          professionalisering og ledelsesmæssig fokus på området der skal bidrage til bedre økonomistyringunderstøttelse af institutionsledelsen
 

Følgende tre målbilleder er der også opbakning til, men udviklingen af modeller for områderne og potentialeberegningen er ikke på nuværende tidspunkt så langt fremme som målbillederne vedr. løn- og personaleadmistration/personalejura og registreringsopgaver:

iii) Øget styring af it-området
Samlet kontraktstyring af leverandører på it-området vil give bedre udnyttelse af kontrakter og færre leverandørudgifter på sigt. Desuden vil der blive lagt op til en justering af snitfladerne mellem forvaltningerne og Koncernservice i relation til tekniske systemopgaver. Dette skal sikre mere stabil drift og effektiv udnyttelse af systemer bl.a. gennem fælles processtandarder samt stordriftsfordele og øget professionalisering af systemejere.

iv) Facility management
Facility management-området er præget af en meget decentral opgaveudførsel med lille eller ingen central styring af opgaven. Der er enighed om, at der er store potentialer på området, bl.a. ved udnyttelse af ressourcer på tværs, fælles udbud og udnyttelse af stordriftsfordele. Styregruppen har besluttet, at der skal arbejdes videre med mulige modeller og potentialekvalificering på området.

v) Indkøb
På indkøbsområdet arbejdes der videre med at effektivisere udbuds- og indkøbsprocesserne, ikke-aftaledækkede indkøbsområder (indhold, volumen), forslag til konkrete indkøbsområder/indkøbspakker og at sætte fart på udviklingen af Netbutikken, så der kommer flere varer og brugervenligheden øges samt at der sikres bedre betingelser for compliance internt i forvaltningerne.

Den videre proces for Administrationsplanens målbilleder
Kredsen af administrerende direktører tager stilling til endelig model og business case, herunder realisering af effektiviseringer på det decentrale niveau, vedr. løn/personaleadministration og personalejura samt registreringsopgaver i styregruppen primo februar, hvorefter der vil blive udarbejdet implementeringsplan og sammensat en implementeringsorganisation. IT-styring følger efter ultimo februar. Vedr. facility management og indkøb vil der først være endelig afklaring af model og økonomi i april/maj 2012. ØU forelægges en samlet pakke ned de endelige modeller, potentialer og implementeringsorganisation i juni-indstillingen med henblik på at indgå i budgetforhandlingerne for 2013. Der vil endvidere blive arbejdet med at tilrettelægge relevante temadrøftelser i ØU henover foråret og i takt med, at områder færdiggøres, kan der, afhængigt af timingen i forhold til juni-indstillingen, forelægges indstillinger til beslutning i ØU (jf. bilag 1).

 
2) Øvrig administration: myndighedsudøvelse, faglige opgaver og sekretariatsbetjening
Som det fremgår af tabel 1 ovenfor, kan de administrative støttefunktioner og de målbilleder, der er igangsat i Administrationsplanprojektet, levere betydelige effektiviseringer på administrations-området frem mod 2015. Der er dog også en forståelse af, at effektiviseringsmuligheder på de øvrige administrative områder skal undersøges. Kredsen af administrerende direktører igangsatte derfor ultimo 2011 en analyse, der skal skabe overblik over ressourceforbrug og relevante produktivitetsindikatorer vedr. den administration, som ikke er administrative støttefunktioner, dvs. myndighedsudøvelse, faglige opgaver og sekretariatsbetjening.

i) Myndighedsudøvelse
På myndighedsområdet, som udgør i alt ca. 1900 administrative årsværk i kommunen, er der foretaget en opgørelse af ressourceforbruget på de enkelte myndighedsopgaver. Dette muliggør en identifikation af, hvilke konkrete myndighedsopgaver der har det største ressourcetræk. Da forvaltningernes myndighedsopgaver selvsagt er forskelligartet, er det ikke muligt at foretage interne benchmark. Det indstilles derfor, at der sammen med forvaltningerne gennemføres produktivitetsanalyser med eksterne benchmark med henblik på at identificere eventuelle effektiviseringspotentialer på udvalgte myndighedsområder, fx sagsbehandlingen på handicapområdet i SOF og byggesagsbehandlingen i TMF.

