Etablering af ejendomsenheden i Københavns Kommune - Udsat
Etablering af ejendomsenheden i Københavns Kommune - Udsat
Økonomiudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde tirsdag den 1. februar 2005
J.nr. ØU 418/2004
5. Etablering af ejendomsenheden i Københavns Kommune - Udsat
INDSTILLING
Økonomiforvaltningen indstiller:
at Økonomiudvalget tager til efterretning at ejendomsenheden
etableres efter retningslinierne beskrevet i denne indstilling
at Økonomiudvalget godkender den budgetmæssige korrektion som følge af den i indstillingen anbefalede overflytning af medarbejdere til ejendomsenheden, herunder den anbefalede størrelse på fagforvaltningernes bestillerenheder
Økonomiudvalgets
beslutning i mødet den 7. december 2004
Udsat.
RESUME
Borgerrepræsentationen
traf den 11. december 2003 beslutning om at etablere en fælles kommunal
ejendomsenhed (BR 589/03).
Med nærværende indstilling redegøres for status for arbejdet med etablering af ejendomsenheden. Af indstillingen fremgår hvilke ejendomme der overføres til ejendomsenheden, samt hvilke opgaver ejendomsenheden fra 1. januar 2006 skal løse.
På vedligeholdelsesområdet vil ejendomsenheden primært varetage opgaverne vedrørende den udvendige vedligeholdelse mens fagforvaltningerne – på de selvforvaltede områder - vil have ansvaret for den indvendige vedligeholdelse, rengøringen på institutionerne m.v. På de ikke-selvforvaltede områder (administrationsejendommene) vil ejendomsenheden både skulle løse opgaver forbundet med udvendig og indvendig vedligeholdelse. Vedrørende den indvendige vedligeholdelse forbliver midlerne hos forvaltningerne, men forvaltningerne vil bestille løsningen af de konkrete vedligeholdelsesopgaver hos ejendomsenheden
På anlægsområdet etableres en bestiller- og en udførerfunktion. Bestilleren (fagforvaltningerne) har ansvaret for servicering af fagudvalg i forhold til opfyldelse af politiske målsætninger mv., ansvaret for brugersamarbejde, ansvaret for at formulere de faglige input eller krav (i form af eksempelvis pædagogiske eller undervisningsmæssige hensyn) til anlægsprojektets udformning og indhold mv., mens udføreren (ejendomsenheden) har ansvaret i forhold til byggeteknik, -jura, konstruktion, myndighedskrav, overholdelse af økonomi, tid og kvalitet mv.
Endvidere redegøres i indstillingen for den fremtidige opgavedeling på områder som administration og indgåelse af lejemål, administration af forsikringsordninger, arkitektkonkurrencer m.v.
På personaleområdet skitseres i indstillingen de overordnede principper for overførslen af personale til ejendomsenheden.
Endelig redegøres i indstillingen
for de budgetmæssige konsekvenser af etablering af ejendomsenheden.
I forhold til etableringen af ejendomsenheden, udestår på en række
områder fortsat en endelig afklaring. Det gælder fx i forhold til fastlæggelsen
af de økonomiske rammevilkår for ejendomsenheden samt fastlæggelsen af
den huslejemodel, der skal regulere forholdet mellem ejendomsenheden som
udlejer og fagforvaltningerne som lejere.
Økonomiudvalget vil få forelagt indstilling vedrørende forslag til
håndteringen af de udestående problemstillinger i foråret 2005.
SAGSBESKRIVELSE
Baggrund
Borgerrepræsentationen
traf den 11. december 2003 beslutning om at etablere en central kommunal
ejendomsenhed (BR 589/03). Det blev endvidere besluttet, at overførslen af
ejendomme samt opgaver vedr. anlæg, vedligeholdelse og lignende til ejendomsenheden
skulle ske p
r. 1. januar 2006.
Borgerrepræsentationen
anmodede Økonomiforvaltningen om at nedsætte en styregruppe med repræsentation
fra alle forvaltninger og Revisionsdirektoratet m.h.p. udarbejdelse af
retningslinier og tidsplan for etablering af ejendomsenheden i overensstemmelse
med Borgerrepræsentationens anbefalinger.
Den nedsatte styregruppe har bl.a. haft følgende hovedopgaver:
·
Økonomi – Udarbejdelse af præcis afgrænsning af ejendomme og opgaver der skal
overføres til ejendomsenheden. Udarbejdelse af forslag til hvilke udgifter og
indtægtsposter, der skal overføres fra forvaltningerne til ejendomsenheden
bl.a. personaleudgifter, overhead, ejendomsudgifter herunder midler til
udvendig vedligeholdelse.
·
Udarbejdelse
af forslag til kommunens overordnede styring af ejendomsenheden herunder
resultatkrav samt fastlægge rammer for den finansielle styring herunder
deponeringsregler og lånemuligheder for ejendomsenheden, resultatkontrakt og
åbningsbalance, afklaring af deponeringsregler samt gennemførelse af bodeling
mellem ejendomsenhed og fagforvaltningerne.
·
Personale – Udarbejdelse af model for overførsel af medarbejdere til ejendomsenheden
samt følge implementeringen af overførslen. Udarbejdelse af informationsplan i
forhold til medarbejdere, interessenter m.v. i forbindelse med etableringen af
ejendomsenheden.
·
Udarbejdelse
af forslag til bemanding af bestillerenheden i forvaltningerne.
·
Udarbejdelse
af forslag til IT-understøttelsen af
ejendomsenheden
·
Lokalisering. Udarbejdelse af forslag til, hvor ejendomsenheden
fysisk skal lokaliseres.
·
Udarbejdelse
af forslag til generelle huslejekontrakter mellem forvaltningerne og ejendomsenheden
Med nærværende
indstilling redegøres for status for arbejdet med etablering af ejendomsenheden
i forhold til bl.a. ovenstående punkter.
Ejendomme der overgår til ejendomsenheden
Følgende ejendomme overføres til ejendomsenheden: Administrationsbygninger, institutioner, skoler, fritidshjem og klubber, gymnasier, plejehjem, kulturbygninger (biblioteker, kulturhuse mv.), brandstationer, tekniske bygninger under Bygge- og Teknikforvaltningen herunder bygninger der anvendes af KTK, samt øvrige ejendomme og arealer, der ikke positivt er undtaget.
Følgende ejendomme overføres ikke til ejendomsenheden: Selvejende institutioner, Københavns Idrætsanlæg, Københavns Energi og ejendomme inden for det takstfinansierede område inden for Miljø- og Forsyningsforvaltningen, veje, parker og parkbygninger, kirkegårde og kirkegårdsbygninger, krematorier og offentlige toiletter. For selvejende institutioner og Københavns Idrætsanlæg m.fl. overgår ejendommene ikke, men ejerskabet og/eller varetagelsen af driftsopgaver kan overgå til ejendomsenheden efter selvstændig beslutning.
I alt overføres ca. 750 ejendomme og 570 lejemål til ejendomsenheden. Det endelige antal ejendomme og lejemål vil skulle reguleres for eventuel til- og afgang af ejendomme i sidste halvdel af 2004 og i 2005.
Opgaver der overgår til ejendomsenheden:
Med etablering af ejendomsenheden overgår ansvaret for en række opgaver på ejendomsområdet fra fagforvaltningerne til ejendomsenheden.
Vedrørende administrationsejendommene overgår samtlige ejendomsrelaterede opgaver til ejendomsenheden. Det drejer sig om opgaver vedrørende vedligehold, rengøring, forsyning, energiledelse, tekniske anlæg samt gartner- og viceværtfunktion. Midlerne til den indvendige vedligeholdelse forbliver som udgangspunkt i fagforvaltningerne, mens opgaverne overgår til ejendomsenheden. Midlerne overf øres til ejendomsenheden i forbindelse med kontraktindgåelse og fastlæggelsen af huslejen for administrationsejendommene.