ii) Faglige opgaver
Såkaldte faglige opgaver i forvaltningerne udføres af ca. 800 administrative årsværk i alt i forvaltningerne, hvoraf ca. 75 % er AC’ere. Forvaltningerne har foretaget en fordeling af årsværkene på forskellige opgavetyper. Det giver bl.a. mulighed for at se, hvor mange årsværk der anvendes på forskellige styringsopgaver og på projekter, der vedrører udvikling af driften. Fx anvendes der 66 årsværk på formulering af strategier og politikker (eksklusiv TMF, KEjd og KBS). Det vil ikke være muligt at foretage direkte sammenligninger mellem forvaltningerne, idet indholdet i opgaverne er forskelligt. Analyserne vil derfor gå på at vise, hvordan ressourcerne anvendes i dag, herunder eksempler på, hvilke konkrete opgaver der løses.

iii) Sekretariatsbetjening
Sekretariatsbetjeningen består af den nære betjening af udvalg, borgmester og direktion og udgør ca. 130 årsværk i kommunen. Årsværkene er brudt ned på opgaveniveau, hvilket bl.a. giver mulighed for at lave interne benchmark mellem forvaltningerne. Endvidere udarbejdes en bruttoliste over tværgående forslag, som kan gøre sekretariatsbetjeningen i Københavns Kommune billigere og bedre. Forslagene skal kunne gennemføres uafhængigt af en styreformsændring.

Det indstilles, at der i samarbejde med forvaltningerne gennemføres analyser af mulige effektiviseringspotentialer vedr. myndighedsopgaver, faglige opgaver og sekretariats-betjening med udgangspunkt i det udarbejdede ressourceoverblik. Analyserne kan danne grundlag for administrative effektiviseringsforslag som en del af forvaltningernes forvaltningsspecifikke effektiviseringer. Der afrapporteres til ØU juni 2012.

 
3) Citizen.2015: Digitaliseringsstrategi og borgerorienteret organisering

Staten og KL har med projekterne i den fælles offentlige og fælles kommunale digitaliseringsstrategi estimeret et samlet effektiviseringspotentiale i kommunerne på i alt 2 mia. kr. fra 2012- 2015. Københavns Kommune har forankret arbejdet med de borgerrettede initiativer i de fælles offentlige strategier i Citizen.2015, fx projekter om digital post til borgerne og obligatorisk selvbetjening på udvalgte områder. Citizen.2015 er en del af kommunens effektiviseringsstrategi og indgår i budgetforhandlingerne for 2013 med et samlet måltal på 100 mio. kr. fra 2012 – 2015. Arbejdet med projekterne er forankret i Det fælles projektråd for borgerbetjeningen. Udover arbejdet med digitaliseringsstrategierne rummer Citizen.2015 også et spor, hvor der udarbejdes forslag til en borgerorienteret organisering af kommunes borgerbetjening, herunder bedre udnyttelse og forenkling af kommunens fysiske borgerindgange. Et indledende oplæg blev præsenteret på ØUs temamøde d. 10. januar og et mere detaljeret oplæg vil forelægges ØU ultimo marts, med henblik på, at en principbeslutning om en borgerorienteret organisering kan indgå i budgetforhandlingerne.

Arbejdet med sikre overblik og koordination af de øvrige initiativer fra de fælles-offentlige strategier, herunder forvaltningsområderne, fx beskæftigelse, og de tværgående initiativer, fx fælleskommunal infrastruktur, er forankret i Koncernservice. ØU vil blive forelagt en samlet oversigt og rapportering på initiativerne i den fælles offentlige og fælles kommunale digitaliseringsstrategi, herunder den forventede potentialerealisering, i løbet af foråret.

 
4) Øvrige håndtag til realisering af administrative effektiviseringer på 500 mio. kr.

Jævnfør temamødet i ØU d. 10. januar er de øvrige håndtag til reduktion af administrationsudgifterne ”Tillidsdagsorden”, jf. ØU-indstilling d. 7. februar om ”Afskaffelse af krav til institutionerne om indberetninger”, ”Særlige kk-aktiviteter på administrationsområdet” og ”Ny styreform?”.

De økonomiske konsekvenser vil indgå i juni-indstillingen og budgetforhandlingerne for 2013.

Økonomiforvaltningen vil tilrettelægge en proces med relevante temadrøftelser i ØU henover foråret vedr. de forskellige håndtag på det administrative område og fremlægge indstillinger til beslutning i ØU i takt med, at områder færdiggøres. De skitserede initiativer vil indgå i juni-indstillingen og budgetforhandlingerne for 2013.

         Claus Juhl

                                                                  /Bjarne Winge

Økonomiudvalgets beslutning den 1. februar 2012.

Indstillingen blev godkendt.