For de selvforvaltende enheder (dvs. kultur- og
medborgerhuse, museer, biblioteker, folkeskoler, specialskoler, fritidshjem og
klubber, gymnasier, voksenuddannelsescentre, plejehjem, produktionskøkkener, daginstitutioner,
amtskommunale institutioner, KTK, RIA, Københavns Brandvæsen, Parkering
København) deles ansvaret for opgaverne på ejendomsområdet mellem
fagforvaltningerne og ejendomsenheden. Således vil ejendomsenheden varetage
opgaverne vedrørende primært den udvendige vedligeholdelse, mens
fagforvaltningerne vil have ansvaret for den indvendige vedligeholdelse,
rengøringen på institutionerne m.v.
Vedligeholdelsesopgaver
Med etablering af ejendomsenheden vil den politiske beslutningsproces vedrørende udvendig vedligeholdelse for kommunen som helhed ændres, således at politikerne årligt vil få forelagt en samlet prioriteret vedligeholdelsesplan til beslutning. Politikerne kan ligeledes fastlægge målsætninger for den udvendige vedligeholdelse. Den daglige løsning og prioritering af udvendige vedligeholdelsesopgaver varetages af ejendomsenheden i henhold hertil.
Fra 1. januar 2006 overgår en række vedligeholdelsesopgaver fra fagforvaltningerne til ejendomsenheden. Afgrænsningen af hvilke opgaver der overgår til ejendomsenheden har taget udgangspunkt i definitioner, principper og anbefalinger indenfor "Facilities Management", der er et styringsredskab til optimering af ejendomsdrift, idet opgaveafgrænsningen dog på enkelte områder er tilpasset forholdene i Københavns Kommune.
Med opgavefordelingen er skabt en klar afgrænsning mellem de vedligeholdelsesopgaver, som skal overføres til ejendomsenheden, og de vedligeholdelsesopgaver, som fortsat skal varetages af de selvforvaltende enheder.
Det overordnede udgangspunkt for afgrænsningen af vedligeholdelsesopgaverne er en vanlig lejer-udlejer-model, hvor ansvaret for den udvendige vedligeholdelse placeres hos ejendomsenheden (udlejer), mens den indvendige vedligeholdelse fortsat varetages af forvaltningerne (lejere).
På enkelte områder går afgræsningen imidlertid ikke på om vedligeholdelsen vedrører udvendige eller indvendige forhold. Således vil udvendige opgaver som græsslåning, vedligeholdelse af legepladser m.v. fortsat skulle varetages af fagforvaltningerne.
De vedligeholdelsesopgaver som overflyttes til ejendomsenheden vedrører bl.a. reparation og vedligehold af bygningernes klimaskærm, vedligeholdelse af bygningens basisinstallationer, reparation af befæstede arealer rundt om bygningerne, udvendig bygningsrenhold (fx fjernelse af graffiti) m.v.
Vedligeholdelsesopgaverne der bliver i fagforvaltningerne er bl.a. indvendig bygningsvedligeholdelse (herunder malerbehandling af vægge og lofter), græsslåning og ukrudtsbekæmpelse udenfor bygningerne, vedligeholdelse af institutionens legepladser og havemøbler m.v.
For administrationsejendommene vil ejendomsenheden både skulle løse opgaver forbundet med udvendig og indvendig vedligeholdelse. Vedrørende den indvendige vedligeholdelse forbliver midlerne som udgangspunkt hos forvaltningerne, men forvaltningerne vil bestille løsningen af de konkrete vedligeholdelsesopgaver hos ejendomsenheden.
Ud over ovenstående opgaveafgrænsning vil udførelse af vedligeholdelsesarbejder som følge af skimmelsvamp påhvile ejendomsenheden med mindre det kan tilskrives lejers forhold. Myndighedspåbud håndteres efter ovenstående afgrænsning af vedligeholdelsesopgaverne mellem ejendomsenheden og fagforvaltningen, således at myndighedspåbud, som vedrører forhold der ifølge afgrænsningen kan henføres til ejendomsenheden afholdes af denne, mens tiltag til imødegåelse af øvrige myndighedspåbud afholdes af den selvforvaltende enhed/fagforvaltningen, evt. om nødvendigt gennem ansøgning om tillægsbevilling.
Udgifterne til større genoprettende indvendige lokalerenoveringer af eksempelvis faglokaler, badeværelser og køkkener afholdes af ejendomsenheden, idet budgetmidlerne hertil flyttes fra fagforvaltningerne til ejendomsenheden.
Fordelingen af midler til ekstraordinær vedligeholdelse til
selvejende institutioner på såvel dag- som det amtskommunale område placeres i
ejendomsenheden sammen med fordelingen af midlerne til de kommunale
institutioner. Fordelen herved er, at opgaven udføres af de samme medarbejdere,
der derfor får et bedre grundlag for at foretage en tværgående prioritering,
således at de bygninger, der trænger mest tilgodeses først. Derudover spares
der herved personaleressourcer, idet opgaven ikke skal udføres både i fagforvaltningerne
og i ejendomsenheden
Endelig vil der - med udgangspunkt i de særlige forhold
vedrørende Brandstationers indretning og drift - gælde nogle særlige
afgrænsningsmæssige opgavesnit mellem Københavns Brandvæsen og ejendomsenheden.
De særlige vedligeholdelsesopgaver på Brandstationerne der ikke overgår til
ejendomsenheden vedrører bl.a. de automatiske brandalarmeringssystemer, øvelsestårnene
med specialudstyr samt Brandstationernes porte med tilhørende automatik.
Anlægsopgaver
Af indstillingen om etablering af ejendomsenheden i Københavns Kommune (BR 589/03) er anført en række forhold af betydning for den fremtidige ansvars- og opgavefordeling mellem ejendomsenheden og fagforvaltningerne.
Således fremgår det bl.a. af indstillingen,
· at anlægsmidlerne placeres som selvstændige bevillinger i fagudvalgenes budgetter
· at det er fagudvalgene som beslutter og prioriterer igangsætning af byggeprojekter med input og rådgivning fra ejendomsenheden og eventuelle eksterne/andre bygherrerådgivere.
· at fagforvaltningerne bestiller anlægsprojektet hos ejendomsenheden, og at det er fagforvaltningerne der har ansvaret for at specificere hvilke krav der stilles til udformning, placering og indretning af anlægsprojektet mv. Kravspecifikationen kan gennemføres af fagforvaltningen i samarbejde med ejendomsenheden eller ved forslag fra bygherrerådgiver.
· at fagforvaltningerne har ansvaret for den generelle udarbejdelse af prognoser og visioner for det pågældende område
· at fagforvaltningerne har ansvaret for kontakten til institutioner, personale, organisationer, brugere/borgere samt forestår den politiske betjening af fagudvalget
· at anlægsbevillingen efter vedtagelse i Borgerrepræsentationen flyttes fra fagudvalg til ejendomsenheden, der dermed overtager ansvaret for projektet, herunder det budgetmæssige ansvar
· at ejendomsenheden har ansvaret for at gennemføre det specificerede projekt til den kontraktsatte pris og kvalitet, herunder udbud af rådgivning, udarbejdelse af udbudsmateriale, entrepriseudbud, indgåelse af kontrakter, programlægning, styring af kvalitet, økonomi og tid i projekterne, forsikringer, indhente godkendelse fra sikkerhedstjenesten, miljøvurderinger, forhåndsgodkendelser fra Byggeri og Bolig, byggetilladelser, øvrige godkendelser, registrering af nye institutioner og ændringer i stamdata.
Med henblik på at sikre en klar og fælles opfattelse af ejendomsenhedens - henholdsvis fagforvaltningernes - ansvars- og opgavefordeling i forbindelse med anlægssager, er ovennævnte forhold blevet uddybet og konkretiseret i arbejdet med etablering af ejendomsenheden. Fagforvaltningerne anvender i dag delvis forskellige terminologier om de forskellige faser i anlægsprocessen, hvorfor det har været nødvendigt at skabe en fælles forståelse af den overordnede ansvars- og arbejdsdeling mellem ejendomsenheden og fagforvaltningerne.
Med etableringen af ejendomsenheden opdeles aktørerne i anlægsprocessen i en bestiller- og en udførerdel. Bestilleren (fagforvaltningerne) har ansvaret for servicering af fagudvalg i forhold til opfyldelse af politiske målsætninger mv., ansvaret for brugersamarbejde, ansvaret for at formulere de faglige input eller krav (i form af eksempelvis pædagogiske eller undervisningsmæssige hensyn) til anlægsprojektets udformning og indhold mv. Udføreren (ejendomsenheden) har ansvaret i forhold til byggeteknik, -jura, konstruktion, myndighedskrav, overholdelse af økonomi, tid og kvalitet mv.
Der er således fastlagt en overordnet ansvars- og opgavefordeling
mellem ejendomsenhed og fagforvaltninger for henholdsvis store, mellemstore og
små anlægsopgaver. Den overordnede ansvars- og opgavefordeling kan opfattes som
den formelle ramme, som samarbejdet og dialogen mellem bestiller og udfører skal
fungere indenfor.
Den samlede
anlægsproces - fra vision over program til realisering og færdiggørelse – kan
opfattes som et samlet hele, der forudsætter dialog og samarbejde mellem de
involverede parter i kortere eller længere perioder igennem hele forløbet.
Det betyder, at
bestiller og udfører især i de indledende faser af anlægsprocessen (program og
projektforslagsfase), hvor opgaven beskrives og fastlægges, ud fra hver sine
faglige kompetencer (pædagogisk/bygningsmæssigt mm.) og ud fra hver sit ansvarsområde
samarbejder om opgaveløsningen, indtil opgaven er veldefineret og rammerne for
opgaveløsningen er fastlagt. Dette samarbejde er nødvendigt af hensyn til begge
parter: Både bestilleren og udføreren skal vide klart, hvad det er for en
opgave der er stillet, og hvad det er for et produkt der kan forventes
(indhold, økonomi, tidsplan mv.).
Der er
imidlertid ikke tale om, at der skal to parter til at løse en opgave, som én
part hidtidigt har kunnet klare (altså en egentlig dobbeltbemanding). Men det
er en forudsætning for opgaveløsningen, at der samarbejdes i en proces, hvor
parterne bidrager med viden og ansvar i forhold til de opgaver, som de hver for
sig er sat til at varetage.
Såfremt det undervejs i processen med at gennemføre et anlægsprojekt bliver nødvendigt at justere projektet, eksempelvis ved budgetoverskridelser som følge af uforudsete forhold eller lignende, vil dette ske i et samarbejde mellem Ejendomsenheden og fagforvaltningerne.
Med
udgangspunkt i den ovenfor skitserede ansvars- og opgavefordeling mellem
ejendomsenhed og fagforvaltninger, har styregruppen udarbejdet en generel opgavebeskrivelse
i forhold til store, mellemstore og små anlægsopgaver. Den præcise opgavebeskrivelse
kan findes på kommunens intranet, hvor den er placeret sammen med det øvrige
materiale vedrørende etablering af ejendomsenheden.
Af hensyn til
at optimere opgaveløsningen samt understøtte den klare ansvars- og
opgavefordeling, vurderes det på en række områder at være hensigtsmæssigt, såfremt
der udarbejdes et formelt grundlag for samarbejdet og opgavefordelingen mellem fagforvaltningerne
og ejendomsenheden. Den præcise ansvars- og opgavefordeling mellem fagforvaltningerne
og ejendomsenheden i anlægs
processer vil derfor blive fastlagt og beskrevet i
forretningsgange.
Bestillerfunktionen i
fagforvaltningerne – opgaver og størrelse
Som det fremgår af beskrivelsen af ansvars- og opgavefordelingen mellem
fagforvaltningerne og ejendomsenheden i anlægsprocessen, vil der fortsat være
behov for ressourcer i fagforvaltningerne, bl.a. til håndtering af det
indledende arbejde med at analysere og initiere anlægsopgaver, til at servicere
fagudvalg i forhold til opfyldelse af politiske målsætninger mv., til at
varetage samarbejdet med brugerne samt til at varetage opgaver forbundet med at
formulere de faglige input eller krav til anlægsprojektets udformning og indhold
mv.
De enkelte forvaltninger har således fortsat behov for begrænsede analyse- og bestillerfunktioner til håndtering af det indledende arbejde, til efterfølgende at følge projektet ved bygherremøder og ved ejendomsenhedens overdragelse af det færdige byggeri til Fagforvaltningen. Disse funktioner har ligeledes betydning for forvaltningernes betjening af det politiske niveau i forhold til udbygningsplaner og spørgsmål af ejendomsteknisk karakter.
De ressourcer, der samlet skal afsættes til løsning af anlægsopgaver i en kommende struktur med en ejendomsenhed, vil være afhængig af både opgavernes omfang og opgavernes karakter. Dvs. at der på områder, hvor der bygges meget, skal bruges mere personale i fagforvaltninger og ejendomsenhed end på områder, hvor der bygges lidt. Ligeledes vil forskellige typer af opgaver kræve forskelligt ressourceforbrug - bl.a. fordi kravene til brugerinddragelse varierer.
Af den grund afsættes flere ressourcer til at bemande bestillerfunktionen i de forvaltninger som har væsentlige forestående anlægs- og renoveringsopgaver, fx Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens og Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens opgaver som følge af Børneplanen.
Langt den overvejende del af opgavemængden vil imidlertid være placeret
i ejendomsenheden, hvorfor hovedparten af årsværkene beskæftiget i fagforvaltningernes
nuværende bygningsafsnit foreslås overført til ejendomsenheden.
Herudover vil der i fagforvaltningerne skulle afsættes ressourcer til medarbejdere med andre opgaver på ejendomsområdet. Fagforvaltningerne vil fortsat have ansvaret for
· indvendig bygningsvedligeholdelse (herunder malerbehandling af vægge og lofter), græsslåning og ukrudtsbekæmpelse uden for bygningerne, vedligeholdelse af institutionens legepladser og havemøbler m.v. og det tilknyttede tekniske personale.
· tiltag til imødegåelse af myndighedspåbud vedrørende den selvforvaltede del
· samarbejde med ejendomsenheden om lejekontrakter vedrørende fagforvaltningernes indgåelse af huslejeaftaler med ejendomsenheden, indvendige renoveringsopgaver m.m..
· betjening af de politiske udvalg og samarbejde med institutionerne, borgerne og personalet vedrørende disse opgaver.
På baggrund af en overordnet vurdering af omfanget af opgaverne i
forvaltningernes bestillerfunktioner, foreslår Økonomiforvaltningen, at den
budgetmæssige regulering af forvaltningernes budgetter i 2006 og frem, tager
udgangspunkt i, at forvaltningerne i forbindelse med anlægssager samt øvrige
opgaver vedrørende ejendomsområdet har brug for bestillerenheder med følgende
størrelser:
Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen 6 årsværk, Uddannelses- og
Ungdomsforvaltningen 7 årsværk, Sundhedsforvaltningen 1,3 årsværk og Kultur- og
Fritidsforvaltningen 1 årsværk. I Bygge- og Teknikforvaltningen, Miljø- og
Forsyningsforvaltningen samt Økonomiforvaltningen etableres ikke egentlige
bestillerfunktioner.
Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har foreslået en samlet bestillerenhed i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen på i alt 10,1 årsværk. Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har foreslået en samlet bestillerenhed i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen på i alt 10 årsværk. De øvrige forvaltningers forslag til bestillerenheder svarer til Økonomiforvaltningens forslag.
Økonomiforvaltningens har sammenholdt Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens
og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens skøn over det forventede ressourceforbrug
til de forskellige opgaver i bestillerenhederne. Med udgangspunkt i en "Best
Practice" metodik, har Økonomiforvaltningen beregnet, hvor store
bestillerenhederne skal være, hvis ressourceforbruget til opgaverne i bestillerenhederne
tager udgangspunkt i forvaltningen med det lavest opgjorte ressourceforbrug til
de forskellige opgaver.
Økonomiforvaltningens beregning fremgår af indstillingens bilag 1.
Da ejendomsenhedens opgaver skal løses af
medarbejdere der overføres fra forvaltningerne, vil en forøgelse af antallet af
årsværk i forvaltningernes bestillerenheder medføre, at der bliver relativt
færre årsværk til at løse opgaverne i ejendomsenheden (jf. også tabel 2, side
18 i indstillingen).
Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen
har udarbejdet et notat om dimensioneringen af best
illerenheden i Familie- og
Arbejdsmarkedsforvaltningen, hvori Økonomiforvaltningens forslag til
dimensionering af bestillerenheden for Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen
kommenteres. Notatet vedlægges som bilag 2.
Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen
vurderer at Økonomiforvaltningens forslag til dimensionering af
bestillerenheden i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er for lav, hvilket
efter Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens opfattelse kan betyde, at
bestillerenheden vil mangle ressourcer til at kunne sikre en kvalitetsmæssige
anlægsbehandling inden for en rimelig tid, hvilket efter Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens
opfattelse vil kunne påvirke projekttiden for bl.a. institutioner til børn og
svage grupper.
Endvidere er det Familie- og
Arbejdsmarkedsforvaltningens synspunkt, at beregningsgrundlaget for
Økonomiforvaltningens forslag til bemanding af bestillerenhederne ikke alene
bør basere sig på en sammenligning af anlægsbudgetter, men også på antallet af
anlægsprojekter i forvaltningerne.
Økonomiforvaltningen skal for det første
understrege, at det er en forudsætning at de besluttede anlægsprojekter –
herunder Børneplanen – gennemføres som planlagt.
Økonomiforvaltningen skal i den forbindelse
henlede opmærksomheden på, at hovedparten af anlægsaktiviteterne som følge af
Børneplanens udbygning på dagområdet, vil finde sted i 2003, 2004 og 2005, jf.
nedenstående oversigt over det forventede forbrug til udbygningen.
|
(mio. kr.) |
2003 |
2004 |
2005 |
2006 |
2007 |
|
Forventet forbrug til Børneplanens udbygning på
dagområdet |
171 |
389 |
247 |
34 |
52 |
Udbygningen
på dagområdet som følge af Børneplanen kan løbende blive justeret i forhold til
ændringer i forudsætningerne m.v. Alligevel må en meget stor del af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens
anlægsopgaver i forbindelse med gennemførelse af Børneplanen formodes at være
igangsat og/eller afsluttet inden ejendomsenheden formelt etableres, og dermed
også inden medarbejderne fra Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen
overflyttes til ejendomsenheden.
I forhold til Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens synspunkt om at udvide Økonomiforvaltningens beregningsgrundlag for dimensioneringen af bestillerenhederne til også at omfatte antallet af anlægsprojekter i forvaltningerne, er det Økonomiforvaltningens opfattelse, at anlægsbudgettet pr. medarbejder i denne sammenhæng udgør det mest retvisende sammenligningskriterium.
Anlægsopgavernes omfang og størrelse vil variere; fra ganske små, kortvarige opgaver til mere omfattende og længerevarende opgaver. At anvende antallet af projekter som sammenligningskriterium vil efter Økonomiforvaltningens vurdering ikke tage højde for, at forskellige typer af opgaver formentlig vil kræve forskelligt ressourceforbrug - bl.a. fordi kompleksiteten og kravene til brugerinddragelse vil variere i projekterne.
Såfremt den af Økonomiforvaltningen
foreslåede dimensionering af bestillerenheden i Familie- og
Arbejdsmarkedsforvaltningen viser sig at give problemer i forhold til at
gennemføre de planlagte anlægsaktiviteter som følge af Børneplanen indenfor den
fastsatte tidsramme, er det Økonomiforvaltningens forslag, at dette på et
senere tidspunkt tages op i den løbende dialog omkring status for
implementeringen af Børneplanen.
Økonomiforvaltningens forslag til bemanding
af bestillerenhederne bygger som nævnt på en overordnet vurdering af omfanget
af opgaverne i forvaltningernes bestillerfunktioner, herunder en sammenligning
af forvaltningernes opgjorte ressourcebehov til de forskellige opgaver i
bestillerenhederne. I sammenhæng hermed kan nævnes, at KPMG i rapporten "Etablering
af en ejendomsenhed i Københavns, Kommune" fra maj 2003 om bestillerenhedernes
størrelse anførte:
"Det er vor forventning, at de skitserede
opgaver vil kunne håndteres i
nden for 2 årsværk pr. forvaltning med arkitekt-
og ingeniørkompetencer som supplement til forvaltningernes
planlægningskontorer."
I forhold til KPMG's forventning, er det Økonomiforvaltningens vurdering,
at KPMG har underestimeret omfanget af opgaver i de store forvaltningers
bestillerenheder og overestimeret omfanget af opgaver i de mindre
forvaltningers bestillerenheder. Økonomiforvaltningen anbefaler i stedet, at
størrelsen på Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens bestillerenhed sættes
til 6 årsværk samt at størrelsen på Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen
bestillerenhed sættes til 7 årsværk.
De budgetmæssige konsekvenser af den samlede opgaveflytning mellem
fagforvaltningerne og ejendomsenhed fremgår af afsnittet vedrørende
budgetmæssige konsekvenser nedenfor.
Opgaver vedrørende
administration og indgåelse af lejemål
I dag er ansvarsfordelingen
forskellig i forbindelse med indgåelse af lejemål, alt efter om der er tale om
administrationslokaler, lokaler på serviceområdet eller lejemål til tredjepart.
Lejemål vedr. administrationslokaler og lejemål til tredjepart forestås primært
af Ejendomsdrift, mens lokaler på serviceområdet primært forestås af fagforvaltningerne.
Ejendomsenheden vil i fremtiden løse alle opgaver vedrørende administration og indgåelse af lejemål. Ligesom det i dag kendes for kommunens administrationsejendomme, hvor Ejendomsdrift lejer lokalerne ud til fagforvaltningerne efter en intern huslejemodel, vil ejendomsenheden administrere den nye huslejemodel.
Således udvides den interne betalingsordning med fastlagt husleje for administrationslokaler til at gælde alle de arealer og bygninger, der overgår til ejendomsenheden. Den endelige fastlæggelse af huslejemodel udestår, ligesom arbejdet med den standardhuslejekontrakt der fremover vil blive anvendt for de kommunale lejemål, endnu ikke er afsluttet.
I forbindelse med indgåelse af huslejeaftaler mellem ejendomsenheden og fagforvaltningerne, vil der – særligt for de institutioner der ikke er omfattet af husleje p.t. – skulle anvendes medarbejderressourcer hertil. Da huslejeaftalerne som udgangspunkt forventes at gælde fra 1. januar 2006, må hovedparten af arbejdet med indgåelse af huslejeaftaler forventes at ligge i 2005, og dermed inden der overføres årsværk fra fagforvaltningerne til ejendomsenheden.
Andre opgaveafgrænsninger
Forsikring og sikring
Etableringen af en fælles ejendomsenhed betyder, at ejerskabet til hovedparten af kommunens bygninger overflyttes fra fagforvaltningerne til ejendomsenheden, og der etableres en typisk lejer/udlejer model. På forsikringsområdet medfører det, at ansvaret for bygningsforsikring overføres til ejendomsenheden, mens ansvaret for løsøreforsikringen bliver i fagforvaltningerne. Forsikringspræmien vedr. bygningsforsikringen opkræves gennem huslejen. Erstatningsansvaret følger forsikringsansvaret, således at forsikringspræmie og erstatning vedr. løsøre samt forebyggelse af indbrud og hærværk forbliver i fagforvaltningerne.
Fagforvaltningerne vil fortsat have ansvaret for forebyggelse af indbrud
og hærværk, herunder ansvaret for at
vælge et sikringsniveau som er passende for de forskellige institutioner.
Med den valgte model er ansvaret
for bygningsforsikring og øvrige forsikringer delt mellem ejendomsenheden og
fagforvaltningerne. Ejendomsenheden kan på kontrakt løse opgaver vedrørende
sikring og administration af forsikringsordninger for fagforvaltningerne.
I dag eksisterer der en intern forsikringsordning, hvor forvaltninger betaler en forsikringspræmie til Økonomiforvaltningen i forhold til værdien af bygninger samt løsøre for alle kommunale institutioner. Skader på samtlige områder dækkes af Økonomiforvaltningen, idet der er en selvrisiko på 100.000 kr.
I forhold til kommunens selvrisiko på 100.000 kr. skal udgifterne til erstatning af henholdsvis bygning og løsøre fremover koordineres, så det kan opgøres om de samlede skader (bygning + løsøre) overstiger selvrisikoen på 100.000 kr.
Ansvaret for udbetaling af erstatning til dækning af bygningsskader overflyttes til ejendomsenheden, og ejendomsenheden vil således få udgifter til dækning af de afledte erstatningsudgifter, der ligger under selvrisikogrænsen. I det omfang fagforvaltningernes udgifter til erstatning af skader under selvrisikogrænsen ikke indgår i de vedligeholdelsesmidler, der allerede er opgjort og som foreslås overført til ejendomsenheden, vil ejendomsenheden skulle have tilført et beløb fra fagforvaltningerne.
Administrationen af selvejende
institutioners lejemål
Når der indgås en lejekontrakt mellem en selvejende institution og en
3. part, skal kommunen altid godkende kontraktens indhold samt lejeudgiftens
størrelse, idet det i sidste ende er kommunen, som betaler lejen. Efterfølgende
ændringer i lejeforholdet skal ligeledes godkendes.
Ejendomsenheden overtager administrationen af selvejende institutioners
3. parts lejemål fra fagforvaltningerne. I ejendomsenheden vil lejemålene rent
administrativt kunne behandles af medarbejdere der har administration af
lejemål som kerneområde, og hvor den mest kvalificerede rådgivning og
vejledning vedrørende lejekontrakter må formodes at kunne gives.
Hertil kommer, at jo flere bygninger der
administreres i ejendomsenheden, jo større er muligheden for at effektivisere
og sikre den bedste udnyttelse af bygningsmassen (fx ved at anven
de egne
bygninger frem for lejemål). Hertil kommer, at ombygninger og istandsættelse
ved etablering af nye lejemål (anlægsudgifter) vil skulle foretages af
ejendomsenheden, hvorfor ejendomsenheden under alle omstændigheder vil blive
involveret. Dette sker, da der er høringsret for ejendomsenheden vedr. foreslåede
anvendelser med henblik på at sikre, at ejendomsmassen anvendes optimalt i
kommunen.
Arkitektkonkurrencer
Som en del af den fortsatte udbygning af København må det forventes, at der i forbindelse med etablering af skoler, idrætsfaciliteter, institutioner mv. i nogle tilfælde vil være ønske om, at disse faciliteter etableres på grundlag af arkitektkonkurrencer.
Der skal etableres et tæt samarbejde mellem fagforvaltningerne og
ejendomsenheden, dels for at sikre den
fornødne koordinering i forhold til fremtidige arkitektkonkurrencer dels for at
sikre den nødvendige viden og kompetence i forhold til opgaven.
Beslutningen vedrørende
konkurrencebetingelser m.v., herunder dommerkomiteens sammensætning, træffes når
indstillingen vedrørende igangsættelse af arkitektkonkurrencer forelægges de politiske
fagudvalg.
For at sikre en mere effektiv ressourceudnyttelse samt opnå erfaringsopsamling på tværs af forvaltningerne - og for at sikre den tekniske gennemførelse af konkurrencerne i forhold til jura, byggeteknik mv. - placeres ansvaret for gennemførelse af arkitektkonkurrencer hos ejendomsenheden.
Det er fortsat fagforvaltningerne, som i henhold til styrelsesvedtægten har ansvaret for det faglige indhold og dermed kompetencen til at udarbejde indholdsbeskrivelser i forbindelse med arkitektkonkurrencer, herunder konkurrenceform, særlige forudsætninger mm. Ligeledes vil det i forhold til det faglige indhold være naturligt, at repræsentanter fra det pågældende politiske fagudvalg eller andre relevante fagpersoner indgår i den dommerkomité som forestår bedømmelsen af de ved arkitektkonkurrencen indkomne forslag.
Fagforvaltningerne har således ansvaret for at give input til ejendomsenheden om fastlæggelse af grundlag og formål med arkitektkonkurrencerne, idet der vanskeligt kan laves tværgående erfaringsopsamling på den indholdsmæssige del.
Lokalisering af byggemuligheder m.v.
Det er fagforvaltningerne, som har ansvaret for sektorplanlægningen, herunder ansvaret for at sikre tilstrækkelig kapacitet i forhold til pladsgaranti m.v.
Den praktiske udfyldelse af dette ansvar via fremskaffelse af konkrete
byggemuligheder mm. placeres i ejendomsenheden, der i kraft af sit overblik og
kendskab til ejendomsmarkedet vil være velkvalificeret til at pege på egnede
byggemuligheder. Ejendomsenheden er forpligtet til at tage udgangspunkt i den
eksisterende sektorplanlægning for det pågældende område, da krav til
lokalisering vil afhænge af anvendelse og formål.
Det er fagudvalgene, som skal tage stilling til de af ejendomsenheden
foreslåede bygge- og lokalelokaliseringsmuligheder, og det formelle ansvar for
at bestille relevante lokaler og byggemuligheder (lokalisering) placeres hos
fagudvalgene/forvaltningerne. Beslutningen
vedrørende lokaler og byggemuligheder træffes således når indstilling herom
forelægges de politiske fagudvalg.
Der etableres et tæt samarbejde mellem ejendomsenheden og fagforvaltningerne
med henblik på at afstemme behov og muligheder, ligesom der bør være et tæt samarbejde
med Økonomiforvaltningens 8. og 9. kontor samt Plan & Arkitektur i Bygge-
og Teknikforvaltningen.
Personaleforhold
Ved oprettelse af ejendomsenheden samles en række ejendomsrelaterede opgaver, som i dag er spredt på flere forvaltninger.
Sammen med opgaverne overføres det personale som hidtil har løst opgaverne i forvaltningerne. Med udgangspunkt i Borgerrepræsentationens godkendte principindstilling vedrørende etablering af ejendomsenheden er formuleret en række overordnede principper for overførslen af personale til ejendomsenheden. Med baggrund i disse principper fastlægger de respektive hovedsamarbejdsudvalg i forvaltningerne de nærmere principper for overførslen af personale til ejendomsenheden, idet følgende proces følges: Overføres et helt arbejdsområde til ejendomsenheden, overføres medarbejderne "en bloc". Overføres opgaver, der kun udgør en del af en afdelings samlede opgaver, vil de medarbejdere, der udfører ejendomsenhedsopgaver følge opgaven og flyttes til ejendomsenheden.
Løses
ejendomsenhedsopgaver spredt blandt flere medarbejdere foretages en udvælgelse
med udgangspunkt i opstillede kompetenceprofiler samt i overensstemmelse med de
principper, der er godkendt i forvaltningens HSU. Denne udvælgelse foregår i en
dialog mellem
Alle berørte medarbejdere skal senest 1. juli 2005 være orienteret om deres fremtidige ansættelsessted.
De præcise
rammer for overførslen af personalet til ejendomsenheden, herunder principperne
for de overførte medarbejderes ansættelses- og lønforhold, er tilgængeligt på
kommunens intranet, hvor det er placeret sammen med det øvrige materiale
vedrørende etablering af ejendomsenheden.
I etableringsperioden er det vurderet, at der er behov for en midlertidig struktur, der kan tilgodese interesserne for de medarbejdere, der overflyttes med hensyn til information og opbygning mv. af den nye organisation. For at imødekomme dette behov er nedsat et midlertidigt Afdelingssamarbejdsudvalg i den endnu ikke etablerede ejendomsenhed. Udvalget etableres pr. 1. november 2004 og ophører 31. december 2005.
Medarbejdere med delte funktioner
I forbindelse med afgrænsningen af vedligeholdelsesopgaverne mellem ejendomsenheden og fagforvaltningerne er der taget stilling til den organisatoriske placering af de medarbejdere på kommunens institutioner (teknisk personale, viceværter, gårdmænd m.v.), som i dag dels varetager opgaver, hvor ansvaret overflyttes til ejendomsenheden, dels opgaver, hvor ansvaret forbliver hos fagforvaltningerne.
Det er vurderet, at håndteringen af problemstillingen vedr. delte opgavefunktioner mest hensigtsmæssigt kan ske ved fortsat at lade det tekniske personale have ansættelse på institutionerne. Løsningen indebærer at medarbejdere, som varetager delte opgavefunktioner opretholder det gældende ansættelsesforhold, med mindre der konkret indgås aftale om andet. Således har fagforvaltningerne/institutionen fortsat personaleansvaret for de pågældende medarbejdere.
Problemstillingen vedr. de delte opgavefunktioner løses gennem indgåelse af konkrete samarbejdsaftaler mellem ejendomsenheden og fagforvaltningerne, hvorefter de berørte medarbejdere i forvaltningerne forpligtes til at varetage opgaver på områder, hvor ansvaret ellers overflyttes til ejendomsenheden. Samarbejdsaftalerne kan evt. indgå som en allonge til huslejeaftalerne.
Den organisatoriske placering af medarbejdere med delte opgavefunktioner
vil, på baggrund af de indhøstede erfaringer med opgavefordelingen og de
indgåede samarbejdsaftaler, blive evalueret på et senere tidspunkt efter
ejendomsenhedens etablering.
Leder og nøglemedarbejdere
Borgerrepræsentationen besluttede den 9.
september at ansætte lederen af ejendomsenheden.
I perioden
frem til 1. januar 2006 – hvor ejendomsenheden formelt etableres - vil der være
behov for et antal nøglemedarbejdere i den midlertidige stab omkring direktøren
til at forberede etableringen af ejendomsenheden. Stillingerne som nøglemedarbejdere
vil som udgangspunkt rekrutteres blandt relevante medarbejdere indenfor ejendomsområdet
i Københavns Kommune, herunder medarbejdere ansat i RIA.
Udgifterne forbundet med nøglemedarbejderne finansieres indtil ultimo
2005 af de afsatte 15 mio. kr. til etablering af ejendomsenheden.
Med hensyn til udmøntningen af de
afsatte 15 mio. kr. til etableringen af ejendomsenheden i øvrigt, er der lavet
en foreløbigt budget for implementeringsomkostningerne. Det vil således blive
indstillet til Borgerrepræsentationen, at Ejendomsenheden i første omgang får
overført ca. 650 t. kr. i 2004 og ca. 9.800 t. kr. i 2005 til dækning af
omkostninger i forbindelse med etablering af ejendomsenheden. Beløbene dækker
over udgiftsposter svarende til de poster som Borgerrepræsentationen tidligere
har godkendt, fx udgifter til ledelse og nøglemedarbejdere i ejendomsenheden, udgifter
til husleje, administration, kontorartikler m.v. i 2004 og 2005, diverse udgifter
til konsulentbistand i forbindelse med tilvejebringelse af komplet ejendomsfortegnelse
m.v.
Budgetmæssige konsekvenser af etablering
af ejendomsenheden
Den budgetmæssige regulering af udvalgenes budgetter som følge af etableringen af ejendomsenheden vil blive indarbejdet i januarindstillingen vedrørende kommunens budget for 2006 (indkaldelsescirkulæret).
Midlerne der skal overføres fra fagforvaltningerne til ejendomsenheden består af tre typer udgiftsposter:
· Midler til de vedligeholdelsesopgaver der overgår til ejendomsenheden vil blive flyttet fra fagforvaltningerne til ejendomsenheden, mens bevillingerne til de opgaver der forbliver i fagforvaltningerne vil forblive i forvaltningerne.
·
Midler til afholdelse af de direkte lønudgifter
for de medarbejdere der overføres fra fagforvaltningerne til ejendomsenheden.
Lønudgifterne omfatter ud over den ordinære løn eksempelvis over- og
mertidsbetaling, andre tillæg, pensioner, ATP, feriepenge, sygedagpenge og
arbejdsmarkedsbidrag.
·
Overheadudgifter.
Ud over de direkte lønudgifter overføres et overheadbeløb fra forvaltningerne
til ejendomsenheden. Overheaden skal dække udgifterne til fx kontorhold
(telefon, porto, kontorartikler, tidsskrifter m.v.), personaleudgifter
(kursusafgifter, efteruddannelsesafgifter, stillingsannoncer, kantine mv.) og
øvrige udgifter (transport, befordring, rejser og diæter m.v.)
Endelig vil ejendomsenheden overtage en række
udgiftsposter fra forvaltningerne eksempelvis til ejendomsskatter og andre
ejendomsrelaterede udgifter. Disse midler vil blive overflyttet til
ejendomsenheden. De nærmere retningslinier herfor vil indgå i arbejdet
med at fastlægge den huslejemodel, der fremover vil blive anvendt for de kommunale
lejemål.
Samlet kan de skønnede budgetmæssige reguleringer af udvalgenes budgetter i forbindelse med etablering af ejendomsenheden opstilles således:
Tabel 1: Foreløbig budgetmæssig regulering
som følge af etablering af ejendomsenheden
|
(mio. kr.) |
ØU |
UUU |
FAU |
SOU |
KFU |
BTU |
MFU |
Ejendoms- |
I alt |
|
enheden |
|||||||||
|
Vedligeholdelsesmidler |
-0,1 |
-81,5 |
-46,0 |
-14,7 |
-46,1 |
-1,5 |
0 |
189,9 |
0 |
|
Direkte lønmidler |
0 |
-8,4 |
-25,0 |
-1,5 |
-86,2 |
-0,1 |
0 |
121,2 |
0 |
|
Overhead |
0 |
-2,0 |
-2,9 |
-0,1 |
-6,8 |
0 |
0 |
11,8 |
0 |
|
I alt |
-0,1 |
-91,9 |
-73,9 |
-16,3 |
-139,1 |
-1,6 |
0 |
322,9 |
0 |
Vedligeholdelsesmidler
Forvaltningerne har – med udgangspunkt i
afgrænsningen af vedligeholdelsesopgaverne – opgjort fordelingen af
vedligeholdelsesmidlerne mellem forvaltningerne og ejendomsenheden.
Den budgetmæssige regulering af udvalgenes budgetter for 2006 vil blive foretaget med udgangspunkt i regnskabsårene for 2002 og 2003, idet der skal korrigeres for budgetaftaler og lignende vedrørende midler til vedligeholdelse.
Af forvaltningernes opgørelser fremgår, at det samlede forbrug af midler til vedligeholdelse har været ca. 400 mio. kr. i hvert af årene 2002 og 2003. Forvaltningerne har samtidig skønnet, at ca. 180-200 mio. kr. af de samlede udgifter til vedligeholdelse vedrører opgaver, som skal overføres til ejendomsenheden (svarende til 45-50 pct.).
Økonomiforvaltningen har bedt Revisionsdirektoratet igangsætte en kvalitetssikring af de udarbejdede opgørelser. Afhængig af Revisionsdirektoratets undersøgelse kan der forekomme større eller mindre ændringer i de beløb til vedligeholdelse der overføres til ejendomsenheden.
Direkte lønudgifter
I forbindelse
med etableringen af ejendomsenheden overføres 433 medarbejdere fra kommunens
forvaltninger til ejendomsenheden. Den samlede lønsum for medarbejdere udgør ca. 121 mio. kr.
Fra Sundhedsforvaltningen overføres lønmidler
svarende til 5 årsværk, fra Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen ca. 97
årsværk, fra Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen ca. 33 årsværk, fra Kultur-
og Fritidsforvaltningen ca. 299 årsværk og fra Bygge- og Teknikforvaltningen
0,15 årsværk. Fra Miljø- og Forsyningsforvaltningen og Økonomiforvaltningen
overføres som udgangspunkt ingen årsværk/lønmidler.
Det er endnu ikke fastlagt hvilke medarbejdere der konkret overføres til ejendomsenheden, hvorfor der kan komme mindre ændringer i de anslåede lønudgifter.
Endvidere har
Økonomiforvaltningen bedt Revisionsdirektoratet
igangsætte en kvalitetssikring af de udarbejdede opgørelser vedrørende antallet
og lønsummen for medarbejdere der overflyttes til ejendomsenheden.
Overheadudgifter
På baggrund af et skøn over de udgifter som ejendomsenheden overtager
fra forvaltningerne, samt det overheadbeløb der tidligere har været anvendt i
Københavns Kommune ved opgaveflytninger, foreslås det, at den samlede overhead
pr. administrativ medarbejder der overføres til ejendomsenheden fastsættes som
60.000 kr., mens beløbet til overhead pr. ikke-administrativ medarbejder
fastsættes til 20.000 kr. Overheadbeløbet skal dække ejendomsenhedens udgifter
til kontorhold samt diverse personaleudgifter (kursusafgifter,
stillingsannoncer osv.) samt øvrige udgifter (fx transport, befordring, diæter
mv.). Endvidere skal en del af det overførte beløb anvendes til, at
ejendomsenheden kan afholde lønudgifterne til administrative støtteårsværk (fx
bogholderi, IT, personaleadministration). Det samlede overheadbeløb der
overføres til ejendomsenheden andrager ca.11,8 mio. kr.
En del af det overførte beløb skal anvendes til, at ejendomsenheden kan
afholde lønudgifterne til administrative støtteårsværk (fx bogholderi, IT,
personaleadministration). Lønudgifterne til de medarbejdere, der overføres fra
forvaltningerne til ejendomsenheden for at udføre administrative
støttefunktioner, vil derfor blive afholdt af ejendomsenheden. Det vurderes at
ejendomsenheden vil have budgetmidler til at aflønne mellem ca. 6 og 10
støtteårsværk.
I oversigtsform kan opgørelsen af antal årsværk vedrørende
ejendomsrelaterede opgaver der overflyttes/ikke overflyttes til ejendomsenheden
opstilles således:
Tabel
2: oversigt over antal årsværk der overføres til ejendomsenheden
|
|
ØU |
KFU |
UUU |
SOU |
FAU |
BTU |
MFU |
I alt |
|
Samlet antal årsværk i forvaltningerne med ejendomsrelaterede opgaver |
6 |
306,5 |
214,7 |
87,8 |
240,4 |
24,1 |
0,1 |
879,6 |
|
Decentralt ansatte (håndværkere, gårdmænd, teknisk personale m.v.) Note 1) |
|
7 |
173,1 |
75,8 |
133,5 |
24 |
|
413,4 |
|
Øvrige årsværk der ikke overføres til ejendomsenheden. Note 2) |
6 |
|
1,5 |
5,8 |
4,0 |
|
|
18,4 |
|
I alt til fordeling mellem ejendomsenheden og fagforvaltningernes bestillerenheder.
Note 3) |
0 |
299,5 |
40,1 |
8,3 |
102,9 |
0,1 |
0,1 |
448,9 |
|
Fagforvaltningernes bestillerenheder. Note 4) |
0 |
1 |
7,0 |
1,3 |
6,0 |
0 |
0,1 |
15,4 |
|
Overføres til ejendomsenhed i alt |
0 |
298,5 |
33,1 |
5 |
96,9 |
0,1 |
0 |
433,6 |
|
- heraf ikke-administrative medarbejdere |
0 |
278,0 |
0 |
5 |
73,9 |
0 |
0 |
356,9 |
|
- heraf administrative medarbejdere |
0 |
20,5 |
33,1 |
0 |
23,0 |
0,1 |
0,0 |
76,7 |
Note
1) Teknisk personale på
institutionerne overføres ikke til ejendomsenheden. I det omfang de løser
opgaver der overflyttes til ejendomsenheden håndteres dette gennem indgåelse af
konkrete samarbejdsaftaler mellem ejendomsenheden og fagforvaltningerne.
Note
2) De øvrige årsværk der ikke
overføres til ejendomsenheden vedrører: I ØKF 6 medarbejdere fra
Skatteforvaltningen. Årsværkene ventes overført til staten ifm. kommunalreformen.
UUF 1 årsværk der efter planen bortfalder i 2005 samt 0,5 årsværk vedr. sikring
og forsikring. SUF 5,8 årsværk, der dels vedrører 4 årsværk til SUF's
boligsekretariat ifm. implementering af ældrepakken, dels 1,75 årsværk vedrørende
De Gamles By/Bystævnparken. FAF 4,0 årsværk der vedrører 1
planlægningsmedarbejder, 1,0 årsværk vedr. sikring og forsikring (løsøre) og 2
håndværkere på Sundholm.
Note
3) Det samlede tal for årsværk som
foreslås overført til ejendomsenheden fra UUF er inklusiv årsværk vedr.
betjening af de bygninger som overgår til staten som følge af strukturreformen,
fx gymnasier.
Note
4) Økonomiforvaltningen har opgjort
ressourcebehovet i fagforvaltningernes bestillerenheder med udgangspunkt i en
overordnet vurdering af omfanget af opgaverne i forvaltningernes bestillerfunktioner,
herunder en sammenligning af forvaltningernes opgjorte ressourcebehov til de
forskellige opgaver i bestillerenhederne. Familie- og
Arbejdsmarkedsforvaltningen har foreslået en samlet bestillerenhed i Familie-
og Arbejdsmarkedsforvaltningen på i alt 10,1 årsværk. Uddannelses- og
Ungdomsforvaltningen har foreslået en samlet bestillerenhed i Uddannelses- og
Ungdomsforvaltningen på i alt 10 årsværk. De øvrige forvaltningers forslag til
bestillerenheder svarer til Økonomiforvaltningens forslag. For baggrunden for
Økonomiforvaltningens forslag henvises til indstillingens vedlagte bilag 1.
Den samlede årsværksopgørelse
tager udgangspunkt i det nuværende aktivitetsniveau i forvaltningerne. I forbindelse med vedtagelsen af budgettet for 2005 blev besluttet
at igangsætte omfattende modernisering af kommunens plejeboliger. I den
forbindelse etablerer Sundhedsforvaltningen et boligsekretariat, der bl.a. skal
arbejde med opgaver vedr. den overordnede planlægning af hele
moderniseringsforløbet, udvikling af ombygningskoncepter, information til
interessenter m.v. Det forventes at boligsekretariatet i sit arbejde vil skulle
inddrage nødvendige fagprofessionelle til at bistå i de konkrete byggeprojekter.
Da Sundhedsforvaltningen ikke
overfører administrativt personale til ejendomsenheden, vil ydelser fra
ejendomsenheden til Sundhedsforvaltningens boligsekretariat – eksempelvis
opgaver i forbindelse med byggerådgivning – skulle finansieres gennem
Sundhedsforvaltningens samlede bevilling til ombygningsplanen.
Tilsvarende vil der også på andre
områder, hvor der fremover iværksættes større udbygningsplaner, skulle afsættes
særskilte midler til ejendomsenhedens opgaveløsning ud af de samlede
anlægsbevillinger.
Dette svarer til situationen i
dag, hvor en del af de afsatte midler til eksempelvis Børneplanen anvendes til
ansættelse af projektmedarbejdere i forvaltningernes byggekontorer.
Ejendomsenhedens organisatoriske placering
Ejendomsenheden etableres ultimo
2004 med ansat ledelse og nøglemedarbejdere. Kultur- og Fritidsforvaltningen er
midlertidigt ansættelsessted indtil ejendomsenhedens organisatoriske placering
er afklaret.
Tidspunktet for overførslen af ejendomme samt opgaver vedr. anlæg, vedligeholdelse o. lign. er 1. januar 2006.
Ejendomsenheden oprettes som en kontraktstyret
virksomhed med reference til direktionen i den forvaltning, hvorunder
ejendomsenheden organisatorisk placeres.
Med Borgerrepræsentationens
beslutning om etablering af en central kommunal ejendomsenhed (BR 589/03) blev
der ikke truffet beslutning vedrørende ejendomsenhedens organisatoriske
placering, idet det blev anbefalet, at
ejendomsenhedens placering skulle afgøres på baggrund af en ny indstilling fra
Økonomiforvaltningen til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.
Borgerrepræsentationen forudsættes inden 1.
januar 2006 at beslutte, hvor ejendomsenheden organisatorisk placeres i
Københavns Kommune. Såfremt Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen beslutter
ikke at placere ejendomsenheden under Økonomiudvalget, vil de opgaver, der
vedrører køb og salg af fast ejendom, tilbagekøbsrettigheder og
formueforvaltning i overensstemmelse med Økonomiudvalgets koordinerende
funktion på det finansielle område mv. - samt i henhold til forskrifterne i
styrelsesloven - fortsat forblive under Økonomiudvalget i Økonomiforvaltningen.
Etablering af ejendomsenhed vil forudsætte en ændring
af Styrelsesvedtægten for Københavns Kommune. Et forslag om ændringen af
Styrelsesvedtægten vil efterfølgende blive forelagt Borgerrepræsentationen til
beslutning.
Fortsatte udeståender i forbindelse med
etablering af ejendomsenheden
I forhold til de hovedopgaver som den nedsatte styregruppe har skullet
beskæftige sig med i forbindelse med etableringen af ejendomsenheden, udestår
på en række områder en endelig afklaring.
Det gælder forhold vedrørende de økonomiske rammevilkår for ejendomsenheden (udarbejdelse af åbningsbalance, konkretisering af effektivitetsgevinster i ejendomsenheden, ejendomsenhedens resultatkontrakt m.v.).
Endvidere er arbejdet med at fastlægge den huslejemodel, der skal regulere forholdet mellem ejendomsenheden som udlejer og fagforvaltningerne som lejere, ikke tilendebragt, ligesom det skal afklares hvorvidt og hvordan fagforvaltningernes budgetter til skattebetalinger, forbrugsafgifter m.v. skal overføres til ejendomsenheden.
Herudover mangler det at blive klarlagt, hvilke problemstillinger der er forbundet med ejendomsenhedens etablering pr. 1. januar 2006, i forhold til de på det tidspunkt igangværende anlægssager. Det drejer sig fx om at få klarlagt, hvem der har ansvaret for at aflægge regnskab for de på dette tidspunkt konkrete igangværende anlægsprojekter.
Endvidere mangler at blive
afklaret, hvor ejendomsenheden efter etableringen skal lokaliseres. Til brug
for ejendomsenhedens direktør og den efterfølgende
ansættelse af nøglemedarbejdere til ejendomsenheden, er der indgået midlertidig
aftale med Kultur- og Fritidsforvaltningen,
Ejendomsdrift vedrørende lokaler på H. C. Andersens Boulevard 25, 3. sal.
Med den kommunale strukturreform vil der ske en række lokalemæssige
ændringer i forbindelse med overførsel af opgaver til staten, til regionen og
til selvejende institutioner. Opgaveændringerne vil formodentlig have
afsmittende effekt på behovet for administrationslokaler i forvaltningerne. Det
er imidlertid ikke på nuværende tidspunkt muligt at få et samlet overblik over
lokaleændringerne. Når der er overblik over de lokalemæssige ændringer i
forbindelse med kommunalreformen, vil Borgerrepræsentationen kunne tage
stilling til, om der skal anskaffes et domicil til ejendomsenheden, eller om
den kan placeres inden for kommunens eksisterende bygningsmasse.
I forbindelse med den kommunale strukturreform i øvrigt, vil der ske en
række ændringer af kommunens opgaveportefølje. Afklaringen af
hvilke bygninger
der i den forbindelse skal overføres til andre enheder er ikke tilendebragt. I
det hidtidige arbejde med etablering af ejendomsenheden er de områder der
berøres af kommunalreformen ikke behandlet særskilt. Således indgår eksempelvis
gymnasier i oversigten over bygninger der overgår til ejendomsenheden. Afhængig
af den endelige afklaring af konsekvenserne af strukturreformen – samt
implementering heraf - vil nogle bygninger derfor først blive overført til
ejendomsenheden for derefter evt. at blive overført til andre enheder.
Ligeledes udestår et arbejde med
at få afklaret og
konkretiseret ejendomsenhedens IT-behov, herunder at udarbejde præcist forslag til ejendomsenhedens
system- og IT-understøttelse.
Endelig fremgik det af indstillingen til Borgerrepræsentationen om etablering af ejendomsenheden (BR 589/03), at de videre rammer for samspillet mellem RIA, KTK og ejendomsenheden skulle fastlægges af den nedsatte styregruppe. Situationen for såvel RIA og KTK har efterfølgende været politisk behandlet i flere omgange. Etableringen af ejendomsenheden kan efter Bygge- og Teknikforvaltningens vurdering medføre ændrede vilkår for de kommunale virksomheder KTK (og evt. RIA), idet ejendomsenhedens køb af ydelser hos virksomhederne kan få betydning for enhedernes omsætning. Borgerrepræsentationen har med tiltrædelse af Effektiviseringsplanen for KTK (BR 152/04) besluttet, at KTK generelt skal have mulighed for at afgive kontrolbud på anlægsopgaver. De videre rammer for samspillet mellem KTK (og evt. RIA) vil indgå i det videre arbejde med etablering af ejendomsenheden.
Økonomiudvalget vil få forelagt indstilling vedrørende forslag til
håndteringen af de forskellige udestående problemstillinger i foråret 2005.
ØKONOMI
Med Borgerrepræsentationens
godkendelse af indstillingen vedr. etablering af ejendomsenheden blev afsat et
rammebeløb på i alt 15 mio. kr., til afholdelse af omkostninger forbundet med
etablering af ejendomsenheden. Af indstillingen fremgår, at det afsatte beløb bl.a.
skal anvendes til:
·
Diverse udgifter til konsulentbistand i
forbindelse med tilvejebringelse af komplet ejendomsfortegnelse, vurdering af
kommunens ejendomme, samt udarbejdelse af åbningsbalance
·
Ansættelse af ledelse og nøglemedarbejdere i
ejendomsenhed samt løn til disse i 2004 og 2005.
·
Udgifter til husleje v. lokale til
administration, kontorartikler m.v. i 2004 og 2005
·
Kravspecifikation og indkøb af IT-systemer og
licenser
Med hensyn til anvendelsen af de afsatte 15 mio. kr. til etablering af ejendomsenheden, er der lavet en foreløbigt budget for implementeringsomkostningerne.
Til mødet i
Økonomiudvalget den 23. november 2004 har Økonomiforvaltningen – i sagen
vedrørende Bevillingsmæssige ændringer mv. til budget
2004 og budget 2005 (ØU 379/2004) – indstillet, at Kultur- og
Fritidsforvaltningen får overført ca. 650 t.kr. fra Økonomiudvalgets budget
2004, til dækning af Kultur- og Fritidsforvaltningens omkostninger i
forbindelse med etablering af ejendomsenheden i 2004.
Økonomiforvaltningen vil
efterfølgende indstille til Borgerrepræsentationen, at Ejendomsenheden i 2005
får overført ca. 9.800 t. kr. til dækning af omkostninger i forbindelse med
etablering af ejendomsenheden. Beløbene dækker over udgiftsposter svarende til
de ovennævnte. Det resterende beløb ventes overført til ejendomsenheden når de
samlede udgifter i forbindelse med etablering af ejendomsenheden kendes.
Det forventes at udgifterne forbundet med etableringen af ejendomsenheden kan afholdes inden for det afsatte rammebeløb.
MILJØVURDERING
Ingen
ANDRE KONSEKVENSER
Ingen
HØRING
Indstillingen har
været drøftet i den nedsatte styregruppe med repræsentation fra alle
forvaltninger og Revisionsdirektoratet.
BI
LAG
Bilag 1: Økonomiforvaltningens forslag til bemanding af forvaltningernes bestillerenheder
Bilag 2: Notat fra Familie- og
Arbejdsmarkedsforvaltningen vedr. dimensionering af bestillerenheden i Familie-
og Arbejdsmarkedsforvaltningen.
/ Bjarne Winge